Sama halnya saat Anda menghadiri meeting offline, Anda juga harus menerapkan etika meeting online dengan baik. Bayangkan saja jika di tengah-tengah meeting materi yang harus Anda presentasikan tidak bisa dibuka. Halangan yang bisa terjadi, tempat yang biasa Anda gunakan saat meeting ternyata tidak kondusif dan akhirnya menjadi distraksi saat Anda meeting.
Gangguan-gangguan inilah yang harus Anda minimalisir segera. Selain untuk kelancaran proses komunikasi, dengan menerapkan etika meeting online menunjukkan profesionalitas Anda di depan klien. Untuk itu, berikut delapan etika meeting online yang harus Anda terapkan:
1. Jangan Pernah Terlambat
Selalu terapkan kedisiplinan dimanapun dan kapanpun Anda berada. Sebagai manusia Anda juga akan kesal ketika harus menunggu orang saat sudah membuat janji sebelumnya. Baik dalam meeting offline dan online, usahakan Anda jangan terlambat. Pastikan Anda sudah siap di depan laptop atau komputer Anda 10 menit serta membuka aplikasi online meeting pegawai sebelum meeting dimulai. Datang lebih awal juga akan menguntungkan Anda dalam hal mempersiapkan materi presentasi atau menyiapkan mental jika Anda akan melakukan presentasi bisnis. Ketika Anda terlambat, Anda akan dipandang kurang profesional dan mempengaruhi hasil presentasi yang Anda lakukan.
2. Jangan lupa Perkenalan dan Menyapa
Aplikasi online meeting pegawai mendukung Anda untuk berkomunikasi dengan mudah. Untuk itu, sebelum melakukan presentasi atau berbicara pastikan untuk menyapa peserta meeting yang hadir. Setelah itu, jangan lupa perkenalkan diri Anda dengan baik mulai dari nama, jabatan, dan juga instansi yang Anda bawa. Meeting online akan kurang interaktif dan menarik jika Anda tidak memulai dengan sebuah perkenalan. Peserta meeting akan canggung dalam menanggapi presentasi Anda karena belum mengenal Anda.
3. Aktifkan Mode Video Anda
Pada hakikatnya, meeting offline dan online sama, hanya media yang digunakan berbeda. Untuk itu jangan lupa aktifkan mode video yang ada di aplikasi online meeting pegawai yang Anda gunakan. Kesan meyakinkan akan tumbuh sendirinya ketika Anda sedang melakukan perkenalan dan presentasi. Dengan mengaktifkan video juga menunjukkan Anda benar-benar fokus untuk mengikuti meeting dan tidak sedang melakukan kegiatan lainnya.
4. Matikan Mikrofon Ketika sedang Tidak Berbicara
Gangguan suara sedikit saja akan mengganggu mood peserta meeting yang hadir. Pastikan Anda menggunakan mikrofon pada meeting online dengan bijak. Fitur mikrofon pada aplikasi online meeting pegawai yang Anda gunakan bisa dimaksimalkan lagi. Matikan mikrofon Anda jika dirasa tidak ada lagi yang ingin Anda bicarakan. Jangan lupa untuk tetap fokus dan sigap mengaktifkan mikrofon jika Anda diminta untuk memberikan tanggapan di dalam meeting.
5. Gunakan Fitur Chat untuk Meninggalkan Percakapan Sejenak
Biasakan jangan menyela obrolan orang, gunakan fitur chat yang di aplikasi online meeting pegawai jika Anda ingin izin untuk meninggalkan meeting sejenak untuk ke kamar kecil atau mengambil sesuatu. Biarkan meeting berlangsung dengan baik, jika ada orang yang mencari Anda maka mereka bisa memeriksa kolom chat untuk mengetahui keberadaan Anda saat itu. Ini berlaku jika Anda sedang meeting dengan tiga orang atau lebih. Jika hanya dengan satu orang, maka biarkan klien atau kolega Anda berhenti berbicara lalu Anda bisa mengutarakan keinginan Anda.
8. Berpamitan jika harus Meninggalkan Meeting Lebih Awal
Jika dirasa harus mengakhiri atau berpamitan terlebih dahulu ada baiknya Anda berpamitan kepada peserta meeting lainnya. Anda bisa mengungkapkannya ketika peserta meeting sudah selesai berbicara. Jika dirasa agenda Anda selanjutnya sangat penting dan waktu terlalu mepet, Anda bisa berpamitan melalui chat.
9. Hindari Melakukan Aktivitas Lain
Tinggalkan aktivitas selain meeting, termasuk memegang gawai Anda jika memang tidak ada pesan penting yang harus segera dibalas. Klien dan kolega Anda akan merasa tidak nyaman jika Anda tidak fokus pada meeting. Hal itu tentunya akan sangat mempengaruhi jalannya dan hasil meeting jika Anda sedang melakukan presentasi bisnis.
10. Ucapkan Terima kasih di Akhir Sesi
Saat meeting sudah selesai, jangan lupa ucapkan terima kasih untuk kehadiran peserta meeting. Berikan apresiasi kepada mereka yang sudah hadir dengan ucapan terima kasih. Dengan begitu, hubungan antara Anda dengan kolega atau klien akan berjalan baik.
Jangan lupa untuk menerapkan delapan etika yang sudah dijelaskan di atas. Selain etika, Anda juga harus memastikan aplikasi online meeting pegawai yang Anda pilih untuk meeting online sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berinvestasilah kepada Awor, aplikasi online meeting pegawai yang memungkinkan Anda untuk memiliki aplikasi video conference sendiri untuk menambah kesan profesional di hadapan klien.
Discussion about this post