Efektif dan Efisien adalah dua kata yang tidak dapat dipisahkan dan menjadi tujuan utama dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen perusahaan khususnya tentang dokumen kepegawaian, dokumen surat menyurat, arsip-arsip merupakan hal penting yang perlu dikelola dengan baik. Akan tetapi, bagaimana jika pengelolaan dokumen tidak dikelola dengan baik?
Berikut 4 ulasan tentang dampak yang ditimbulkan bila dokumen kantor tidak dikelola dengan baik:
1. Dokumen mudah hilang
Resiko banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi oleh perusahaan, memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak. Dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya bisa bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari kelembapan udara dan mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti bencana alam dan human error.
2. Meningkatkan stress pegawai
Banyaknya dokumen perusahaan, bila tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang dibutuhkan, tentunya hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal ini juga dapat menjadi salah satu faktor penghambat berkembangnya perusahaan.
Dokumen surat menyurat misalnya, ketika ada surat masuk dari luar instansi, umumnya secara manual harus melewati beberapa pihak untuk sampai di pihak yang dituju, mulai dari bagian penerimaan surat, kemudian diberikan pada pimpinan/manajer/kepala bagian, surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi, lalu diserahkan ke sekretaris, baru setelah itu didistribusikan ke pihak yang mendapat disposisi. Belum lagi harus mengarsipkan dokumen surat keluar dan surat masuk. Tentu saja hal seperti ini memakan waktu dan cukup merepotkan bagi pegawai.
3. Mengurangi produktivitas
Produktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja perusahaan. Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya juga menuntut kinerja perusahaan untuk lebih baik, agar target perusahaan tercapai dan tidak kalah saing di dunia usaha. Tapi produktivitas perusahaan juga tidak terlepas dari tata cara perusahaan tersebut melakukan pengelolaan dokumen.
Ketika dokumen tidak dikelola dengan baik, maka dampaknya pun akan berpengaruh pada proses produksi perusahaan. Proses produksi yang seharusnya bisa berjalan dengan baik dan lancar, menjadi terhambat karena ada dokumen yang hilang ataupun rusak.
4. Follow-up dokumen tidak jelas
Secara manual, prosedur keluar-masuknya surat dari sebuah instansi tidaklah singkat. Pimpinan memberikan disposisi atau mandat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tracking tugas dimonitoring secara lisan ataupun tertulis seperti memo. Hal seperti ini sangat merepotkan, apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan karena kesibukan yang bermacam-macam sehingga tidak bisa memberikan penjelasan tugas dengan jelas.
Permasalahan-permasalahan di atas saling terkait satu sama lain, dan sangat mempengaruhi terhadap perkembangan perusahaan. Lalu, adakah satu solusi untuk semua masalah itu? Ada tentunya. Saat ini banyak dikembangkan sistem informasi manajemen dokumen yang terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian. Sistem yang dapat meng-handle dokumen secara otomatis dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. (Baca : Solusi Pencarian Dokumen Surat dalam Pemerintahan dengan gtPLO )
Dengan sistem informasi manajemen dokumen, kita dapat mengelola dokumen-dokumen penting perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam sistem ini, kita bisa mengatur surat keluar, surat masuk, dan juga arsip surat menyurat perusahaan. Fasilitas lain yang bisa dimanfaatkan yaitu tracking disposisi surat bisa lebih transparan, menghemat biaya dan waktu yang biasanya digunakan untuk mencetak dokumen, dan pencarian dokumen surat menjadi lebih mudah. (melati)
