• Home
  • Solusi Smart City Indonesia
  • Inquiry
  • About
Sabtu, Mei 28, 2022
Gamatechno, Gamatechno Smart City, Smart City Indonesia
  • Worxspace for Work
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
  • Worxspace for Work
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
No Result
View All Result
Home Smart Campus

4 Hal Ini yang Terjadi Bila Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik

4 Hal Ini yang Terjadi Bila Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik
0
SHARES
18.2k
VIEWS
Share on FacebookShare on Twitter
ADVERTISEMENT

Efektif dan Efisien adalah dua kata yang tidak dapat dipisahkan dan menjadi tujuan utama dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen perusahaan khususnya tentang dokumen kepegawaian, dokumen surat menyurat, arsip-arsip merupakan hal penting yang perlu dikelola dengan baik. Akan tetapi, bagaimana jika pengelolaan dokumen tidak dikelola dengan baik?

Berikut 4 ulasan tentang dampak yang ditimbulkan bila dokumen kantor tidak dikelola dengan baik:

1. Dokumen mudah hilang
Resiko banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi oleh perusahaan, memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak. Dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya bisa bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga  dari kelembapan udara dan mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti bencana alam dan human error.

2. Meningkatkan stress pegawai
Banyaknya dokumen perusahaan, bila tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang dibutuhkan, tentunya hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal ini juga dapat menjadi salah satu faktor penghambat berkembangnya perusahaan.

Dokumen surat menyurat misalnya, ketika ada surat masuk dari luar instansi, umumnya secara manual harus melewati beberapa pihak untuk sampai di pihak yang dituju, mulai dari bagian penerimaan surat, kemudian diberikan pada pimpinan/manajer/kepala bagian, surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi, lalu diserahkan ke sekretaris, baru setelah itu didistribusikan ke pihak yang mendapat disposisi. Belum lagi harus mengarsipkan dokumen surat keluar dan surat masuk. Tentu saja hal seperti ini memakan waktu dan cukup merepotkan bagi pegawai.

3. Mengurangi produktivitas
Produktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja perusahaan. Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya juga menuntut kinerja perusahaan untuk lebih baik, agar target perusahaan tercapai dan  tidak kalah saing di dunia usaha. Tapi produktivitas perusahaan juga tidak terlepas dari tata cara perusahaan tersebut melakukan pengelolaan dokumen.

Ketika dokumen tidak dikelola dengan baik, maka dampaknya pun akan berpengaruh pada proses produksi perusahaan. Proses produksi yang seharusnya bisa berjalan dengan baik dan lancar, menjadi terhambat karena ada dokumen yang hilang ataupun rusak.

4. Follow-up dokumen tidak jelas
Secara manual, prosedur keluar-masuknya surat dari sebuah instansi tidaklah singkat. Pimpinan memberikan disposisi atau mandat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tracking tugas dimonitoring secara lisan ataupun tertulis seperti memo. Hal seperti ini sangat merepotkan, apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan karena kesibukan yang bermacam-macam sehingga tidak bisa memberikan penjelasan tugas dengan jelas.

Permasalahan-permasalahan di atas saling terkait satu sama lain, dan sangat mempengaruhi terhadap perkembangan perusahaan. Lalu, adakah satu solusi untuk semua masalah itu? Ada tentunya. Saat ini banyak dikembangkan sistem informasi manajemen dokumen yang  terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian. Sistem yang dapat meng-handle dokumen secara otomatis dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. (Baca : Solusi Pencarian Dokumen Surat dalam Pemerintahan dengan gtPLO )

Dengan sistem informasi manajemen dokumen, kita dapat mengelola dokumen-dokumen penting perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam sistem ini, kita bisa mengatur surat keluar, surat masuk, dan juga arsip surat menyurat perusahaan. Fasilitas lain yang bisa dimanfaatkan yaitu tracking disposisi surat bisa lebih transparan, menghemat biaya dan waktu yang biasanya digunakan untuk mencetak dokumen, dan pencarian dokumen surat menjadi lebih mudah. (melati)

Tags: Kelola Dokumen Kantorpaperless officesmart citysmart government
ShareTweetPin
ADVERTISEMENT

Related Posts

Kolaborasi, Komunikasi dan Surat Menyurat Digital dengan Solusi Smart Office
Smart Government

Kolaborasi, Komunikasi dan Surat Menyurat Digital dengan Solusi Smart Office

Februari 20, 2020
Bagaimana SPBE Membantu Proses Kerja Pemerintah yang Efisien, Efektif, dan Transparan
Government

Bagaimana SPBE Membantu Proses Kerja Pemerintah yang Efisien, Efektif, dan Transparan

Maret 26, 2020
Pentingnya Penerapan Interoperabilitas dalam Pemerintahan
Consulting

Pentingnya Penerapan Interoperabilitas dalam Pemerintahan

Desember 18, 2019
install hadoop
Government

Penjelasan apa Itu Hadoop dan Instalasinya

November 9, 2018
Next Post
Pentingnya Sistem Pengelolaan Aset di Perguruan Tinggi

Pentingnya Sistem Pengelolaan Aset di Perguruan Tinggi

Discussion about this post

Must Read

admin hr, hrd, human resource, keterampilan hr, hrd, tips hrd
Business

7 Keterampilan yang Harus Dimiliki oleh Admin HR

by gtBlogger
Juli 22, 2019
0

Perusahaan memiliki HRD yang tentunya berkutat pada Human Resource atau biasanya yang terkenal mengurusi Sumber Daya Manusia di dalam kantor....

Read more
Syarat dan Tips Untuk Mengikuti Sertifikasi Dosen

Syarat dan Tips Untuk Mengikuti Sertifikasi Dosen

November 9, 2018
Warehouse Management System dan Supply Chain Management

Warehouse Management System dan Supply Chain Management, Apakah Berbeda?

Desember 16, 2019
Jagongan IT: Diskusi Membuat WEB API dengan PHP

Jagongan IT: Diskusi Membuat WEB API dengan PHP

Februari 27, 2017
4 Manfaat Penggunaan Teknologi Smart Card di Kampus

4 Manfaat Penggunaan Teknologi Smart Card di Kampus

November 21, 2018
  • Home
  • About
  • Privacy Policy
  • Contact

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

No Result
View All Result
  • Worxspace for Work
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

Login to your account below

Forgotten Password? Sign Up

Fill the forms bellow to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
This website uses cookies. By continuing to use this website you are giving consent to cookies being used. Visit our Privacy and Cookie Policy.