Mengontrol inventaris klinik secara manual adalah kegiatan yang cukup rumit dan melelahkan. Ketelitian untuk mengecek ketersediaan obat dan sekaligus melakukan pendataan secara menyeluruh menjadi keharusan yang tidak bisa ditawar. Namun terkadang muncul beberapa masalah ketika hanya mengandalkan kemampuan operator klinik. Misalnya kesulitan dalam menjaga stok, obat telah melewati masa kadaluwarsa, atau bahkan kebingungan karena jenis obat yang banyak pun beragam.
Dengan cara yang benar dan dibantu oleh sistem, misalnya Eoviz Dental Clinic, inventarisasi klinik sebenarnya bisa berjalan lebih efisien. Berikut Gamatechno sajikan empat tips untuk mempermudah inventarisasi klinik.
1. Atur secara sistematis
Secara sederhana, mendata secara sistematis menggunakan sistem khusus akan memudahkan dalam hal pengecekan dan penataan ulang inventaris klinik. Terutama ketika operator klinik ingin dengan cepat mengetahui apakah stok obat sedang habis atau masih mencukupi.
Jika sejak awal pengaturan secara sistematis sudah diterapkan, penataan ketika ada perubahan kuantitas stok maupun penambahan jenis inventaris lain menjadi lebih efektif. Tips ini juga bermanfaat untuk memperkirakan kapan stok obat akan habis berdasarkan frekuensi permintaan sehingga waktu tunggu restock bisa lebih singkat.
2. Tidak ada duplikasi barang
Inventarisasi secara manual berpotensi menyebabkan terjadinya duplikasi barang dalam satu daftar. Sebab yang menjadi alat pengawas utama adalah ketelitian manusia. Ketidakakuratan yang terjadi dapat menimbulkan kerancuan. Namun dengan menggunakan sistem yang lebih modern, kemungkinan ini bisa diminimalisir dan lebih terkontrol.
3. Catat sejak awal
Inventarisasi klinik akan berjalan lebih efisien jika dilakukan sejak awal. Artinya setiap kali produk datang, segera lakukan pendataan–jangan menunggu sampai stok menumpuk. Masukkan data restock yang baru datang segera ke dalam sistem. Selain itu, lakukan juga kategorisasi inventaris untuk mempermudah pengelompokan secara manual (dengan pemberian label) sekaligus kategorisasi via sistem.
4. Pengecekan berkala tetap penting
Manual maupun menggunakan sistem, kegiatan pengecekan secara berkala masih harus dilakukan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa keakuratan inventaris klinik terjamin. Selain itu, pengecekan secara berkala juga berfungsi untuk membuat operator klinik memahami dengan lebih baik tentang salah satu tugas utamanya.
Inventarisasi klinik dengan bantuan sistem dapat menjadikan pekerjaan lebih optimal. Hal ini dilakukan bukan untuk menggantikan pekerjaan operator klinik secara keseluruhan. Namun untuk lebih menjamin bahwa pekerjaan pencatatan inventaris klinik yang kompleks dapat dilakukan secara efisien.
