Blog.Gamatechno.com – Sistem persuratan digital dalam administrasi saat ini sangat penting untuk diterapkan di berbagai kota maupun kantor mengingat segala hal sudah dapat diatasi secara komputerisasi. Sistem Persuratan Digital atau dalam penerapannya mendukung terwujudnya Paperless Office merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi baik kantor maupun suatu instansi untuk menggunakan seminimal mungkin kertas dan mendigitalisasi dokumen dengan teknologi yang tersedia.
Misalnya dalam sistem pemerintahan, ada banyak sekali surat yang harus diurus setiap harinya dan apabila tidak cermat baik dalam penyimpanan maupun dokumentasinya maka akan timbul banyak hal yang dapat menghambat pekerjaan di kota tersebut. Sistem paperless office mempermudah kepengurusan persuratan serta mempercepat proses surat tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Berikut beberapa keuntungan menerapkan paperless office :
1. Efisiensi penyimpanan & pencarian surat
Surat yang telah digitalisasi tentunya akan memakan sangat sedikit space dibanding dengan surat fisik yang berbentuk kertas. Surat yang berbentuk digital dapat disimpan dalam hard drive dimana 1 hard drive dapat memuat ribuan atau bahkan ratusan ribu dokumen. Selain itu dokumen yang disimpan dalam bentuk digital lebih mudah dan lebih cepat dicari apabila dikelola dengan benar.
2. Percepat pembuatan laporan surat
Laporan surat dapat dibuat lebih cepat dengan sistem paperless office. Kumpulan surat yang akan dijadikan laporan dapat dicari dengan mudah dan cepat. Laporan yang memerlukan lampiran surat hanya perlu menyalin dari surat yang tersedia. Surat yang dicari juga tidak khawatir hilang atau cacat sehingga membuat laporan persuratan menjadi lebih nyaman dan mudah.
3. Otomatisasi pembuatan surat dengan template
Umumnya setiap surat memiliki format penulisan yang berbeda-beda tergantung dari tujuan surat itu sendiri. Dalam sistem yang konvensional, apabila kita ingin menulis surat dengan format tertentu, maka kita harus mencari contoh surat kemudian menulis ulang format penulisannya. Dengan sistem paperless office, maka kita dengan dapat menulis surat dengan format tertentu dengan mudah. Hanya perlu mencari template surat yang digunakan lalu kita ubah isinya sesuai dengan tujuan.
4. Optimalkan kinerja organisasi
Sistem administrasi dikerjakan oleh beberapa orang yang tentunya memerlukan koordinasi dalam bekerja. Apabila salah satu miss-comuniation maka pekerjaan bisa jadi berantakan. Terkadang ada juga suatu pekerjaan harus dikerjakan secara bersamaan, seperti dalam membuat laporan surat yang harus dikerjakan lebih dari 5 orang. Dengan sistem persuratan digital, semua anggota dapat melakukan pekerjaannya masing masing dan dapat mengintegrasikan pekerjaan anggota satu dengan anggota yang lain dengan mudah tanpa harus tatap muka sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan optimal.
5. Meningkatkan kualitas layanan
Dengan kinerja yang optimal serta pengerjaan yang cepat, pelayanan yang diberikan pun akan meningkat. Kepengurusan dalam persuratan menjadi lebih mudah tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Kebutuhan masyarakat dalam hal persuratan administrasi menjadi lebih mudah dan cepat. Dalam sebuah kota misalnya, jika kita ingin ijin mengadakan sebuah acara, maka kita hanya perlu meminta format surat lalu mengisi sesuai informasi tentang adanya acara kemudian diserahkan kepada kepolisian, RT, RW, Kepala Desa, dan sebagainya yang berkepentingan.
Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Dapatkan kemudahan aplikasi persuratan digital yang mampu memudahkan pekerjaan Anda disini Heroes.
