• Home
  • Solusi Smart City Indonesia
  • Inquiry
  • About
Kamis, Juni 8, 2023
Gamatechno, Gamatechno Smart City, Smart City Indonesia
  • Aplikasi Invoice
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
  • Aplikasi Invoice
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
No Result
View All Result
Home Government

5 Alasan Kantor Harus Mulai Menggunakan Sistem Persuratan Digital

5 Alasan Kantor Harus Mulai Menggunakan Sistem Persuratan Digital
0
SHARES
3.6k
VIEWS
Share on FacebookShare on Twitter
ADVERTISEMENT

Blog.Gamatechno.com – Sistem persuratan digital dalam administrasi saat ini sangat penting untuk diterapkan di berbagai kota maupun kantor mengingat segala hal sudah dapat diatasi secara komputerisasi. Sistem Persuratan Digital atau dalam penerapannya mendukung terwujudnya Paperless Office merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi baik kantor maupun suatu instansi untuk menggunakan seminimal mungkin kertas dan mendigitalisasi dokumen dengan teknologi yang tersedia.

Misalnya dalam sistem pemerintahan, ada banyak sekali surat yang harus diurus setiap harinya dan apabila tidak cermat baik dalam penyimpanan maupun dokumentasinya maka akan timbul banyak hal yang dapat menghambat pekerjaan di kota tersebut. Sistem paperless office mempermudah kepengurusan persuratan serta mempercepat proses surat tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Berikut beberapa keuntungan menerapkan paperless office :

1. Efisiensi penyimpanan & pencarian surat

email surat digital pemerintahan http://www.isuvl.ro/

Surat yang telah digitalisasi tentunya akan memakan sangat sedikit space dibanding dengan surat fisik yang berbentuk kertas. Surat yang berbentuk digital dapat disimpan dalam hard drive dimana 1 hard drive dapat memuat ribuan atau bahkan ratusan ribu dokumen. Selain itu dokumen yang disimpan dalam bentuk digital lebih mudah dan lebih cepat dicari apabila dikelola dengan benar. 

2. Percepat pembuatan laporan surat

testt3

Laporan surat dapat dibuat lebih cepat dengan sistem paperless office. Kumpulan surat yang akan dijadikan laporan dapat dicari dengan mudah dan cepat. Laporan yang memerlukan lampiran surat hanya perlu menyalin dari surat yang tersedia. Surat yang dicari juga tidak khawatir hilang atau cacat sehingga membuat laporan persuratan menjadi lebih nyaman dan mudah.

3. Otomatisasi pembuatan surat dengan template

20150325121153072easycloudbooks

Umumnya setiap surat memiliki format penulisan yang berbeda-beda tergantung dari tujuan surat itu sendiri. Dalam sistem yang konvensional, apabila kita ingin menulis surat dengan format tertentu, maka kita harus mencari contoh surat kemudian menulis ulang format penulisannya. Dengan sistem paperless office, maka kita dengan dapat menulis surat dengan format tertentu dengan mudah. Hanya perlu mencari template surat yang digunakan lalu kita ubah isinya sesuai dengan tujuan.

4. Optimalkan kinerja organisasi

escribecom

Sistem administrasi dikerjakan oleh beberapa orang yang tentunya memerlukan koordinasi dalam bekerja. Apabila salah satu miss-comuniation maka pekerjaan bisa jadi berantakan. Terkadang ada juga suatu pekerjaan harus dikerjakan secara bersamaan, seperti dalam membuat laporan surat yang harus dikerjakan lebih dari 5 orang. Dengan sistem persuratan digital, semua anggota dapat melakukan pekerjaannya masing masing dan dapat mengintegrasikan pekerjaan anggota satu dengan anggota yang lain dengan mudah tanpa harus tatap muka sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan optimal.

5. Meningkatkan kualitas layanan

mindtree

Dengan kinerja yang optimal serta pengerjaan yang cepat, pelayanan yang diberikan pun akan meningkat. Kepengurusan dalam persuratan menjadi lebih mudah tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Kebutuhan masyarakat dalam hal persuratan administrasi menjadi lebih mudah dan cepat. Dalam sebuah kota misalnya, jika kita ingin ijin mengadakan sebuah acara, maka kita hanya perlu meminta format surat lalu mengisi sesuai informasi tentang adanya acara kemudian diserahkan kepada kepolisian, RT, RW, Kepala Desa, dan sebagainya yang berkepentingan.

Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Dapatkan kemudahan aplikasi persuratan digital yang mampu memudahkan pekerjaan Anda disini Heroes.

Tags: featuredgovernment solutiongtPlopaperless officesistem persuratan digital
ShareTweetPin
ADVERTISEMENT

Related Posts

miskonsepsi transformasi digital
Business

5 Miskonsepsi Transformasi Digital pada Bisnis

November 3, 2022
Komunikasi Tim Keamanan
Government

Manajemen Komunikasi Tim Keamanan dengan Digitalkie

Agustus 24, 2022
pns wfh, administrasi Instansi Pemerintah
Government

Urusan Administrasi Instansi Pemerintah Tetap Berjalan Lancar Saat PNS Work From Home?

April 9, 2020
kemanan siber, cyber security, cyber security untuk perusahaan, kemanan data, kemanan siber perusahaan, tips cyber security
Tips&Trik

6 Langkah untuk Meningkatkan Keamanan Siber untuk Perusahaan Anda

Maret 10, 2020
Next Post
8 Alasan Mengapa PNS harus menggunakan SKP Online

8 Alasan Mengapa PNS harus menggunakan SKP Online

Discussion about this post

Must Read

5 Karakteristik Konsumen Modern ini Harus Kamu Tahu agar Sukses Jualan Online
Tips&Trik

5 Karakteristik Konsumen Modern ini Harus Kamu Tahu agar Sukses Jualan Online

by gtBlogger
Januari 10, 2017
0

Sebelum era digital, tagline “konsumen adalah raja” rasanya menjadi suatu yang mutlak. Karena waktu itu jangkauan area penjualannya terbatas dan...

Read more
Aplikasi Monitoring Pekerjaan

Aplikasi Monitoring Pekerjaan Solusi Tracking Team Sales dan Pekerja Lapangan

Oktober 23, 2020
meberdayakan karyawan dengan erp

Memberdayakan Karyawan dengan ERP

Desember 7, 2022
Jenis Garansi

Kenali Dulu 4 Jenis Garansi Sebelum Anda Memutuskan untuk Membeli Produk

Oktober 1, 2021
implementasi erp fixed cost lean

Implementasi ERP dengan Biaya Tetap dan Sistem Lean

Agustus 24, 2022
  • Home
  • About
  • Privacy Policy
  • Contact

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

No Result
View All Result
  • Aplikasi Invoice
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

Login to your account below

Forgotten Password? Sign Up

Fill the forms bellow to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
This website uses cookies. By continuing to use this website you are giving consent to cookies being used. Visit our Privacy and Cookie Policy.