5 Kerugian Penggunaan Sistem Informasi Pembayaran Mahasiswa Secara Manual dalam Pembayaran Biaya Kuliah yang Harus Dihindari

Blog.Gamatechno.com – Kemajuan teknologi seharusnya bisa memberikan banyak manfaat bagi perguruan tinggi, salah satunya dalam sistem informasi pembayaran mahasiswa yang lebih modern. Nyatanya, masih ada perguruan tinggi yang menggunakan sistem informasi pembayaran mahasiswa secara manual hingga saat ini. Bayangkan saja, di jaman yang sudah maju ini, mahasiswa masih harus mengantri panjang hanya untuk membayar biaya kuliah atau untuk keperluan lain. Padahal jumlah mahasiswa di setiap kampus makin lama semakin banyak. Cara seperti ini seharusnya patut dipertimbangkan untuk ditinggalkan.

Bila mempertimbangkan keefektifan dan keefisienan, akan lebih banyak kerugian dibandingkan kelebihan dengan tetap mempertahankan cara pembayaran secara manual. Berikut ulasan 5 kerugian yang ditimbulkan dengan menggunakan sistem pembayaran manual:

1. Lama dan Harus Antri

Jumlah mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi baik swasta maupun negeri bisa mencapai ribuan. Bila perguruan tinggi tersebut masih menggunakan sistem pembayaran manual, sebut saja saat pembayaran SPP, mahasiswa harus rela mengantri berjam-jam demi mendapatkan pelayanan. Tentu saja dari segi kenyamanan, cara seperti ini sangat kurang efesien dimana kegiatan tersebut akan cukup memakan waktu dan tenaga. Padahal di Indonesia sendiri sudah banyak layanan perbankan yang memudahkan dalam bertransaksi seperti e-banking, e-money dan lainnya. Sehingga dengan memanfaatkan cara pembayaran via online, transaksi bisa dilakukan dari manapun dan kapanpun.

2. Rentan Terjadi Kesalahan

Sistem pembayaran manual identik dengan pencatatan yang manual juga. Segala bentuk transaksi dilakukan dengan tatap muka. Sistem seperti ini sangat rentan terjadinya kesalahan, karena input data dikerjakan oleh manusia. Selain itu juga rentan terjadinya duplikasi data maupun data yang tidak ter-record. Misalnya, ada salah satu mahasiswa yang belum membayar biaya kuliah, tapi ternyata dalam sistem sudah tercatat membayar. Tentu saja ini akan merugikan pihak kampus karena pegawai yang menginput data pembayaran tidak teliti. Ada juga kasus lain yang sering terjadi pada sistem pembayaran manual, dimana ada mahasiwa yang mengaku sudah membayar, namun ternyata tidak tercatat dalam data. Hal-hal seperti ini bisa membuat data kacau dan berantakan.

3. Kurang Efisien

Jika sebelumnya sudah dibahas bahwa pembayaran manual cukup merugikan baik bagi mahasiswa maupun pihak kampus sendiri, dengan banyaknya mahasiswa aktif dalam suatu perguruan tinggi, pegawai kampus harus melakukan input data satu per satu sesuai dengan banyaknya mahasiswa. Tentu saja hal ini tidak efisien dibandingkan dengan menggunakan sistem online yang automatis. Selain itu, jika ada data yang “selip”, diperlukan banyak waktu untuk melacak letak kesalahan tersebut. Misalnya saja, jumlah uang yang masuk tidak sama dengan jumlah nominal yang diinput dalam komputer.

4. Minimnya Keamanan

Uang pembayaran kuliah yang disetorkan mahasiswa secara manual kepada kampus, sangat rentan dengan tindak kejahatan seperti pencurian. Uang yang sudah terkumpul biasanya tidak secara langsung disetorkan ke bank. Selama uang tersebut disimpan, misalnya dalam brankas, namun tetap tidak bisa menjamin keamanannya. Bisa saja uang tersebut hilang karena dicuri atau jumlahnya yang berkurang. Sehingga hal seperti ini akan merugikan pihak kampus.

5. Kampus Terlihat Kurang Profesional

Perguruan tinggi yang masih mempertahankan sistem pembayaran manual, akan dinilai kurang profesional dan tidak memiliki kredibilitas di mata mahasiswa maupun calon mahasiswa. Perguruan seperti ini dianggap masih ketinggalan jaman dalam hal teknologi. Misalnya pada musim pendaftaran mahasiswa baru dimana calon mahasiswa tidak hanya berasal dari kota yang sama dengan lokasi kampus sehingga jika pembayaran sudah melalui sistem online, maka transaksi dapat dilakukan dimanapun dan darimanapun. Tidak harus datang ke lokasi untuk membayar uang kuliah. Dalam hal ini kampus akan dipandang memiliki kredibilitas yang tinggi dan terlihat profesional.

Dari beberapa kerugian diatas, masih pantaskah sebuah perguruan tinggi menggunakan sistem pembayaran secara manual? Saat ini sudah bukan eranya lagi melakukan hal-hal dengan cara konvesional. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memaksa untuk berkembang dan meningkatkan kualitas pelayanan. Semakin canggih sistem yang digunakan, semakin tinggi juga kredibilitas yang dimiliki untuk mendapatkan kepercayaan dari masyarakat.