Menjadi perusahaan yang berkonsep paperless office memang tidak bisa berjalan dalam sekali tempuh. Namun apabila dilakukan secara bertahap dan kemudian berhasil, dampak positifnya akan mulai terasa. Apalagi mengingat dorongan penerapan slogan “Go Green” dari hari ke hari semakin masif.
Gagasan paperless office sebenarnya sudah muncul sejak akhir abad 20. Orang-orang di berbagai tempat mulai membicarakan perihal pengurangan jumlah penggunaan kertas. Ditambah fakta bahwa waktu itu komputer personal mulai menjadi barang yang umum di masyarakat. Kantor-kantor juga mulai berbenah dengan mengganti piranti manual yang dimiliki dengan mesin-mesin digital.
Adanya komputer pun memunculkan harapan bahwa di kemudian hari semua keperluan dokumen dapat dilakukan secara digital. Ternyata tidak butuh waktu lama untuk melihat keinginan tersebut menjadi kenyataan. Kini, setelah komputer semakin canggih, didukung pula oleh mesin-mesin modern lainnya, serta kemajuan internet yang semakin handal, paperless office bukan lagi sekadar angan-angan.
Berikut ini Gamatechno sajikan lima langkah mudah menuju paperless office:
Pindai dokumen lama dalam bentuk digital
Salah satu kelemahan dari dokumen yang masih menggunakan kertas adalah mudah rusak. Ada beberapa faktor yang menjadi ancaman. Misalnya musnah ketika terjadi bencana seperti kebakaran gedung, gempa bumi, maupun banjir; hilang; atau bahkan rusak karena sudah termakan usia.
Kejadian buruk semacam itu bisa diminimalisir apabila dokumen-dokumen penting milik perusahaan sudah di-backup dalam bentuk digital. Cara termudah adalah dengan memindai (scan) dokumen cetak ke dalam bentuk digital. Kalau sudah begitu, tidak perlu khawatir lagi dokumen bakal sobek atau rusak jika sewaktu-waktu ingin digandakan.
Arsip lebih rapi dan mudah dicari
Pengarsipan dokumen perusahaan secara manual memakan tempat dan waktu sekaligus. Sebab jumlah tumpukan kertas yang dihasilkan akan sangat banyak sehingga sampai butuh tempat khusus. Pun jika sewaktu-waktu diperlukan, pencariannya bakal membutuhkan waktu yang lebih lama, belum lagi jika berkasnya tercecer bahkan hilang.
Penerapan paperless office dapat mengatasi permasalahan tersebut. Sebab seluruh pengarsipan akan dilindungi oleh sistem modern. Perusahaan cukup melakukan pengarsipan seluruh berkas digital secara lebih rapi dan mudah dengan bantuan “folder virtual”. Sistem digital juga memiliki tools pencarian sehingga dokumen yang dimaksud bisa langsung ditemukan. Arsip yang ada juga bisa diatur supaya tingkat keamanannya lebih terjamin. Bahkan, seluruh file bisa disimpan via cloud di internet—misalnya Dropbox maupun Google Drive—untuk backup apabila sewaktu-waktu harddisk penyimpanannya bermasalah.
Efisienkan pekerjaan dengan sharing folder
Sistem sharing folder adalah folder yang bisa diakses secara bersama-sama dari perangkat manapun. Keberadaan sharing folder dapat mengefisienkan pekerjaan yang selama ini sering menggunakan bahan yang sama. Perusahaan tidak perlu lagi mencetak dokumen sejumlah orang yang terlibat, sebab mereka tinggal mengakses folder yang telah ada. Selain itu, pekerjaan yang telah selesai maupun bahan lain juga bisa langsung diletakkan ke dalam folder tersebut.
Efektifkan kerja tim dengan sharing document
Terwujudnya paperless office juga akan semakin mendesak orang-orang yang terlibat untuk bisa multitasking. Kerja tim tidak lagi harus selalu bertemu sehingga waktu yang ada bisa lebih dioptimalkan. Salah satu wujud efektivitas kerja tim adalah dengan memanfaatkan fitur sharing document. Fitur ini memungkinkan semua orang yang diundang untuk bisa membuka dan mengedit satu dokumen secara bersama-sama via internet — real-time. Contoh yang paling populer adalah Google Doc.
Buat dokumen baru berformat digital
Terakhir, langkah mudah menuju paperless office bisa dilakukan dengan cara membuat berbagai dokumen yang ada dalam format digital. Format yang dimaksud bisa berbentuk Word, Power Point, Excel, PDF, dan berbagai format lainnya. Selain memudahkan dalam pembuatan dan pengarsipan, keuntungan tambahannya adalah dokumen berformat digital dapat diakses lintas devices. Sehingga jika perusahaan mengadakan rapat, peserta bisa langsung mengunduh dan membuka bahan yang telah disediakan melalui gadget-nya masing-masing.
Itu lah lima tips mudah yang bisa dilakukan untuk menuju terwujudnya paperless office. Tentu saja semua perusahaan bisa langsung memulai tanpa harus mengikuti urutan poinnya. Selain itu, kesan perusahaan “Go Green” juga dengan sendirinya akan mengikuti.
