Aktivitas surat menyurat merupakan salah satu aktivitas di instansi pemerintahan tidak pernah sepi, dimana media komunikasi di dalam internal pemerintahan hingga saat ini masih melibatkan peran surat. Sehingga tak heran jika kita sering melihat tumpukan-tumpukan kertas di meja para staf. Hal yang sangat lumrah jika aktivitas surat menyurat masih terus dilakukan, baik antar instansi pemerintah maupun pemerintah kepada masyarakat.
Persuratan bertujuan untuk menyampaikan informasi dan pesan dalam kegiatan administratif. Sehingga isi dari sebuah surat harus bersifat informatif dan ditulis secara jelas maksud serta tujuannya. Bahkan beberapa jenis surat masuk sebagai alat bukti yang sah, terutama jenis surat perjanjian. Oleh karena itu, sudah selayaknya instansi menjaga surat-surat sebagai bukti yang otentik.
Hingga saat ini cara konvensional masih terus digunakan dalam persuratan di instansi pemerintahan. Sayangnya, dengan kemajuan teknologi yang sudah modern saat ini ternyata belum mampu menghilangkan kegiatan persuratan di pemerintahan kita. Istilah good governance (tata pemerintahan yang baik) yang terus digadang-gadangkan oleh para pejabat masih belum bisa membawa kemajuan terhadap tradisi persuratan yang lebih modern.
Tahukah Anda, persuratan secara manual di instansi Pemerintahan justru membawa pada permasalahan yang lebih kompleks. Tidak hanya terkait sistem pengarsipan yang rumit dan berbelit, namun juga tidak adanya unsur efektif dalam pekerjaan semacam ini. Berikut beberapa permasalahan yang akan dialami jika masih menggunakan cara manual dalam persuratan di instansi pemerintahan.
5 Masalah Persuratan di Instansi Pemerintah
1. Rumitnya Pengarsipan
Cara persuratan manual membawa permasalahan utama yakni dalam hal pengarsipan. Ada banyak sekali surat-surat yang diterbitkan setiap harinya dengan berbagai kategori dan tujuan yang berbeda tentunya. Sehingga diperlukan klasifikasi yang tepat dari masing-masing surat, baik yang masuk maupun yang keluar. Ketidakefektifan muncul dalam faktor ini, dimana staf harus secara telaten membuat klasifikasi pada setiap surat. Apa jadinya jika ada human eror? Tentu klasifikasi yang tidak benar akan menyulitkan dalam hal pencarian surat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
2. Butuh Ruang Pengarsipan
Sangat tidak rapi jika surat-surat hanya ditumpuk di meja, sehingga dibutuhkan ruang pengarsipan tersendiri. Setiap hari bukannya bertambah kurang, surat-surat justru semakin tertumpuk banyak. Butuh berapa space ruang pengarsipan untuk satu instansi Pemerintahan? Beda halnya jika pemerintah sudah menerapkan cara elektronik untuk persuratan di instansi pemerintahan. Tentu semua surat akan tertata rapi di dalam komputer tanpa harus memakan ruang lebih banyak.
3. Tidak Terintegrasi Satu Sama Lain
Surat umumnya memiliki tembusan untuk beberapa komponen sekaligus. Sehingga surat dalam bentuk hard file perlu di-copy sebanyak kebutuhan tembusan tersebut. Dalam faktor ini tidak ada unsur “saling terintegrasi” dalam metode persuratan manual di instansi Pemerintahan. Masalah yang tidak akan terjadi jika sudah menggunakan metode elektronik. Surat yang membutuhkan tembusan-tembusan bisa secara langsung dikirim kepada komponen-komponen terkait secara otomatis tanpa membutuhkan kurir untuk mengantarkannya. Disposisi surat bisa dilakukan dengan lebih cepat tanpa harus mempertimbangkan jam kerja.
4. Tidak Bisa Monitoring Surat
Persuratan di instansi Pemerintahan sering mengalami permasalahan yakni tidak bisa dilakukan monitoring secara langsung. Anda tidak akan tahu apakah surat yang dikirim sudah diterima dan dibaca atau belum. Layaknya sebuah pesan di media chatting seperti BBM, WhatsApp, Line dan lainnya, terdapat fitur yang memungkinkan kita untuk memonitoring pesan. Pesan pending, pesan terkirim dan pesan terbaca, bisa dilakukan pada metode persuratan elektronik. Sangat efektif dan canggih bukan? Anda bisa mengetahui apakah surat-surat yang dikirim sudah diterima dan dibaca oleh penerima.
5. Anggaran Tidak Bisa Dihemat
Akan membutuhkan banyak kertas dan tinta yang digunakan jika setiap hari harus membuat surat-surat. Sehingga akan membutuhkan anggaran khusus untuk penyediaan barang. Anggaran tersebut bisa dihemat jika menggunakan persuratan secara elektronik atau e-surat.
Baca juga 7 Alasan Pentingnya Penerapan Sistem Persuratan Elektronik di Pemerintahan
Dari penjelasan tentang masalah persuratan di instansi Pemerintah diatas, masih layakkah cara konvensional dipertahankan? Istilah good governance seharusnya mulai diimbangi dengan pembaruan-pembaruan sistem yang lebih canggih dan modern.
Bila membutuhkan sistem untuk mempermudah urusan surat menyurat silahkan kunjungi gtPLO
