Human Resources Development (HRD) memiliki tanggung jawab yang besar dalam perusahaan karena terkait dengan pengembangan kinerja serta pelatihan karyawan. Karena ranahnya yang cukup kompleks, tidak heran banyak perusahaan yang kemudian turut menggunakan bantuan software untuk mempermudah pekerjaan. Saat ini, paling tidak ada paket software yang semakin perlu untuk diimplementasikan, yaitu: HRD dan Payroll (Baca : Aplikasi Kepegawaian : EovizHR )
Gamatechno menemukan paling tidak ada tujuh alasan mengapa perusahaan memerlukan software tersebut. Berikut penjelasan singkatnya.
1. Jumlah Karyawan
HRD dengan operasional yang sepenuhnya dari kemampuan tenaga manusia sebenarnya sah-sah saja. Apalagi kalau perusahaan masih mampu menanganinya, mungkin karena skalanya masih kecil, dan semacamnya. Namun, apa jadinya kalau jumlah karyawan sangat banyak? Kontrol HRD dan payroll bisa jadi sangat membebani dan memperbesar margin kesalahan. Dengan menggunakan software, potensi kesalahan ini bisa diperkecil sebab sudah ditangani oleh sistem yang teruji. Kalau pun masih muncul kesalahan, mengurai sumber perkaranya jauh lebih mudah.
2. Perkembangan Bisnis
Ketika bisnis semakin berkembang, tentu dibarengi dengan berbagai aspek di perusahaan yang semakin kompleks pula. Terkadang karyawan maupun sumber daya perusahaan belum terlalu siap dengan perkembangan yang ada. Keberadaan software HRD dan payroll bisa menjadi katalisator di sini. Upgrade software tentu lebih mudah dan mempersingkat waktu dibandingkan harus menunggu penyesuaian dari sumber daya manusianya.
3. Efektivitas Kerja Karyawan
Apa kelemahan utama HRD yang tanpa bantuan software dalam menilai kinerja karyawan? Ya, masih ada faktor “manusia” yang melakukan multitasking sehingga bisa kurang efektif. Bukan berarti faktor manusia ini buruk, tapi aspek ini akan jauh lebih bagus apabila dikolaborasikan dengan olahan software. Software mencatat efektivitas kerja karyawan untuk bagian kuantitatif, sedangkan HR bisa berfokus di aspek kualitatif.
4. Paperless Office
Dengan bantuan software, di mana pun bagiannya–tidak harus untuk HRD maupun payroll–pasti akan mengarah ke paperless office. Pengarsipan di sistem menjadi lebih rapi. Artinya perusahaan jadi lebih mudah dalam mengakses berkas apa pun, waktu yang terbuang percuma kalau cuma mengandalkan kemampuan manual pun bisa dipangkas. Paperless office juga mendukung pelestarian lingkungan.
5. Penyesuaian dengan Aturan Pemerintah
Regulasi dari pemerintah berubah dinamis dari waktu ke waktu. Ketika ditangani manusia, terkadang perubahan regulasi ini akan menemui “jet-lag” dalam implementasinya. Misalnya masih terbawa aturan yang lama padahal aturan yang baru sudah berlaku. Untuk mengurangi potensi merugikan tersebut, software yang secara berkala memperoleh pembaruan seting bisa langsung mengikuti penyesuaian aturan terbaru.
6. Acuan Promosi dan Karir Karyawan
Catatan manual untuk acuan promosi serta karir karyawan bisa sangat banyak dan memusingkan. Belum lagi ketika harus melakukan pengecekan ulang, selain menghabiskan waktu, hal tersebut bisa mengarah ke masalah ketidakakuratan data. Tabulasi dari software HRD bisa membantu mengontrol tingkat akurasi ini supaya setiap pihak memperoleh asas keadilan.
7. Permudah Sistem Pelaporan
Namanya juga software, artinya sudah ada sistem yang bekerja secara kronologis. Berkat kemampuan ini, ketika perusahaan akan menyusun sistem pelaporan pun prosesnya menjadi lebih mudah. Penyortiran dan pengolahan laporan bisa lebih akuntabel.
Itulah tujuh poin mengapa perusahaan perlu menerapkan software HRD dan payroll. Sudah menjadi rahasia umum bahwa urusan manajemen tidaklah sederhana. Payroll misalnya, pengurusan hal ini mesti teliti dalam menyertakan aspek bonus, pajak, kebijakan, dan semacamnya. Ketika HRD dan payroll bisa berjalan dengan baik, hal ini tentu akan berdampak pada tingkat kepuasan internal perusahaan dan menular ke citra eksternalnya.
