Pekerjaan apapun pasti mengalami yang namanya perjalanan dinas. Apalagi jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang berorientasi pada client atau business to business yang memerlukan pertemuan tatap muka. Perjalanan dinas merupakan kegiatan yang dilakukan oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya atas perintah perusahaan.
Perjalanan dinas tentu saja tidak hanya sekedar berangkat dan pulang saja, tetapi perusahaan harus memperhatikan banyak hal seperti tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kembali, siapa saja yang akan berangkat, pendanaan, penginapan, transportasi, dan sebagainya. Tidak hanya sampai disitu saja, perusahaan kadang mengalami kendala dalam membuat rencana perjalanan dinas bahkan setelah karyawan melakukan perjalanan dinas.
Tahukan Anda ternyata sudah banyak aplikasi untuk membantu pengelolaan administrasi perjalanan dinas, yaitu Travel Form yang merupakan platform sistem yang memudahkan perusahaan dalam mengatur perjalanan dinas karyawan yang meliputi pengajuan perjalanan dinas, jadwal, tujuan, biaya yang disediakan, dan sebagainya.
Beberapa fitur atau modul penting yang terdapat pada sistem Travel Form :
1. Travel Policy and Cost
Fitur ini akan memudahkan perusahaan untuk mengatur jalur karyawan dalam melakukan pengajuan travel, ketentuan biaya minimal setiap kota tujuan, dan kebijakan travel setiap golongan karyawan. Semua hal tersebut dapat dicantumkan dan dilihat oleh setiap karyawan secara mudah. Dengan begitu perusahaan tidak perlu mencetak peraturan dan pusing menyampaikan kepada setiap karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.
2. Travel Plan
Karyawan biasanya akan mengalami kesulitan dalam mengajukan rencana perjalanan dinas. Namun dengan fitur travel plan, karyawan akan mudah mengatur jadwal dan kota tujuan serta status persetujuan dari perusahaan. Setidaknya karyawan tidak perlu repot bolak-balik mengajukan perjalanan dinas dan menanyakan status perjalanannya terus menerus.
3. Travel Arrangement
Jika saat jalan-jalan pribadi kita menulis rencana perjalanan secara rinci, begitupun saat melakukan perjalanan dinas. Aplikasi perjalanan dinas Travel Form ini akan memudahkan karyawan untuk mengatur akomodasi saat dinas di kota tujuan. Penginapan, tiket, kendaraan yang disewa akan terencana melalui fitur travel arrangement ini yang terdapat pada Travel Form.
4. Travel Realization
Setelah melakukan perjalanan dinas, perusahaan akan meminta laporan perjalanan dinas kepada karyawan. Hal ini akan terbantu dengan fitur Travel Realization. Sistem informasi perjalanan dinas Travel Form akan membantu karyawan dalam melihat data RPD, siapa saja yang ikut perjalanan dinas, informasi kota yang dituju, informasi biaya selama perjalanan dinas, dan sebagainya.
5. Travel Form Approval
Fitur ini menjadi yang penting bagi manajer dalam melakukan persetujuan atas rencana perjalanan dinas yang cukup banyak di dalam perusahaan. Sehingga perusahaan akan terbantu untuk melihat perjalanan mana saja yang diajukan dan membutuhkan persetujuan terlebih dahulu. Dalam fitur ini, Travel Form menjadi aplikasi SPPD atau aplikasi surat perintah perjalanan dinas.
Itulah 5 fitur utama yang terdapat pada aplikasi perjalanan dinas Travel Form. Aplikasi ini akan lebih jauh memberikan kemudahan ketika terintegrasi dengan sistem ERP perusahaan, seperti sistem keuangan, sistem HR dan lainnya. Dengan begitu, perusahaan dimudahkan dalam manajemen perjalanan dinas, meminimalkan kesalahan kerja, mengatur manajemen personil yang lebih baik serta membuat waktu kerja menjadi lebih produktif.
Discussion about this post