Saat Anda beralih ke cara mudah kelola pengadaan barang untuk perusahaan menggunakan Software GA. Sehingga berbagai proses pengadaan, pencatatan barang akan semakin mudah.
Perusahaan dapat memperoleh peningkatan produktivitas dan penghematan biaya yang signifikan dengan mengoptimalkan proses bisnis inti mereka. Proses pengadaan barang yang lebih sederhana pun juga begitu. Menyederhanakan proses pengadaan barang memiliki banyak keuntungan. Proses yang lebih sederhana dapat menghasilkan produktivitas yang lebih baik dan menghindari kebutuhan jumlah pegawai yang lebih besar dalam pengadaan barang.
Seperti yang didefinisikan di atas, proses pengadaan barang berkaitan dengan bagian pelaksanaan dari siklus pembelian. Prosesnya dimulai dengan pengguna membuat daftar permintaan dan diakhiri dengan vendor dibayar.
Jadi, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk menyederhanakan proses pengadaan barang Anda.
1. Tinjau Proses Birokrasi Anda
Setiap Perusahaan memiliki proses birokrasi mereka masing – masing. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pembelanjaan disetujui pada tingkat yang tepat sebelum pesanan pembelian dapat dikirim ke vendor. Di Perusahaan yang lebih kecil, penggunaan pembelian kartu kredit adalah hal yang umum, tetapi memiliki proses pesanan pembelian dapat membantu mengendalikan pengeluaran yang tidak sah.
Sumber kompleksitas umum dalam proses pengadaan adalah jumlah langkah persetujuan yang diperlukan sebelum pesanan dapat dikirim. Semakin tinggi jumlah persetujuan yang harus di dapatkan, semakin lama waktu yang dibutuhkan agar pesanan disetujui. Terutama, jika harus mendapatkan persetujuan dari manager yang sering di luar kantor karena melakukan perjalanan dinas.
Jadi lihatlah jumlah langkah dalam proses tersebut dan tentukan apakah itu sederhana atau apakah Anda memiliki proses yang kompleks. Misalnya, Anda tidak memerlukan pesanan perlengkapan kantor untuk disetujui oleh seorang Presiden Direktur.
Anda dapat menyederhanakan proses persetujuan Anda dengan menerapkan ambang persetujuan sehingga setiap pesanan tidak melalui proses persetujuan secara keseluruhan. Anda juga dapat memiliki persetujuan berdasarkan kategori sehingga persetujuan tambahan dapat ditambahkan berdasarkan kategori tersebut.
2. Otomatisasi Proses Pengadaan Barang
Otomatisasi proses pengadaan barang tidak hanya menyederhanakan bagi pengguna akhir, tetapi juga mengarah pada pengurangan biaya pemrosesan pesanan pembelian. Jadi, mari kita lihat bagaimana otomatisasi dapat membantu dalam menyederhanakan proses pembelian.
Software GA merupakan aplikasi general affair yang berfungsi membantu pekerjaan staff atau manager GA mengelola operasional perusahaan. Software GA ini mempermudah dan mempercepat pekerjaan sehari-hari, mulai dari melakukan proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor dengan cepat, dan efisien.
Ini memberikan proses standar untuk pembelian dan semua langkah manual dapat dengan mudah diotomatisasi. Misalnya, jika perusahaan Anda menggunakan formulir kertas untuk pembelian, maka hal itu dapat menyebabkan pesanan tertunda dan waktu persetujuan yang lama. Ini dapat dengan mudah diotomatisasi dan disederhanakan dengan menerapkan sistem pengadaan barang.
Jauh lebih mudah untuk menerapkan alur kerja persetujuan dan memastikan kepatuhan menggunakan sistem otomatis dibandingkan dengan proses manual. Itu membuat staff atau manager GA lebih produktif yang memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas yang lebih bernilai tambah daripada aktivitas taktis.
3. Sediakan Katalog Untuk Repeat Order
Cara lain yang lebih mudah untuk menyederhanakan proses pengadaan adalah dengan menyediakan katalog untuk repeat order. Ini menghilangkan kebutuhan entri data yang berlebihan oleh Anda.
Software GA yang modern akan memiliki fungsionalitas katalog bawaan. Ini adalah cara mudah untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berulang kali membeli produk yang sama atau serupa. Contoh yang baik dari ini adalah kategori seperti perlengkapan kantor, kategori IT seperti kategori hardware dan software.
Pendekatan lainnya adalah dengan membangun master item dalam sistem ERP Anda. Rekomendasi kami adalah menggunakan Software GA Gamatechno yang sudah dirancang untuk melakukan proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor dengan cepat, dan efisien.
Kesimpulan
Proses pengadaan barang yang komprehensif sangat penting untuk memastikan kepatuhan dan suatu keharusan untuk mendukung pertumbuhan Perusahaan. Kuncinya adalah fokus pada area yang memiliki dampak tertinggi pada proses pengadaan barang Anda.
Discussion about this post