Human Resource (HR) officer dituntut bisa menyelesaikan beragam fungsi pekerjaannya dalam waktu yang relatif singkat. Dari mulai pekerjaan rekruitmen, menghitung gaji, cuti, penilaian kinerja. Belum lagi ditambah tugas administrasi dan transaksi karyawan yang bertumpuk setiap harinya.
Pekerjaan administrasi ini jadi tugas yang cukup merepotkan. Kegiatan administasi bukan pekerjaan yang berat, namun membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan. Apalagi ketika karyawan sudah tidak lagi dalam hitungan jari. Bisa jadi waktu habis untuk mengerjakan administrasi, tanpa sempat memikirkan strategi untuk isu-isu yang lebih penting.
Jika Anda saat ini adalah bagian dari HR officer dan merasa kerepotan dengan tugas administrasi karyawan, Anda tidak sendirian! Banyak perusahaan yang mengalami hal yang sama, apalagi yang pekerjaannya masih bersifat manual belum menerapkan teknologi. Waktu HR officer akan habis untuk mengisi dokumen yang kadang harus berulang karena data tidak saling terintegrasi.
Hadirnya teknologi digital jelas secara drastis bisa meringankan pekerajaan HR officer dengan meningkatkan efisiensi, keakuratan data bahkan sampai tingkat disiplin dari karyawan.
Berikut Gamatechno bagikan bagaimana teknologi melalui aplikasi HR bisa membantu meringkankan tugas harian Anda mengurusi administrasi karyawan.
1. Data Karyawan Kini Terintegrasi Dalam Data Master
Dengan teknologi aplikasi HR dapat mengelola data master karyawan yang sudah terintegrasi untuk kebutuhan masing-masing dokumen. Data sudah dibedakan antara karyawan tetap maupun kontrak. Melalui aplikasi HR, setiap pencatatan data dapat dimulai dari data pribadi, data kontak, posisi dan kepangkatan, data rekening, dan asuransi. Selain data pribadi, HR officer juga diberi akses untuk mengelola data keluarga seperti data pasangan, anak, orang tua, mertua, dan saudara. Data master akan bantu HR officer dalam menyimpan keseluruhan data karyawan di aplikasi, sehingga tak perlu mengulang-ulang pekerjaan mengisi data karyawan ketika butuh dokumen laporan tertentu.
2. Pencatatan Transaksi Karyawan Terintegrasi
Dalam kurun waktu satu bulan, seorang karyawan pasti melakukan beberapa kali transaksi. Misalnya penggambilan cuti tahunan, ijin sakit, atau perjalanan dinas. Pencatatan transaksi ini penting, meskipun cukup menghabiskan waktu. Dengan teknologi aplikasi HR pengelolaan ini bisa dilakukan dalam One Stop Services. Data yang saling terintegrasi membuat kegiatan transaksi kepegawaian tiap harinya, bahkan sampai pembuatan laporan bulanan menjaid lebih mudah
3. Penilaian Disiplin Karyawan Lebih Akurat
Kedisiplinan berkaitan erat dengan produktivitas dan kinerja karyawan. Waktu kehadiran maupun kepulangan karyawan menjadi hal yang penting untuk dimonitoring. HR officer perlu memonitoring masing-masing karyawan dengan akurat dan objektif. Pencatatan yang rapi perlu dilakukan. Aplikasi HR akan membantu atasi masalah HR ini, dimana aplikasi dapat diintegrasikan dengan berbagai jenis smartcard and door access attendance system untuk memudahkan HR officer dalam memantau tingkat disiplin karyawan.
4. Lebih Cepat Menghitung Gaji dan Cuti Karyawan
Salah satu isu yang paling kompleks di lingkup tugas HR adalah menghitung besaran gaji karyawan. Termasuk di dalamnya adalah bonus, insentif, BPJS dan pajak (pph 21). Penghitungan gaji tersebut memakan waktu lama ketika menggunakan metode manual, apalagi jika perusahaan memiliki karyawan yang cukup banyak. Oleh karena itu, HR officer membutuhkan aplikasi penghitung gaji yang cepat dan akurat untuk memangkas waktu.
Selain gaji, salah satu hak karyawan yang lain adalah cuti. HR officer harus mampu mengatur waktu cuti dengan cermat. Waktu cuti berkaitan dengan produktivitas perusahaan yang harus terus dijaga. Pada kasus ini, HR officer juga membutuhkan solusi sistem informasi berupa aplikasi yang mendukung pengelolaan cuti karyawan. Selain dari sisi HR officer, karyawan juga seharusnya diberi kemudahan untuk mengajukan cuti.
Semua kemudahan yang mampu mengurangi pekerjaan administrasi HR officer tersebut telah difasilitasi oleh aplikasi HR. Salah satu aplikasi HR yang bisa digunakan HR officer di era digital ini adalah Eoviz HR. Aplikasi Eoviz HR mengusung nilai simply, smart, and secure. Simply yaitu aplikasi sangat mudah digunakan, semudah menggunakan facebook. Smart, aplikasi terintegrasi dengan berbagai sistem teknologi lainnya, seperti smartcard door & fingerprint. Secure, aplikasi berbasis cloud, dimana semua data – data karyawan Anda aman tanpa khawatir dengan serangan virus.
Dengan bantuan teknologi, HR officer dapat lebih banyak menghabiskan waktu memikirikan strategi dalam mengelola hubungan karyawan tanpa terganggu urusan administrasi lagi.
Discussion about this post