Aturan Dasar Penggunaan Paperless Office yang Wajib Dipatuhi

Blog.Gamatechno.com – Secara umum, paperless office dapat didefinisikan sebagai pengurangan bahkan penghilangan konsumsi kertas untuk kebutuhan perkantoran, termasuk di dalamnya sistem pemerintahan. Seperti telah diketahui bersama, penggunaan paperless office mendatangkan beragam keuntungan. Salah satu di antaranya berbicara soal aksesibilitas dokumen.

Apalagi era digital yang didukung oleh gawai di tangan, masyarakat tidak lagi perlu repot datang ke kompleks perkantoran untuk mengurusi suatu hal. Kini dengan sistem serba elektronik bias-bias jarak bisa teratasi. Sebut saja sistem electronic mail, atau electronic banking, dengan keduanya masyarakat tidak perlu repot berjalan ke kantor pos atau pergi ke bank untuk menyelesaikan kepentingan mereka.

Sistem seperti itulah yang kemudian diadopsi oleh pemerintah menjadi e-government, di mana sistem langsung terintegrasi ke dalam suatu jaringan dan dapat diakses secara virtual. Konsep inilah yang kemudian menghasilkan kebijakan paperless office untuk mengimbangi aksesibilitasnya. Rasanya tidak mungkin apabila sistem e-government diterapkan tanpa ada paperless office di dalamnya, sebab pemerintahan dan administrasi adalah dua hal yang tidak dapat dielakkan. Legitimasi atas sistem elektronik ini kemudian dibuat agar peraturan menjadi semakin sistematis. Berikut beberapa peraturan terkait dengan sistem paperless office.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Di dalam pasal 2 ayat 1, UU No. 14 Tahun 2008 tertulis bahwa setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Berdasarkan bunyi ayat tersebut, maka sistem e-government dan penggunaan paperless office mendukung terciptanya keterbukaan tersebut. Apalagi pada pasal yang sama dituturkan bahwa setiap informasi publik harus dapat diperoleh setiap pemohon informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.

Secara lebih detail pasal 7 menyebutkan bahwa badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan. Untuk melaksanakannya, kemudian badan publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.

Dalam undang-undang yang sama, badan publik adalah lembaga lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN/ APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN/ APBD, sumbangan masyarakat, dan luar negeri diharuskan membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

Pasal pertama undang-undang ini menjelaskan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan pelayanan administratif tang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sistem dokumen online atau paperless office yang bertujuan untuk memudahkan pelayanan tidak menyalahi aturan ini.

Selain itu, pada pasal 23 dikatakan bahwa dalam rangka pemberian dukungan informasi terhadap penyelenggaraan pelayanan publik perlu diselenggarakan sistem informasi yang bersifat nasional. Sistem tersebut berisi semua informasi pelayanan publik yang berasal dari penyelenggara setiap tingkatan. Dijelaskan pula bahwa penyelenggara berkewajiban mengelola sistem informasi yang terdiri atas sistem elektronik dan nonelektronik, serta menyediakan akses yang terbuka dan mudah.

Mengenai jenis dokumen, dijelaskan pada pasal selanjutnya yang menerangkan bahwa dokumen, akta, atau sejenisnya yang berupa produk elektronik atau nonelektronik dalam penyelenggaraan pelayanan publik dinyatakan sah sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Melalui undang-undang ini pemerintah memberikan pengertian bahwa dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti. Pemanfaatan teknologi informasi ini didasarkan atas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, serta kebebasan pemilihan teknologi.

Penjelasan di atas menunjukkan bahwa dokumen yang bersifat digital atau paperless menjadi barang bukti yang sah. Kesahihan tersebut terpenuhi apabila dokumen elektronik dapat dipastikan berasal dari sistem elektronik yang memenuhi syarat berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Ketiga peraturan perundang-undangan mengenai sistem dokumentasi digital sudah cukup menunjukkan bahwa pemerintah mendukung gerakan paperless office. Sistem elektronik yang semakin berkembang juga turut memastikan bahwa paperless office sangat mungkin untuk dilaksanakan. Apalagi melihat banyaknya keuntungan dari sistem ini, baik dari sisi aksesibilitas maupan keramahan lingkungan.