Isu keamanan data saat melakukan video conference masih menjadi momok hingga sekarang. Kebocoran data saat melakukan obrolan hingga rawan adanya penyusup saat obrolan menjadi hal yang dikhawatirkan oleh user. Untuk mengantisipasi adanya masalah privasi, dan mengurangi kekhawatiran Anda dalam menggunakan video conference, berikut ini hal-hal yang harus Anda perhatikan sebelum memilih platform video conference:
1. Pelajari Kebijakan Data Privasi
Setiap platform video conference pasti menyajikan kebijakan privasi untuk dipelajari oleh penggunanya lebih lanjut. Sebelum menggunakan dan berlangganan ada baiknya mempelajarinya lebih lanjut. Mulai dari kebijakan mengundang partisipan meeting hingga penyimpanan data. Jika masih ada yang dirasa membingungkan ada baiknya Anda menghubungi contact center lebih lanjut.
2. Gunakan ID Meeting Unik atau Password
Pengamanan ganda untuk menjaga data selama obrolan dalam video conference berlangsung juga perlu dilakukan. Dalam membuat room meeting pastikan Anda membuat ID yang unik disertai dengan password dengan kombinasi yang kuat. Selain itu, jangan bagikan id serta password meeting secara sembarangan. Pastikan hanya partisipan terdaftar yang mendapatkan akses dalam meeting yang Anda buat.
3. Aktifkan Mic dan Video Ketika Dibutuhkan
Langkah selanjutnya selain menggunakan id dan password unik, Anda harus lebih bijak dalam menggunakan fitur video dan mikrofon dalam platform video conference. Jika dirasa mikrofon tidak diperlukan, ada baiknya Anda menonaktifkan. Hal yang sama juga bisa Anda lakukan dengan fitur kameranya. Hal ini meminimalisir sistem merekam gambar atau audio yang tidak dibutuhkan serta menyangkut privasi Anda. Anda bisa menyalakan kamera dan mikrofon kembali saat menanggapi obrolan yang dilontarkan oleh partisipan.
4. Meminimalisir Penggunaan Private Chat
Selain fitur kamera video dan mikrofon, pada umumnya platform video conference memiliki fitur chat. Ada baiknya Anda meminimalisir penggunaan chat yang ada. Hindari obrolan chat pribadi dengan partner Anda di sana. Semua pesan yang Anda kirim akan terekam dalam cloud ataupun hardisk, host bisa saja membuka transkrip chat pribadimu.
5. Jangan Merekam Percakapan Jika Tidak Dibutuhkan
Dokumentasi atau notulensi meeting penting untuk dilakukan, namun jika memang tidak dibutuhkan ada baiknya Anda tidak melakukannya. Sebelum akhirnya merekam, ada baiknya Anda menyeleksi obrolan atau materi yang ingin disampaikan. Kemudian periksa kembali, apakah partisipan yang hadir ada dalam daftar undangan Anda. Langkah selanjutnya adalah, sebaiknya Anda merekam bagian yang memang penting atau sukar untuk diingat saja.
6. Berikan Edukasi pada Karyawan
Ada baiknya langkah pencegahan yang sudah dijelaskan sebelumnya tidak hanya diketahui oleh satu pihak saja. Berikan edukasi kepada karyawan Anda tentang pengamanan data saat melakukan video conference. Langkah ini bisa dimasukkan ke dalam kategori langkah ganda dalam mengamankan data obrolan Anda.
7. Instalasi Platform di Server Perusahaan Anda
Langkah terakhir yang bisa Anda lakukan adalah melakukan instalasi platform video conference pada server pribadi perusahaan Anda. Langkah pengamanan bisa dilakukan oleh tim network engineer perusahaan Anda. Monitoring bisa dilakukan secara real time dan langkah pengamanan bisa dilakukan sewaktu-waktu.
Discussion about this post