Strategi Membangun Sistem Informasi Kampus Tanpa Data Ganda

Blog.Gamatechno.com – Saat ini penerapan sistem informasi diranah perguruan tinggi telah jauh berkembang. Tidak hanya berperan sebagai sistem pengolah data mahasiswa semata. Lebih dari itu, sistem informasi perguruan tinggi saat ini telah berkembang menjadi sistem manajerial seluruh unsur perguruan tinggi mulai dari akademik, keuangan, hingga SDM.

Seiring dengan semakin besar perannya dalam menunjang kemajuan perguruan tinggi. Data menjadi hal yang sangat penting bagi kampus. Itu sebabnya data seharusnya menjadi perhatian khusus bagi pengelola perguruan tinggi. Terlebih lagi ketika beberapa sistem informasi yang diterapkan kampus menghasilkan data yang semakin beragam, dan banyak. Masalah akan muncul saat terjadi duplikasi data pada sistem informasi. Misalnya, pada sistem keuangan mahasiswa X dinyatakan tidak bisa merancang KRS karena belum membayar SPP. Tetapi karena terjadi duplikasi data, maka pada sistem akademik mahasiswa X tersebut tetap bisa mengambil matakuliah. Hal ini dikarenakan data mahasiswa X yang terduplikasi pada kedua sistem informasi. Selain contoh diatas, duplikasi data juga membuat instansi harus mengeluarkan lebih banyak waktu, uang, dan tenaga karena data yang harus dikelola berkali-kali lipat lebih besar dari yang seharunya.

Agar masalah tersebut tidak terjadi, maka diperlukan adanya intergrasi data antar sistem informasi. Itu artinya beberapa sistem informasi berbagi pakai basis data yang sama dalam waktu yang hampir bersamaan. Integrasi data diperlukan guna menghindari duplikasi data pada sistem informasi kampus Anda. Untuk mengetahui lebih jauh, berikut kami sajikan beberapa strategi yang dapat Anda terapkan dalam mengelola sistem informasi terintegrasi.

1. Tentukan peraturan operasional pada integrasi sistem sejak awal

Dalam tahap awal sistem informasi diterapkan, perlu dirancang aturan-aturan operasional. Perlu ditekankan bahwa sejak awal sistem yang diterapkan adalah sistem informasi yang terintegrasi. Integrasi disini berarti menggabungkan beberapa data yang berasal dari sistem-sistem yang berbeda, menjadi sebuah kesatuan data yang dapat digunakan secara bersama-sama oleh banyak sistem.

2. Tentukan SOP teknis yang mendukung prosedur operasi

Setelah aturan-aturan integrasi sistem informasi ditetapkan. Anda dapat melakukan breakdown menjadi butir-butir standard operational prosedur (sop) yang lebih mudah dipahami.

3.Buat operational plan

Anda juga perlu membuat perencanaan operasional sistem informasi terintegrasi di kampus Anda. Dengan begitu pengelolaan sistem informasi Anda tetap terjadwal, dan terhindar dari duplikasi data sehingga Anda tetap mendapatkan data yang berkualitas dari sistem terintegrasi.

4. Buat metode evaluasi untuk deduplikasi data

Evaluasi bertujuan untuk mengukur sejauh mana standard yang telah terapkan mampu menekan adanya deduplikasi data pada sistem informasi kampus Anda. Dengan adanya evaluasi dapat memudahkan Anda menentukan bagian mana yang perlu ditingkatkan, diubah, maupun dipertahankan pada sistem informasi terintegrasi kampus yang Anda.  

Itu tadi beberapa strategi yang dapat Anda terapkan dalam mengelola sistem informasi kampus agar terhindar dari duplikasi data. Tidak adanya duplikasi data pada sistem informasi terintegrasi membuat data-data yang tersimpan diserver Anda lebih kredibel, dan akurat. Selain itu, data yang dikelola menjadi semakin sedikit sehingga pelayanan yang diberikan menjadi lebih efektif dan efisien. Jika menginginkan pengelolaan yang lebih aman dan murah. Anda dapat memilih metode penyimpanan secara cloud. Dibandingkan metode penyimpanan menggunakan server fisik, metode cloude lebih murah, dan tidak membutuhkan maintain berkala.