Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Evaluasi SPBE

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) mengeluarkan Peraturan Menteri (Permen) Nomor 5 Tahun 2018. Permen ini mengatur tentang pedoman evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (untuk kemudian disingkat SPBE). Di dalamnya terdapat penjelasan tentang metode tingkat kematangan SPBE sekaligus metode pelaksanaan evaluasi SPBE. Keduanya merupakan pilar utama dari dikeluarkannya Permen ini.

Secara konsep, tingkat kematangan SPBE dapat diartikan sebagai kerangka kerja yang nantinya mengukur derajat pengembangan SPBE. Pengukuran ini ditinjau dari tiap tahapan kapabilitas proses serta kapabilitas fungsi di bagian teknis SPBE.

Tingkat kematangan tersebut mengarahkan pengembangan SPBE pada keluaran (output) dan dampak yang diharapkan lebih baik. Dengan kata lain, apabila tingkat kematangannya rendah, itu menunjukkan kapabilitas dan tingkat keberhasilan yang rendah pula; berlaku pula sebaliknya.

Metode tingkat kematangan yang diacu ini merupakan pengembangan dari model-model tingkat kematangan yang sudah familier, sebut saja:

1. CMM atau CMMI (Capability Maturity Model/CMM Integration) yang dibangun oleh Software Engineering Institute (SEI)

Model ini mengukur tingkat kematangan proses pengembangan piranti lunak (software). CMM menjadi dasar pengembangan untuk berbagai model kematangan lainnya. Misalnya: tingkat kematangan tata kelola TIK dengan menggunakan perangkat COBIT, arsitektur TIK, manajemen risiko, maupun manajemen pengetahuan. ( Klik laman berikut untuk Pelatihan Tata Kelola TIK )

2. E-Government Maturity Models

Model ini mengukur evolusi dari SPBE berdasarkan aspek fungsionalitas dan kapabilitas teknis yang dikembangkan oleh banyak pihak. Nama-nama yang telah mengembangkan antara lain: Layne dan Lee (2001), Andersen dan Henriksen (2006), Kim dan Grant (2010), dan Perserikatan Bangsa-Bangsa pada UN e-Government Survey (2012).

Selanjutnya, dari cakupan tingkat kematangan yang ada, di bagian kapabilitas proses terdiri dari lima level, yaitu: rintisan, terkelola, terstandardisasi, terintegrasi dan terukur, optimum. Sedangkan di aspek kapabilitas fungsi terdapat lima pembagian: informasi, interaksi, transaksi, kolaborasi, dan optimalisasi. Setiap tingkatan yang ada memiliki karakteristik spesifik yang membedakan satu hal dengan hal lainnya. Tentu saja, karakter yang lebih tinggi telah mencakup karakteristik-karakteristik dari yang lebih rendah (bersifat akumulatif).

Lebih detail, tingkat kematangan terkait dengan kapabilitas proses diterapkan pada domain tata kelola SPBE dan domain kebijakan internal SPBE. Pada tingkat rintisan, Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah telah mengetahui kebutuhan proses tata kelola SPBE yang harus dilaksanakan. Akan tetapi, pelaksanaannya di lapangan masih bersifat ad-hoc alias dilaksanakan dengan kepentingan sesaat, tidak terorganisir, sukar dipantau, pun hasilnya sulit diprediksi. Dengan beragam kepentingan yang ada, pemimpin instansi wajib memiliki inisiatif untuk melaksanakan proses tata kelola SPBE, sayangnya pegawai tidak paham dengan tanggung jawab yang harus dipenuhi. Di tingkat rintisan ini, dalam artian lain, pemahaman tentang SPBE masih berupa konsep, belum mampu diterapkan. Untuk level lain, ilustrasinya mengikuti penamaannya.

Berikutnya, tingkat kematangan kapabilitas fungsi SPBE diterapkan pada domain layanan SPBE. Di level informasi, layanan SPBE diberikan dalam bentuk informasi satu arah. Di level interaksi, layanan SPBE diberikan dalam bentuk interaksi dua arah. Di level transaksi, layanan SPBE diberikan melalui pertukaran informasi dan layanan. Di level kolaborasi, layanan SPBE diberikan melalui integrasi dengan layanan SPBE lain. Di level optimalisasi, layanan SPBE dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan di lingkungan internal dan eksternal.

Pada akhirnya, dalam evaluasi yang dilakukan, terdapat struktur penilaian yang telah ditentukan. Penilaian ini merupakan kombinasi dari tiga aspek besar: Domain, mencakup area pelaksanaan SPBE yang dinilai; Aspek, merupakan area spesifik pelaksanaan SPBE yang dinilai; dan Indikator, merangkum informasi spesifik dari aspek pelaksanaan SPBE yang dinilai. ( Kunjungi Laman berikut untuk Perancangan Masterplan TIK )

Pengukuran dari setiap kematangan diberi nilai berdasarkan level yang dicapai. Apabila berada di level 1, diberi nilai 1; level 2, diberi nilai 2; dan seterusnya hingga level 5. Nantinya, terdapat bobot penilaian pada domain dan aspek yang diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan yang berbeda. Penjelasannya seperti yang tercantum di tabel di bawah ini.

Di akhir, bobot tersebut akan dikalkulasi menjadi nilai indeks yang dihitung secara agregat. Nilai indeks terdiri dari: Nilai Indeks Aspek, merupakan nilai indeks yang merepresentasikan tingkat kematangan pelaksanaan SPBE pada aspek tertentu; Nilai Indeks Domain, merupakan nilai indeks yang merepresentasikan tingkat kematangan pelaksanaan SPBE pada domain tertentu; dan Nilai Indeks SPBE, merupakan nilai indeks yang merepresentasikan tingkat pelaksanaan SPBE secara keseluruhan. Skala indeks bisa disimak di tabel di bawah ini.