Tidak peduli seberapa pun ukuran bisnis Anda, deskripsi pekerjaan harus sudah jelas disepakati sejak awal. Mulai dari start-up beranggotakan dua hingga lima orang, maupun proyek kolaborasi berskala internasional; setiap orang harus paham perannya: apa tugasnya dan aktivitas apa yang harus dituntaskan.
Salah satu cara untuk mendefinisikan tugas masing-masing adalah dengan menggunakan metode RACI. RACI merupakan singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Metode ini akan efektif mengurangi kebingungan pada target yang diset serta meningkatkan kinerja dan efisiensi. Dengan kata lain, RACI membantu pembuatan keputusan yang lebih cepat, akuntabel, dan distribusi tugas tidak tumpang tindih.
Secara bentuk, RACI bisa berupa matriks maupun diagram. Poin-poin yang dimasukkan di situ adalah:
- Responsible: Siapa yang bertugas menyelesaikan tugas.
- Accountable: Siapa yang berhak membuat keputusan dan mengambil langkah strategis terkait tugas yang ada.
- Consulted: Siapa yang harus dihubungi terkait dengan pertimbangan keputusan dan tugas-tugas yang ada.
- Informed: Siapa yang harus rutin dikabari terkait setiap pengambilan keputusan dan langkah strategis yang ditempuh dalam perjalanan proyek.
Contoh sederhananya adalah sebagai berikut: Satrya sedang mengembangkan perangkat lunak dengan fitur M yang akan mengintegrasikan perangkat lunak lain berfitur N—fitur ini dikembangkan oleh Adrian. Di situ, ada Mira yang bertugas sebagai manajer proyek dan Irona di bagian marketing. Terkait dengan fitur M, Satrya menjadi Responsible, Mira sebagai Accountable, Adrian di bagian Consulted di mana nanti Satrya akan berinteraksi intens terkait dengan integrasinya, dan Irona tentu saja harus Informed ketika proyek tersebut sudah selesai dan siap dipasarkan.
Matriks RACI sangat berguna karena mampu menginformasikan workload karyawan yang masing-masing tugasnya spesifik. Contohnya, dengan metode ini maka Anda bisa melihat apakah seseorang memiliki terlalu banyak peran di suatu proyek atau tidak. Ketika sudah terdeteksi, perusahaan bisa mendistribusikan peran-peran yang menumpuk di satu atau sebagaian orang itu menjadi lebih merata.
Dengan pendekatan yang benar, RACI akan mampu melibatkan setiap karyawan dalam rangkaian pekerjaan yang adil. Hal ini bisa mengurangi miskomunikasi dan meningkatkan produktivitas. Ketika penyelesaian suatu tugas melenceng dari target, maka RACI dengan mudah menunjukkan siapa yang terlibat dan bertanggung jawab atas kekurangan tersebut. Singkatnya, metode ini memudahkan Anda untuk melakukan komunikasi dengan orang yang tepat (orang yang memang sesuai perannya). Lagi pula, langkah ini juga bisa menghemat waktu banyak pihak. (Baca : Tips Pengelolaan Karyawan )
Untuk menjadikan RACI efektif, harus ada beberapa kondisi yang dipenuhi. Berikut ini Gamatechno rangkumkan syarat-syaratnya:
- Pastikan satu orang memiliki satu peran utama di setiap proyek. Ketika satu proyek memiliki lebih dari satu penanggung jawab, ibaratnya seperti mengendarai sebuah kendaraan tapi supirnya banyak. Tentu saja itu akan membuat arah perjalanan menjadi tidak jelas. Begitu pula kalau misalnya kalau tidak ada pengemudinya sama sekali, kendaraan tidak akan bergerak. Peran ini mengharuskan orang yang bertanggung jawab untuk mampu membuat keputusan dan langkah strategis lanjutan.
- Pastikan jumlah orang yang bertanggung jawab cukup. Terlalu banyak orang di satu tugas yang sederhana hanya akan membuang tenaga dan waktu. Di kondisi tertentu, bahkan Anda bisa menggabungkan bagian responsible dan accountable menjadi satu.
- Konsultasikan seminimal mungkin. Hal ini akan berdampak pada progres proyek yang lelet. Apalagi kalau Anda mesti berkonsultasi ke banyak orang sebelum penyelesaian tugas, waktu yang terbuang semakin banyak. Terlalu banyak saran hanya akan membuat pengambilan keputusan menjadi memiliki banyak “konflik”.
- Berikan informasi secara berkala. Mungkin Anda tidak butuh konsultasi sama sekali, tapi yang jelas Anda harus rajin memberikan kabar perkembangan kepada anggota tim yang lain. Kalau ini diabaikan, hubungan komunikasi Anda dengan orang lain menjadi minus.
