Dengan Sistem Informasi General Affair Kelola Pengajuan BBM untuk Kendaraan Dinas Lebih Mudah, Cepat, Praktis untuk Perusahaan
Sebuah perusahaan, khususnya skala besar umumnya memiliki kendaraan dinas untuk menunjang kebutuhan kerja. Namun dengan harga bahan bakar mesin (BBM) yang berfluktuasi, menjadi tantangan tersendiri karena artinya tidak mudah untuk dialokasikan pada anggaran tetap.
Di sisi lain, perusahaan terkadang harus menghadapi karyawan “nakal” yang memanipulasi bon BBM saat pengajuan reimbursement serta kecolongan menggunakan kendaraan dinas untuk urusan pribadi.
Maka dari itu, penting untuk melacak biaya dan mengelola bahan bakar secara efisien jika tak ingin pengeluaran membengkak maupun merugi. Hal ini bisa diatasi dengan sistem informasi general affair yang dapat mengontrol pemakaian BBM dan pelaporannya secara valid serta praktis sehingga tidak merugikan perusahaan.
Mengelola Pengajuan BBM Kendaraan Dinas dengan Sistem Informasi General Affair
1. Batasi kapan karyawan dapat mengisi bensin
Untuk mengatur pengisian BBM sesuai jadwal, Anda dapat membatasi hari-hari dalam seminggu di mana karyawan dapat mengisi kendaraan dinas. Misalnya, jika seorang karyawan mengisi pada hari Kamis atau Jumat, ia tidak dapat mengisi pada hari Senin tanpa izin. Ini akan membatasi jumlah bahan bakar yang dikonsumsi karyawan pada akhir pekan atau untuk urusan pribadi.
Atau opsi kedua, batasi bahan bakar menjadi beberapa liter per minggu. Pendekatan ini dapat menimbulkan tantangan jika beberapa karyawan mencakup wilayah yang lebih luas daripada yang lain. Jika demikian, setujui beberapa karyawan untuk nominal pengajuan BBM yang lebih tinggi.
2. Menaati proses pengajuan
Setiap perusahaan pasti memiliki syarat berbeda untuk klaim atau reimbursement karyawan. Oleh karena itu, sebaiknya pastikan karyawan harus mengikuti aturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur. Karyawan perlu mempersiapkan seluruh dokumentasi persyaratan yang dibutuhkan seperti kuitansi.
Beberapa perusahaan terkadang memiliki proses klaim reimbursement agak lama, terutama bagi perusahaan skala besar. Perusahaan biasanya juga memiliki aturan bahwa reimbursement hanya dapat dilakukan maksimal beberapa hari setelah tanggal yang tertera pada bukti bayar. Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kuitansi hilang.
Karenanya, pengajuan reimbursement sebaiknya dilakukan tidak lama setelah beban tersebut diterima oleh karyawan. Setelah uang Anda terima secara tunai, pastikan untuk mengecek kembali apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan.
3. Memantau Laporan Penggunaan BBM
Menggabungkan semua informasi yang Anda butuhkan dengan memanfaatkan data seperti konsumsi bahan bakar, efisiensi bahan bakar, pelatihan pengemudi, dan jadwal perawatan.
Anda dapat memantau penggunaan bahan bakar melalui laporan penggunaan BBM kendaraan dinas melalui sistem informasi general affair untuk. Dengan mengidentifikasi kendaraan dan pengemudi yang menggunakan bahan bakar paling banyak, ini akan membantu membedakan area peningkatan untuk penghematan bahan bakar.
Ini berarti Anda akan dapat menyoroti pembelian bahan bakar yang tidak tepat seperti beberapa pengisian dalam sehari, contoh di mana lebih banyak bahan bakar yang telah dibeli daripada yang dapat ditampung oleh kendaraan.
Dengan sistem informasi general affair, perusahaan Anda akan dapat mempermudah pengajuan BBM dan mengelola anggaran untuk biaya bahan bakar. Tak hanya itu, perangkat lunak ini memiliki fitur Operation Vehicle yang akan memudahkan dalam mengelola data penggunaan kendaraan operasional seperti perijinan penggunaan, request sewa kendaraan, data pemakaian kendaraan, hingga request pengisian bahan bakar kendaraan dan lain sebagainya.
Selain fitur Operation Vehicle, software General Affair Gamatechno juha memiliki fitur utama:
1. Master Data Officer
Memudahkan dalam menginput data penanggungjawab tiap pekerjaan di dalam GA dan alat atau aset yang digunakan. Seperti data staf GA, data driver, data barang, data kendaraan.
2. Stationery
Aplikasi GA memudahkan pengelolaan stationery atau peralatan kantor, seperti perijinan penggunaan, stationery request, stationery transfer dan stationery usage.
3. GA Transaction
Memudahkan pengelolaan dokumen transaksi yang terdapat di dalam GA. Beberapa fitur yang disediakan seperti Mail Number, Document Number, Parking Reimbursement, Fuel Reimbursement, Toll Reimbursement, Stamp Duty, dan Taxi Voucher
Mari permudah mengelola operasional perusahaan lebih cepat dan efisien dengan software general affair!
Discussion about this post