Urusan penagihan bisa menjadi urusan yang cukup rumit. Banyak kendala yang kerap dialami, khususnya oleh bagian account receivable. Adanya masalah pada penagihan bisa memberi dampak besar bagi keuangan perusahaan, arus kas bisa terganggu. Hingga akhirnya, operasional perusahaan juga ikut terganggu. Dari semua kendala account receviable, berikut beberapa kendala yang kerap dialami.
1. Kesulitan dalam membuat invoice dalam jumlah banyak
Membuat invoice mungkin terlihat sederhana. Akan tetapi saat jumlah invoice yang harus dibuat membengkak, pembuatan invoice tidak lagi sesederhana sebelumnya. Tenaga, pikiran dan waktu yang dibutuhkan untuk membuatnya semakin banyak. Inilah kendala account receivable yang cukup kerap dialami. Kendala seperti ini jelas akan berdampak pada pekerjaan lain yang juga menjadi tanggung jawab bagian account receivable.
2. Kesulitan dalam melacak tagihan
Setiap bulannya, bagian account receivable bisa mengeluarkan banyak invoice sekaligus. Seiring dengan semakin banyaknya invoice yang dikeluarkan, muncul tantangan baru. Bagaimana melacak tagihan yang sudah dikeluarkan? Bagaimana mengetahui invoice yang sudah dibayar dan invoice yang belum dibayar?
Kendala account receviable seperti ini semakin terasa rumit saat perusahaan masih menggunakan cara konvensional atau semi digital dalam mengelola tagihannya.
3. Sulitnya menemukan kurir yang bisa diandalkan
Invoice yang sudah dibuat harus segera diserahkan kepada pihak yang bersangkutan. Untuk melakukan hal tersebut, account receivable jelas membutuhkan kurir yang bisa diandalkan. Meski penyedia jasa kurir kini semakin banyak, terkadang ada kendala yang memaksa penundaan pengiriman. Keterlambatan pengiriman invoice tentu bisa akan berdampak pada bisnis.
4. Pembayaran tagihan yang tidak tepat waktu
Tidak semua tagihan akan segera ditindaklanjuti oleh klien. Beberapa klien mungkin akan menunda pembayaran dengan beberapa alasan. Beberapa di antaranya mungkin masih bisa dimaklumi. Akan tetapi jika keterlambatan pembayaran tersebut terjadi akibat klien yang lupa akan tanggung jawabnya, tentu butuh mekanisme tertentu agar kejadian seperti ini tidak sampai terjadi.
Mengingatkan klien akan tagihan yang harus segera dipenuhi menjadi satu-satunya cara untuk mengantisipasi masalah seperti ini. Akan tetapi, aktivitas seperti ini bisa menyita waktu account receivable.
Kendala account receviable ini bisa diatasi dengan software. Dengan bantuan software yang yang mampu memberikan notifikasi dan menggantikan peran account receivable dalam mengingatkan klien, masalah seperti ini dapat dihindari.
5. Tagihan yang bermasalah
Tidak semua tagihan dibayar dengan lancar. Ada kalanya beberapa mitra bisnis minta perpanjangan tenggat waktu atau bahkan terkesan mempersulit urusan penagihan. Kendala account receivable seperti ini tentu bisa mengganggu jalannya bisnis. Modal dan keuntungan yang seharusnya bisa diputar untuk menjalankan roda bisnis jadi terhambat.
6. Rumitnya mengelola data tagihan
Kendala account receivable juga muncul saat harus mengelola data penagihan, terlebih jika data-data yang ada belum tersusun dengan rapi. Mengelola data tagihan akan terasa sulit saat data-data yang ada belum tersusun dengan baik.
7. Kesulitan dalam mengamankan data tagihan
Data tagihan adalah data yang sangat sensitif. Data seperti ini harus diamankan dengan baik. Selain aman dari kehilangan, data tersebut juga harus aman dari pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas. Jika data yang dikelola masih berbentuk cetak, aktivitas mengamankan data bisa cukup mahal. Ini akan sangat berbeda jika data tersebut sudah berbentuk digital.
Bagian account receivable kerap kesulitan saat harus mengamankan data tagihan perusahaan. Kendala account receviable ini semakin rumit seiring dengan bertambahnya data yang harus dikelola.
Kendala di atas tidak harus selalu dialami oleh bagian account receivable. Perusahaan juga tidak harus menanggung risiko yang berdampak pada terganggunya operasional bisnis. Dengan bantuan aplikasi, pengelolaan tagihan menjadi lebih mudah. Data tagihan tersimpan dengan aman dan terorganisir dengan baik. Aplikasi pengelolaan tagihan juga mampu memberikan notifikasi tagihan yang dikirim baik melalui SMS ataupun email.
