Wacana tentang paperless society kembali mengemuka belakangan ini. Teknologi yang terus berkembang dan mengisi setiap lini kehidupan manusia turut menjadi tenaga pendorong perubahan tersebut. Meski demikian, penggunaan kertas tidak bisa sepenuhnya dihilangkan dari kehidupan masyarakat modern. Penggunaan kertas di era digital juga masih bisa dijumpai pada institusi-institusi milik pemerintah maupun organisasi bisnis milik swasta. (Baca : Aturan Dasar Penggunaan Paperless Office )
Penggunaan Kertas di Era Digital Masih Tinggi
Institusi pemerintah dan korporasi adalah beberapa penyumbang terbesar dalam penggunaan kertas di erat digital seperti sekarang ini. Proposal bisnis hingga draft perjanjian bisnis masih sulit untuk diubah ke digital sepenuhnya. Beberapa perusahaan juga masih menggunakan kertas untuk berkirim pesan, baik dalam bentuk memo ataupun surat pemberitahuan. Setiap tahunnya saja, sebanyak 432 miliar lembar kertas digunakan dan tidak didaur ulang.
Penggunaan kertas di era digital seperti ini jelas bisa mempengaruhi biaya operasional perusahaan. Setiap bulannya, sebuah perusahaan bisa menghabiskan beberapa ratus kilogram hingga beberapa ton kertas. Beberapa di antaranya memang dibutuhkan. Meski demikian, ada beberapa penggunaan kertas yang sebenarnya masih bisa ditekan, misalnya saja seperti penggunaan kertas dalam pembuatan memo dan invoice.
Untuk invoice sendiri, setiap perusahaan rata-rata mengeluarkan 300 invoice setiap bulannya. Jika dihitung, dalam setahun setidaknya ada sebanyak 170 miliar invoice yang dikeluarkan oleh perusahaan. Untuk setiap invoice yang dikeluarkan perusahaan, setidaknya ada 2 lembar copy invoice yang juga turut dikeluarkan. Jadi setiap kali perusahaan mengeluarkan invoice, setidaknya mereka membutuhkan 3 lembar kertas.
Penggunaan kertas tidak hanya berdampak pada pemborosan keuangan perusahaan. Lingkungan juga turut terkena dampaknya. Untuk setiap 8500 invoice yang dikeluarkan perusahaan, setidaknya butuh 1 pohon untuk memproduksi kertas yang dibutuhkan. Jadi dengan penggunaan sebanyak 170 miliar invoice, kira-kira dibutuhkan 20 juta pohon setiap tahunnya. Angka tersebut hanya untuk membuat invoice. Jika ditambah dengan penggunaan kertas untuk keperluan lain, angkanya jelas bisa lebih tinggi lagi.
Menghemat Penggunaan Kertas dengan Go Digital
Adopsi teknologi digital dan penerapan paperless society adalah salah satu cara untuk menekan penggunaan kertas di era digital. Memo yang sebelumnya ditulis tangan di atas kertas kini bisa diketik dan dikirim secara digital. Invoice yang sebelumnya harus dicetak dan diberikan secara langsung kepada pihak yang ditagih kini dapat dikirim melalui aplikasi.
Menekan penggunaan kertas di era digital sendiri dapat dilakukan dengan banyak cara. Salah satunya adalah dengan memperbaiki tata kelola tagihan dengan memanfaatkan aplikasi. Dengan aplikasi, pembuatan invoice tidak lagi memerlukan kertas dan dapat dicetak dalam format digital. Invoice digital juga tidak memerlukan kurir untuk mengirimkannya dan dapat langsung dikirim lewat jaringan internet. Bisa dibilang inilah keunggulan terbesar dari invoice yang hadir dalam format digital.
Kertas dan biaya kurir hanyalah sebagian kecil komponen yang dapat dihemat saat perusahaan memutuskan untuk menggunakan invoice digital. Biaya-biaya lain seperti biaya pembelian amplop, payment reminder, biaya pengiriman uang, manajemen kas dan biaya pengarsipan juga turut terpangkas.
Semua hal di atas bisa dilakukan cukup dengan sebuah aplikasi. Sebuah aplikasi yang tidak hanya memudahkan pengelolaan tagihan namun juga mengurangi penggunaan kertas di era digital. Aplikasi invoice digital sendiri kini semakin mudah diperoleh. Beberapa tersedia secara gratis. Ada juga yang berbayar dengan beberapa fitur premium yang ditawarkannya. Dengan aplikasi invoice digital seperti ini, mengelola tagihan akan jauh lebih mudah. Selain itu, perusahaan juga bisa turut berkontribusi dalam menyelamatkan sekitar 20 juta pohon setiap tahunnya dan beberapa langkah lebih dekat dengan paperless society.
