Di situasi sekarang, agaknya bisa dibilang bahwa semua hal secara langsung/tidak langsung akan punya hubungan dengan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Akan tetapi, ketika berbicara tentang implementasi TIK baik di skala organisasi kecil, menengah, maupun besar, selalu ada beberapa kesalahan umum yang mungkin hadir.
Mengambil data survei yang dilakukan oleh AT&T, terlihat bahwa 66 persen bisnis tidak akan mampu bertahan tanpa sokongan dari departemen teknis yang solid (terutama berkaitan dengan teknologi). Meskipun disini sasarannya adalah organisasi bisnis, kondisinya pun bisa diperluas ke bidang lainnya termasuk ke organisasi pendidikan hingga pemerintahan.
Kehadiran sisi teknis ini menjadi jaminan bahwa nantinya sebuah organisasi mempunyai sumber daya teknologi yang bisa diandalkan dan efisien, tidak hanya membebani anggaran.
Apalagi dengan kemajuan era yang dipacu oleh perkembangan teknologi, penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan umum dalam implementasinya seminimal mungkin. Apabila organisasi Anda terindikasi atau masih melakukan lima kesalahan di bawah ini, artinya mendesak untuk segera dilakukan perbaikan:
1. Kurangnya Sokongan Teknis
Meskipun data survei dari AT&T sebelumnya menunjukkan bahwa dua pertiga perusahaan tidak bisa bertahan tanpa asisten teknologi, nyatanya banyak organisasi yang memang kekurangan tenaga profesional di departemen ini.
Menangani urusan TIK secara mandiri seringkali menyita waktu Anda sebagai pemilik bisnis maupun pekerja lain yang sebetulnya bukan berada di lingkup kerjanya. Selain membuat ritme kerja tidak beraturan, hal ini pun bisa menambah beban sebab sangat mungkin Anda kurang memahami aspek-aspek teknisnya secara detail dan di masa mendatang bisa menimbulkan masalah baru.
Solusinya, Anda bisa merekrut pekerja khusus yang menangani masalah ini. Kalau kurang memungkinkan karena pengetatan anggaran dan alasan lain, Anda pun bisa menyewa dari perusahaan yang memang terpercaya untuk menangani urusan teknis TIK (Visit : Gamatechno Consulting Services ). Dengan sokongan teknis yang memadai, biaya yang dikeluarkan akan efektif, efisien, dan memberikan laba operasional yang lebih baik—sebab tidak perlu memikirkan masalah-masalah sepele yang bisa mengganggu di tengah jalan.
2. Kelangkaan Sumber Daya
Teknologi umumnya dipahami berhubungan dengan perangkat. Untuk memuluskan berbagai aktivitas operasional, implementasi “perangkat” TIK sudah semestinya tidak hanya dilihat dari kacamata jangka pendek (Baca Juga : Salah Paham tentang Layanan TIK) . Kalau ini dilakukan, tidak menutup kemungkinan peralatan yang dimiliki akan aus sebelum waktunya, outdated, maupun susah mencari suku cadang karena sudah tidak lagi diproduksi.
Untuk mengatasinya, pastikan bahwa sumber daya yang akan diimplementasikan memiliki ketahanan dan jaminan ketersediaan jangka menengah hingga panjang. Akan sangat merugikan apabila dalam kurun waktu yang tergolong singkat Anda mesti mengganti total perangkat yang dimiliki sebab sudah tidak lagi kompatibel.
3. Perlindungan Keamanan Sistem Abal-abal
Perlindungan keamanan baik yang ditujukan ke piranti keras maupun lunak sangat penting bagi TIK. Survei dari NSBA memperlihatkan bahwa 94 persen perusahaan menaruh perhatian utama pada aspek keamanan siber. Lagi-lagi, banyak dari mereka yang ternyata tidak memiliki perlindungan memadai untuk asetnya.
Baik perlindungan fisik maupun daring sama-sama penting untuk mendukung kelangsungan bisnis Anda. Sebuah gangguan arus listrik yang tidak diantisipasi sebelumnya akan bisa merusak set perangkat mahal yang dimiliki, serangan peretas akan berpotensi menyalahgunakan informasi sensitif yang diperoleh, atau terjangkit virus komputer bisa melumpuhkan operasional. Demi menghindari kemungkinan kerugian-kerugian di atas, perawatan dan pengecekan berkala harus dilakukan.
4. Pelatihan Seadanya untuk Tenaga Teknis
Berbeda organisasi, kemungkinan berbeda juga teknologi yang diimplementasikan. Oleh karenanya, pelatihan bagi tenaga teknis juga harus diprioritaskan. Pekerja yang memiliki pemahaman menyeluruh akan mampu lebih cepat mendeteksi permasalahan yang muncul dan segera mengatasinya. Pelatihan ini bisa dilakukan dengan cara mengadakan diskusi tematik rutin, buku panduan, atau pun pelatihan berbasis komputer.
5. Strategi Pencadangan Data yang Buruk
Ketika berbicara tentang implementasi TIK, ada fokus tambahan selain tentang perangkat keras dan lunak. Fokus tambahan itu adalah perihal pencadangan data. Di sini, informasi yang dimiliki tidak hanya diorganisir dan dilindungi, tetapi juga dibuatkan salinannya untuk menghindari kemungkinan terburuk yang mungkin muncul. Ingat, data adalah aset terpenting yang Anda miliki di era teknologi, tidak ada/sulit mencari suku cadang yang bisa menggantikan apabila hilang atau terjadi kerusakan padanya. (Baca Juga : Pentingnya Keamanan Data Perusahaan )
Survei menunjukkan bahwa 60 persen perusahaan yang kehilangan aset datanya (akibat kegagalan teknologi yang dimiliki) akan tutup kurang dari enam bulan sejak insiden. Lebih jauh, 93 persen perusahaan yang tidak mampu mengembalikan data yang hilang setelah sepuluh hari akan mengajukan nota kebangkrutan. Dengan persentase konsekuensi yang serius seperti itu, strategi pencadangan harus masuk ke prioritas utama ketika mengimplementasikan TIK.
Itulah lima kesalahan implementasi TIK yang umum terjadi. Terlihat bahwa ternyata kegiatan ini tidak hanya berkaitan dengan penyediaan perangkat keras, tetapi juga mempersiapkan berbagai antisipasi yang bisa berdampak pada operasional. Apabila Anda mampu mendeteksi dan mengatasinya lebih dini, potensi “mimpi buruk” yang mungkin muncul dapat diminimalisir.
