Mengatur pemasukan dan pengeluaran adalah dua hal penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Bukan hanya menjaga pemasukan agar selalu lebih besar dari pengeluaran, seorang pelaku bisnis juga perlu memastikan pemasukannya tetap lancar. Sayangnya, cukup banyak pelaku usaha yang terlalu fokus pada penjualan hingga menomor duakan penagihan. Beberapa kesalahan urusan penagihan berikut juga tidak jarang dilakukan, khususnya oleh para pengusaha baru.
1. Belum adanya format invoice yang mudah dipahami
Invoice adalah salah satu alat tagihan yang wajib dimiliki oleh semua pelaku usaha. Akan tetapi kekuatan invoice juga tergantung pada beberapa hal. Salah satunya ada pada format invoice itu sendiri. Minimal, format tersebut harus mudah dipahami. Jadi penerima tagihan bisa langsung memahami tagihan apa yang mereka terima, mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayarkan, kapan batas waktunya dan ke mana mereka harus membayar tagihan tersebut.
2. Tidak mengelola tagihan dengan baik
Sebanyak apapun Anda menjual barang ataupun jasa, jika semuanya hanya berwujud angka, operasional bisnis dipastikan akan terganggu. Memastikan agar semua tagihan dibayar itu penting. Untuk itulah, dibutuhkan pengelolaan tagihan yang baik.
Cukup banyak pelaku bisnis, khususnya skala kecil menengah yang masih mengabaikan hal tersebut. Bagi mereka yang terpenting adalah menjual barang sebanyak mungkin. Jika pembeli memang belum punya uang dan baru bisa berhutang, tidak sedikit pelaku bisnis yang memberikannya.
Sebenarnya tidak ada yang salah dengan melayani pembelian seperti ini. Hanya saja hutang yang masuk harus dicatat dengan baik. Bukan hanya itu saja, hutang-hutang tersebut juga harus dilacak. Jangan sampai ada hutang yang terlupakan hingga pada akhirnya tidak dibayarkan. (Baca : Kendala dalam Urusan Penagihan )
3. Tidak memberi tenggat waktu yang mengikat
Pelaku bisnis juga harus berani memberi tenggat waktu pembayaran kepada klien ataupun konsumennya. Tenggat waktu yang diberikan bersikap mengikat. Jadi jika tidak dipenuhi, harus ada semacam hukuman.
Cara seperti ini perlu dilakukan bukan hanya untuk mengantisipasi kesalahan urusan penagihan yang kerap dilakukan. Memberi tenggat waktu dan hukuman juga membantu menjaga hubungan bisnis yang sehat.
4. Tidak ada mekanisme pengingat atau payment reminder yang tepat
Menambahkan informasi seputar batas waktu pembayaran invoice wajib hukumnya. Akan tetapi pelaku usaha dan bagian penagihan juga harus bersiap dengan hal-hal yang tidak terduga. Misalnya saja seperti keterlambatan pembayaran tagihan. Sebelum masalah ini berkembang menjadi kesalahan urusan penagihan yang lebih serius, pastikan untuk membuat dan menerapkan mekanisme payment reminder yang tepat.
5. Tidak memberi pilihan metode pembayaran yang cukup
Karena beberapa hal, pelaku bisnis hanya memberi sedikit pilihan metode pembayaran. Misalnya saja hanya menyediakan opsi transfer ke rekening bank tertentu. Terbatasnya pilihan metode pembayaran seperti ini juga bisa menghambat urusan penagihan. Jika dilihat dari sisi lain, ini juga memberi celah kepada klien atau konsumen untuk menunda pembayaran.
Untuk menghindari kesalahan urusan penagihan seperti ini, sebaiknya beri pilihan metode pembayaran yang cukup. Jika urusan pembayaran ini mudah, celah yang ada juga semakin sempit. Pembayaran tagihan juga lancar.
6. Terlalu bergantung pada kepercayaan
Kepercayaan adalah hal penting dalam bisnis. Namun jika terlalu bergantung pada kepercayaan, akan ada banyak tagihan yang terhambat bahkan tidak dibayarkan. Percaya pada mitra bisnis itu perlu. Akan tetapi mempersiapkan jaring pengaman demi memastikan tidak ada tagihan yang tidak dibayarkan juga sangat penting.
7. Merasa tidak enak saat harus menagih
Sebagai manusia, sangat wajar jika ada rasa tidak enak saat harus menagih pembayaran. Karena rasa tidak enak seperti ini, pelaku bisnis ataupun bagian penagihan terkadang memutuskan untuk menunda penagihan. Sayangnya, sikap permisif seperti ini justru bisa berdampak buruk pada bisnis. Hal ini seakan melemahkan tenggat waktu yang telah ditentukan sebelumnya dan membuat pihak yang ditagih merasa tidak harus membayar tagihannya tepat waktu.
Beberapa kesalahan urusan penagihan di atas bisa diantisipasi dengan menggunakan aplikasi penagihan. Aplikasi ini membantu para pelaku usaha untuk membuat invoice dan melacak tagihan dengan lebih mudah. Anda juga bisa memberi notifikasi sekaligus membuat payment reminder untuk memastikan semua tagihan dibayar tepat waktu. (Baca : Pengelolaan Penagihan Invoice bagi Perusahaan )
