Salah satu tugas paling penting yang harus dipenuhi oleh tim Human Resources (HR) adalah pembuatan Laporan HR. Perangkat ini adalah bagian dari informasi dasar yang nantinya berpengaruh dalam pengambilan keputusan.
Mengapa bisa begitu? Sebab akan sangat sulit mengambil keputusan apabila partner HR maupun stakeholder lain tidak memiliki insight mengenai organisasinya sendiri. Di artikel ini Gamatechno akan menjelaskan kebutuhan pelaporan HR ini secara lengkap.
Sebelum masuk ke pembuatan laporan, hendaknya kita paham dulu tentang fungsi dari Laporan HR. Kurang lebih ada tiga fungsi yang bisa dijabarkan, yaitu:
1. Pemantauan HR
Laporan umum memungkinkan HR untuk tetap tahu ritme kerja organisasi. Caranya adalah dengan melacak metrik kinerja pegawai. Tren baru sekaligus kesempatan-kesempatan lain bisa disadari dengan lebih cepat dan potensi munculnya masalah bisa diselesaikan sebelum berkembang menjadi lebih parah.
2. Manjemen informasi
sebuah Laporan HR dapat membantu manajer untuk menuntaskan pekerjaannya dengan lebih baik. Laporan ini mampu menunjukkan perkembangan yang relevan tentang tim dan departemennya. Ketika, misalnya, departemen pemasaran kesulitan dengan berkurangnya jumlah pegawai dan mepetnya waktu rekrutmen, manajer bisa dengan sigap mengatasi permasalahan ini tidak lama setelah karyawannya mundur.
3. Melacak area permasalahan
Laporan HR juga menawarkan jalan keluar untuk melacak area inti permasalahan secara transparan. Transparansi ini akan membuat manajer termotivasi untuk memperhatikan dengan lebih dekat sehingga reputasi perusahaan bisa terjaga.
Beranjak dari tiga fungsi tersebut, lalu bagaimana cara membuat Laporan HR?
Pertama yang harus ditentukan adalah mengawali dengan pilihan: mau dengan cara otomatis atau manual?
Masih banyak organisasi yang menggunakan data laporan ad-hoc. Sebagai gambaran: ketika manajer ingin mengetahui tentang kinerja pegawai, dia akan meminta HR untuk mengirimkan laporannya. Setelah menerima permintaan ini, HR akan menyusun laporan yang diminta dari berkas-berkas yang dikumpulkan. Ini adalah contoh pembuatan laporan manual. Kalau mau bergerak lebih cepat, semestinya gunakanlah sistem otomatis.
Baca: Pembuatan laporan HRD otomatis dengan aplikasi
Setelah menuntaskan masalah pemilihan otomatis maupun manual tersebut, berikut ini adalah karakteristik yang mesti ada di Laporan HR. Di dalamnya terdapat beberapa metrik penting yang harus dicantumkan di dalam laporan. Perhatikan pula bahwa metrik di bawah ini kebanyakan adalah high-level metrics yang membutuhkan rangkuman organisasi/perusahaan.
1. Senioritas
2. Jenis kelamin: pembagian ini digunakan untuk tujuan keberagaman
3. Usia: usia menjadi penting dengan tipe kinerja era ini. Usia sering menjadi kunci utama atas poin fokus suatu organisasi yang berorientasi pada inovasi dan penataan ulang.
4. Tingkat pendidikan: tingkat pendidikan harus dicantumkan kalau tersedia dan kalau relevan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
5. Tipe fungsi: sebuah metrik seperti klaster tipe fungsi bisa membedakan kelompok-kelompok dalam perusahaan. Misalnya: manajemen utama, manajemen tengah, personil produksi, dan staf pembantu.
6. FTE: kepanjangan dari Full-Time Equivalent adalah jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan dalam basis full-time. Jumlah FTE umumnya lebih rendah dibandingkan jumlah total pegawai. Pernyataan tersebut relevan apabila terdapat banyak pekerja part-time dalam perusahaan. FTE menyediakan data akurat tentang jumlah pekerjaan dalam perusahaan.
7. Karyawan aktif: metrik ini mewakili jumlah pekerja yang bekerja di perusahaan.
8. Pengurangan: metrik ini mewakili jumlah ataupun persentase atas banyaknya karyawan yang berkurang di periode sebelumnya.
9. Karyawan baru: metrik ini mewakili jumlah ataupun persentase karyawan baru yang bergabung di periode sebelumnya.
10. Absensi: metrik ini mewakili persentase waktu di mana karyawan tidak hadir di periode sebelumnya (dalam rata-rata). Bisa juga dihitiung berdasarkan jumlah hari absen.
11. Biaya absensi: metrik ini bukanlah tipe standar, tetapi bisa membantu poin sebelumnya sehingga tampil lebih realistis dengan memasukkan data finansial.
12. Biaya pekerja: biaya ini meliputi jumlah uang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan guna membayar pekerjaan yang dilakukan. Di dalamnya termasuk tunjangan pekerja dan pajak payroll.
13. Biaya pelatihan: biaya ini mewakili jumlah total yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk melatih karyawan baru dan karyawan lama.
14. Biaya rekrutmen: biaya ini meliputi usaha perekrutan, termasuk biaya untuk agen luar apabila menyewa pihak ketiga, biaya iklan; dan terkadang biaya hilangnya produktivitas.
15. Waktu pemenuhan: ini berisikan jumlah hari di mana suatu posisi dibuka hingga akhirnya ada kandidat yang menerima posisi tersebut. Setiap tipe pekerjaan memiliki waktu pemenuhan yang berbeda-beda, tergantung tingkat kesulitan kerja.
Sumber image: https://www.videoblocks.com
