Pengelolaan pembayaran menjadi tanggung jawab Anda ketika klien membutuhkan jasa sesuai dengan performa dan kinerja Anda. Tak hanya itu, waktu pembayaran berpengaruh terhadap pengelolaan arus kas yang Anda miliki. Jika arus uang terhambat maka bisnis yang Anda lakukan menjadi tidak lancar. Salah satu cara menyiasati terhambatnya pembayaran adalah dengan melakukan penagihan agar arus kas atau cash flow tidak terganggu.
Berikut adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk menagih “bayaran” kepada klien agar bisa memberikan bayaran tepat pada waktunya:
1. Format Invoice yang Konsisten dan Jelas
Anda harus memiliki format invoice yang format serta isi didalamnya konsisten dan jelas. Format ini nantinya menjadi bukti untuk mempermudah Anda melakukan kroscek dan menghindari kesalahpahaman terkait pembayaran.
2. Uang Muka atau Uang Kerja Sama
Pastikan bahwa setiap pekerjaan yang Anda tawarkan bisa diberikan uang muka atau uang kerja sama sebagai langkah untuk mengikat bahwa Anda dan klien terjadi kesepakatan.
3. Catat Tanggal Penting
Lakukan rencana penagihan pembayaran untuk klien dengan mulai untuk mencatat tanggal-tanggal yang dirasa penting. Buatlah deadline untuk itu agar menjadi tugas yang harus diprioritaskan dengan persiapan. Tidak ada alasan untuk terlambat memberikan pembayaran dari klien karena kelalaian mereka.
4. Pembuatan Sistem Pembayaran
Jumlah pembayaran dari klien berbeda sesuai dengan performa dan kinerja yang telah Anda berikan. Oleh karena itu, perlu adanya sistem yang bisa memberikan kalkulasi terkait pembayaran dari klien untuk mempermudah pekerjaan. Salah satu sistem yang bisa membantu pekerjaan Anda adalah dengan menggunakan software invoice. Software ini didesain untuk membantu Anda menghitung pembayaran dari klien dan hal-hal lain agar lebih efisien.
5. Kroscek Status Transfer
Jaman sekarang segala hal yang ingin dilihat dapat dengan mudah diakses dan transparan tak terkecuali tentang pembayaran. Sistem yang ada telah dimutakhirkan dengan tambahan fitur-fitur yang mendukung transaksi yang transparan. Pemanfaatan salah satu sistem yang dapat dipilih adalah dengan menggunakan software invoice untuk membantu Anda melakukan kroscek tentang status pengiriman apakah sudah sampai atau masih berada didalam sistem.
6. Waktu Transfer dan Reminder
Komunikasikan kepada klien sebagai pengingat mereka bahwa pembayaran atas kerja Anda berada pada tanggal yang sudah ditentukan dan sesuai kesepakatan. Catat dan ingatkan mereka tentang tanggung jawab memberikan bayaran sesuai yang telah dibicarakan.
7. Beri Reward untuk Pembayaran Tepat Waktu
Ucapkan terima kasih Anda pada klien karena telah melakukan transaksi sesuai dengan kesepakatan yang telah didiskusikan.
Ketepatan waktu membayar invoice menjadi langkah untuk mempermudah pengelolaan keuangan bisnis Anda. Komunikasi terkait pembayaran bisa memicu banyak masalah apabila kedua belah pihak tidak secara jelas dan tegas memikirkan aspek ini.
