Sistem informasi merupakan kombinasi antara teknologi informatika dan sumber daya manusia (SDM) yang bertujuan untuk menunjang kegiatan dan manajemen dalam waktu bersamaan. Perguruan tinggi yang terdiri dari unit dan SDM yang cukup banyak tentunya membutuhkan sistem informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kemajuan perguruan tinggi dalam manajemen data. Diantaranya menyimpan, mengolah, dan menampilkan data.
Pengadaan sistem informasi membutuhkan perencanaan yang matang. Setiap perguruan tinggi tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Karenanya, Sistem informasi ini harus bisa memenuhi kebutuhan perguruan tinggi dalam hal manajemen data, perputaran informasi, dan tentunya kebutuhan mahasiswa untuk melakukan akses informasi akademik. (Baca : Kebutuhan Sistem Informasi dalam Perguruan Tinggi )
Kebutuhan perguruan tinggi yang beragam dapat terakomodir dengan beberapa pilihan dalam pembangunan sistem informasi. Misalnya saja, perguruan tinggi A membutuhkan sistem informasi yang digunakan untuk melakukan KRS online dan bimbingan online. Maka perguruan tinggi A membutuhkan Sistem Informasi Akademik (SIA) saja. Di kasus lain, perguruan tinggi B ingin memiliki sistem informasi untuk KRS online sekaligus dapat terhubung langsung dengan bank untuk pembayaran biaya semester. Maka perguruan tinggi B membutuhkan 2 sistem informasi, yaitu SIA dan sistem informasi untuk pembayaran.
Melihat ilustrasi di atas, perencanaan pembangunan sistem informasi harus melalui beberapa pertimbangan, terutama mempertimbangkan kegiatan apa saja yang ingin ditunjang oleh sistem informasi. Hal lain yang perlu menjadi pertimbangan adalah biaya. Biaya merupakan salah satu faktor penting yang dibutuhkan dalam pengadaan sistem informasi, mengingat biaya yang dibutuhkan tidak sedikit. Untuk pengadaan SIA, perguruan tinggi memerlukan biaya sekitar 150 juta. Sedangkan untuk sistem informasi lengkap beserta pendaftaran dan pembayaran membutuhkan biaya sekitar 500 juta.
Biaya yang cukup besar ini tentunya sebanding dengan kemudahan yang akan dirasakan oleh pengguna. Karenanya, perguruan tinggi akan mengusahakan pengadaan sistem informasi ini untuk menunjang setiap kegiatan. Selain mendapatkan pemasukan dari pembayaran semester mahasiswa, perguruan tinggi juga memiliki beberapa sumber dana lain. Dana ini nantinya akan digunakan untuk meningkatkan kinerja dalam perguruan tinggi.
Sumber dana tiap perguruan tinggi berbeda-beda, tergantung bentuk pengelolaan perguruan itu sendiri. Untuk perguruan tinggi swasta, sumber dana berasal dari PHP-PTS (Program Hibah Pembinaan Perguruan Tinggi Swasta). Sedangkan untuk perguruan tinggi swasta yayasan, sumber dana berasal dari yayasan.
Untuk perguruan tinggi negeri baik yang negeri murni maupun negeri Islam, sumber dana berasal dari World Bank. Untuk perguruan tinggi negeri, sumber dana berasal dari APBN, APBD, dan ABD (Asean Development Bank). Untuk perguruan tinggi negeri Islam, sumber dana berasal dari IDB (Islamic Development Bank).
Alur penerimaan sumber dana idealnya adalah perencanaan anggaran oleh masing-masing unit perguruan tinggi kemudian disalurkan kepada perguruan tinggi. dari perguruan tinggi akan disalurkan ke pengurus tiap perguruan tinggi. Misalnya dari perguruan tinggi swasta A akan disalurkan ke Kementrian Pendidikan dan PHP-PTS. Setelah melakukan verifikasi, PHP-PTS akan memutuskan apakah perguruan tinggi A akan mendapatkan hibah.
Setelah memperhitungkan mengenai biaya, faktor kedua yang perlu menjadi perhatian perguruan tinggi adalah SDM. SDM yang dibutuhkan untuk menunjang performa sistem informasi tentunya adalah SDM dengan kemampuan dan keterampilan IT yang baik. Dengan adanya kombinasi antara sistem informasi yang baik dan SDM yang terampil tentunya kinerja sistem ini akan maksimal.
