Teknologi berperforma tinggi dan reliabel yang diterapkan di pemerintahan dapat menjaga progres kemajuan sesuai dengan perencanaan. Sistem ini merupakan mesin pacu yang bekerja tepat di belakang produktivitas pekerja dan mewujudkan proses pemerintahan yang efektif; nantinya hal itu akan berujung pada kepuasan masyarakat.
Sama halnya dengan inovasi lain, penanganan TIK di dalam institusi tentu saja tidak mudah. Butuh waktu dan usaha ekstra supaya hasilnya sesuai dengan harapan di awal. Akan tetapi, dua poin itu pun tidaklah cukup, penerapan TIK yang padu mesti diimplementasikan sesuai dengan alur prosesnya.
Selama ini banyak yang mengira bahwa penerapan TIK hanya berupa instalasi software maupun hardware dan selanjutnya dianggap selesai begitu saja. Apabila hanya langkah itu yang ditempuh, pemerintah akan kesulitan dalam mendeteksi malfungsi yang terjadi di tengah operasional, atau bahkan sistemnya menjadi tidak berguna sama sekali. (Baca : Salah Paham tentang Layanan TIK )
Untuk menghindari kerugian yang potensial hadir di situ, ada alur khusus yang terdiri dari tiga check points utama yang harus dilalui: pengembangan, implementasi, dan tata kelola. Berikut Gamatechno paparkan secara singkat
Pengembangan
Langkah pertama untuk hal apapun yang berwujud teknologi selalu bermula dari pengembangan (exist). Tahapan persiapan ini nantinya digunakan untuk memastikan bahwa seluruh komponen yang akan “dirakit” dapat berkolaborasi secara simultan sehingga meminimalisir risiko.
Di pengembangan ini ada beberapa hal dasar yang harus dipastikan: infrastruktur, software, konten, dan sumber daya manusia (SDM).
- Infrastruktur berperan penting karena ini nantinya akan menjadi tulang punggung dari sistem TIK itu sendiri. Perangkat keras yang kurang baik akan berdampak pada rentannya sistem keamanan, ketidakmampuan menangani data yang akan diolah, hingga kemungkinan kerugian karena tidak memiliki dukungan pembaruan jangka panjang.
- Software akan menentukan apakah sistem yang nantinya dimiliki mampu bekerja dengan baik sesuai harapan atau malah merepotkan. Di era interoperabilitas seperti saat ini, kemampuan software untuk menjadi “satu pintu” menjadi salah satu standar baru. Pastikan bahwa nantinya piranti lunak yang ada tidak bekerja secara terpisah-pisah.
- Konten adalah yang membuat hardware dan software berguna. Secanggih apa pun piranti keras dan lunak yang dimiliki, tetapi kalau ternyata konten yang ada tidak bisa diproses atau bahkan berkualitas rendah, output-nya tentulah bakal mengecewakan.
- Sumber daya manusia adalah bagian integral. Kehadiran SDM yang paham betul tentang pengembangan hingga perawatan sistem TIK adalah keharusan. SDM yang handal tidak hanya membantu implementasi sistemnya, tetapi juga akan berdampak pada penghematan anggaran di tahun-tahun berikutnya.
Implementasi
Langkah kedua setelah pengembangan adalah implementasi (live). Ini adalah tahap di mana sistem yang dimiliki diujicobakan. Di tahap ini pemerintah akan mampu mengidentifikasi bagian mana saja yang sudah siap dan bagian mana yang masih butuh penyempurnaan. Di dalamnya terdapat empat hal dasar: pelatihan, simulasi, pendampingan, dan transfer knowledge.
- Pelatihan berkaitan erat dengan pengaplikasian sistem yang ada. Pemerintah memastikan bahwa setelah perangkat dirilis, hasilnya langsung fungsional karena tenaga-tenaga operasionalnya sudah siap.
- Simulasi adalah proyeksi keberhasilan. Sistem yang ada ditampilkan dalam versi percobaan dan diuji apakah masih ada bug dan sebagainya.
- Pendampingan dimaksudkan agar sistem dan operasionalnya terpantau dengan baik.
- Transfer knowledge adalah metode replikasi keahlian dan hal-hal penting lainnya. Ini bukan sekadar pelatihan sekali jalan, melainkan ada perencanaan tentang informasi apa yang akan diberikan sehingga pihak penerima merasa siap, produktif, inovatif, dan kompetitif.
Tata Kelola
Langkah ketiga adalah tata kelola (routine). Di sini wujud penerapannya lebih abstrak dari kedua langkah sebelumnya, yaitu: kebijakan, kewenangan, dan workflow.
- Kebijakan berisikan prinsip, aturan, dan arahan yang terformulasi atau diadopsi oleh institusi untuk mencapai target jangka panjang dan umumnya diterbitkan dalam bentuk cetak atau wujud lain yang mudah diakses.
- Kewenangan adalah sistem vital yang bersifat tersentralisasi untuk pengambilan keputusan sekaligus memaksakan dalam hal pelaksanaannya.
- Workflow berisikan pola yang dijalankan dan diulang-ulang dalam aktivitas institusi. Umumnya workflow berjalan sistematis yang berujung pada pengolahan material, menyediakan layanan, maupun memproses informasi.
Ada korelasi langsung antara penerapan TIK yang matang dalam organisasi/pemerintahan dengan penghematan biaya, efisiensi, dan skalabilitas. Sistem konvensional membutuhkan biaya yang mahal, tidak efisien, pun tidak mengakomodasi perkembangan skala sebuah institusi. TIK bisa menghasilkan efek yang sebaliknya. Untuk mencapai keberhasilan dalam penerapannya, penting bagi suatu pemerintahan untuk mengikuti panduan alur pengaplikasian yang dapat terukur dengan baik.
