• Home
  • Solusi Smart City Indonesia
  • Inquiry
  • About
Rabu, Januari 27, 2021
Gamatechno, Gamatechno Smart City, Smart City Indonesia
  • CARED+ for Covid19
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
  • CARED+ for Covid19
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education
No Result
View All Result
Blog Gamatechno
No Result
View All Result
Home Government

Solusi Pencarian Dokumen Surat dalam Pemerintahan dengan gtPLO

gtplo
0
SHARES
387
VIEWS
Share on FacebookShare on Twitter
ADVERTISEMENT

Instansi pemerintah identik dengan urusan persuratan seperti surat masuk, surat keluar, surat perjanjian dan surat-menyurat lainnya. Pemerintahan sebagai salah satu instansi yang besar di Indonesia seharusnya tidak lagi diribetkan dengan urusan pengarsipan dokumen surat. Tak terhitung ada berapa banyak surat setiap harinya yang harus dibuat, didistribusikan dan disimpan di kantor pemerintahan. (Baca : 4 Hal Ini yang Terjadi Bila Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik )

Cara pengarsipan surat-surat masih sering dianggap sepele dan cenderung dikesampingkan. Padahal, surat menjadi salah satu alat bukti sah yang bisa saja sangat dibutuhkan kedepannya. Setiap hari pertumbuhan surat-surat semakin besar dan semakin menumpuk di rak-rak. Butuh berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk mencari dokumen surat jika sewaktu-waktu diperlukan? Tentu akan cenderung wasting time alias buang-buang waktu.

Permasalahan lainnya yang bisa saja terjadi dalam sistem persuratan konvensional adalah kemungkinan terjadinya kebakaran, kebanjiran, gedung roboh atau kejadian tak terduga lainnya. Hal seperti ini juga sering dianggap remeh atau bahkan tidak pernah dipikirkan sama sekali. Padahal kejadian tak terduga tersebut bisa saja merenggut semua surat-surat penting di Instansi. ( Baca : 5 Alasan Kantor Harus Mulai Menggunakan Sistem Persuratan Digital )

gtPLO Jadi Produk Digitalisasi Dokumen Surat Masa Kini

soslusi paperless
Paperless Office

Apa itu gtPLO? Sebuah produk aplikasi yang dinamai gtPLO atau Gamatechno Paper-Less Office ini menjadi solusi masalah pengarsipan di Instansi Pemerintahan yang awalnya konvensional menjadi digital. Digitalisasi surat menyurat sangat penting diterapkan mengingat kebutuhan dokumen surat setiap harinya semakin besar dan sebagian besar bersifat urgency.

Lebih jauh tentang gtPLO, aplikasi ini dibuat untuk memudahkan urusan surat menyurat pemerintahan. Kemudahan yang bisa didapatkan antara lain seperti pencatatan surat-surat, manajemen surat masuk dan surat keluar, disposisi surat secara online serta kemudahan dalam pengarsipan. Semua kebutuhan surat menyurat dilakukan dalam format digital, termasuk pembuatan nomor surat. Anda tidak perlu membuang banyak waktu lagi untuk menemukan surat tertentu yang mendadak dibutuhkan.

5 Manfaat Menggunakan gtPLO di Instansi Pemerintahan

Ada banyak benefit yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi gtPLO. Manfaat-manfaat tersebut diantaranya:

1. Dokumen Surat Terdokumentasi dengan Baik
Dibanding dengan menggunakan cara pengarsipan manual, tentu gtPLO menawarkan kelebihan lebih banyak. Anda tidak lagi dibuat pusing dengan mencari surat tertentu diantara tumpukan kertas-kertas di rak pengarsipan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. gtPLO akan menyimpan dan mengarsipkan dokumen-dokumen surat secara rapi, terstruktur dan sesuai dengan klasifikasinya masing-masing. Sehingga pencarian dokumen pun jadi lebih mudah dan cepat dilakukan.

2. Manajemen Template Surat Keluar
gtPLO tidak hanya bermanfaat untuk menyimpan dokumen-dokumen surat saja, aplikasi ini juga bisa diandalkan untuk membuat template surat keluar secara otomatis. Dengan begini, tidak akan ada kesalahan format template surat keluar. Selain itu aplikasi ini juga memberikan kemudahan untuk membuat nomor surat secara otomatis sehingga dapat menghindari kesalahan input nomor surat

3. Monitoring Disposisi Surat
Dengan gtPLO, disposisi surat tidak lagi terbatas ruang dan waktu. Disposisi menjadi lebih mudah, praktis dan efesien untuk dilakukan. Anda juga bisa memonitoring disposisi surat yang dikirimkan, apakah surat sudah diterima, sudah dibaca ataukah sudah disetujui. Selain memonitoring disposisi surat yang dikirimkan, gtPLO juga dapat digunakan untuk mendisposisi surat yang diterima.

4. Menghemat Ruang, Waktu dan Biaya
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, gtPLO dibuat sebagai bentuk digital sebuah ruang pengarsipan. Tidak ada lagi rak-rak dan juga tumpukan-tumpukan kertas yang lama-kelamaan akan usang termakan waktu. Semua terdokumentasi dengan baik didalam sebuah sistem komputer. Tidak ada biaya tambahan yang diperlukan untuk perawatan ruang. Tidak perlu anggaran dana yang membengkak untuk operasional seperti printer, tinta printer, kertas HVS dan keperluan pendukung lainnya.

5. Transaksi Secara Online
Mengingat kemajuan pesat dalam hal teknologi informasi dan komunikasi, gtPLO juga bisa menjadi solusi untuk membuat suatu sistem yang saling tertintegrasi. Transaksi surat menyurat, misalnya untuk kepentingan negosiasi, penawaran, permintaan, perjanjian atau sekedar undangan bisa dilakukan dalam satu kali klik saja.

Pada intinya, aplikasi gtPLO dibuat untuk memberikan kemudahan dalam sistem pengarsipan dokumen surat di Instansi Pemerintahan. gtPLO secara optimal dikembangkan untuk mendukung program good governance demi menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik.

Tags: government solutiongtPloKelola Dokumen Kantor
ShareTweetPin
ADVERTISEMENT

Related Posts

pns wfh, administrasi Instansi Pemerintah
Government

Urusan Administrasi Instansi Pemerintah Tetap Berjalan Lancar Saat PNS Work From Home?

April 9, 2020
Kolaborasi, Komunikasi dan Surat Menyurat Digital dengan Solusi Smart Office
Smart Government

Kolaborasi, Komunikasi dan Surat Menyurat Digital dengan Solusi Smart Office

Februari 20, 2020
kemanan siber, cyber security, cyber security untuk perusahaan, kemanan data, kemanan siber perusahaan, tips cyber security
Tips&Trik

6 Langkah untuk Meningkatkan Keamanan Siber untuk Perusahaan Anda

Maret 10, 2020
implementasi tik, teknologi informasi komuniksai, pemerintahan tik, spbe, interoperabilitas
Government

Kesalahan dalam Implementasi TIK dan Cara Mengatasinya

Agustus 15, 2019
Next Post
go digital

“Go Digital” Jadi Strategi Optimalisasi Media Digital Pariwisata

Discussion about this post

Gamatechno Indonesia, PT

Video Gamatechno

Must Read

Wajib Tahu, Perbedaan antara Data Science, Big Data, dan Data Analytics
SmartTalk

Wajib Tahu, Perbedaan antara Data Science, Big Data, dan Data Analytics

by gtBlogger
November 5, 2019
0

Data di era digital diibaratkan seperti emas di dunia nyata. Ia bisa bernilai sangat tinggi sebab dapat dimanfaatkan untuk membaca...

Read more
Aplikasi Taksi online Gamatechno

Mengulas: Taksi berbasis aplikasi atau aplikasi berbasis taksi?

Maret 14, 2017
Belajar Strategi Internet Marketing di “Company Visit” Gamatechno

Belajar Strategi Internet Marketing di “Company Visit” Gamatechno

Mei 9, 2017
columbus smart city Indonesia

Smart City Indonesia: Belajar dari 9 Inovasi Columbus Ohio Menuju Smart City

Januari 10, 2017
Pantau Kondisi Ruas Tol Selama Mudik Dengan Aplikasi I-Toll

Pantau Kondisi Ruas Tol Selama Mudik Dengan Aplikasi I-Toll

Mei 28, 2019
  • Home
  • About
  • Privacy Policy
  • Contact

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

No Result
View All Result
  • CARED+ for Covid19
  • Smart Business
  • Smart Government
  • Smart Lifestyle
  • Smart Education

© 2019 Gamatechno Blog. All Rights Reserved

Login to your account below

Forgotten Password? Sign Up

Fill the forms bellow to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
This website uses cookies. By continuing to use this website you are giving consent to cookies being used. Visit our Privacy and Cookie Policy.