Instansi pemerintah identik dengan urusan persuratan seperti surat masuk, surat keluar, surat perjanjian dan surat-menyurat lainnya. Pemerintahan sebagai salah satu instansi yang besar di Indonesia seharusnya tidak lagi diribetkan dengan urusan pengarsipan dokumen surat. Tak terhitung ada berapa banyak surat setiap harinya yang harus dibuat, didistribusikan dan disimpan di kantor pemerintahan. (Baca : 4 Hal Ini yang Terjadi Bila Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik )
Cara pengarsipan surat-surat masih sering dianggap sepele dan cenderung dikesampingkan. Padahal, surat menjadi salah satu alat bukti sah yang bisa saja sangat dibutuhkan kedepannya. Setiap hari pertumbuhan surat-surat semakin besar dan semakin menumpuk di rak-rak. Butuh berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk mencari dokumen surat jika sewaktu-waktu diperlukan? Tentu akan cenderung wasting time alias buang-buang waktu.
Permasalahan lainnya yang bisa saja terjadi dalam sistem persuratan konvensional adalah kemungkinan terjadinya kebakaran, kebanjiran, gedung roboh atau kejadian tak terduga lainnya. Hal seperti ini juga sering dianggap remeh atau bahkan tidak pernah dipikirkan sama sekali. Padahal kejadian tak terduga tersebut bisa saja merenggut semua surat-surat penting di Instansi. ( Baca : 5 Alasan Kantor Harus Mulai Menggunakan Sistem Persuratan Digital )
gtPLO Jadi Produk Digitalisasi Dokumen Surat Masa Kini
Apa itu gtPLO? Sebuah produk aplikasi yang dinamai gtPLO atau Gamatechno Paper-Less Office ini menjadi solusi masalah pengarsipan di Instansi Pemerintahan yang awalnya konvensional menjadi digital. Digitalisasi surat menyurat sangat penting diterapkan mengingat kebutuhan dokumen surat setiap harinya semakin besar dan sebagian besar bersifat urgency.
Lebih jauh tentang gtPLO, aplikasi ini dibuat untuk memudahkan urusan surat menyurat pemerintahan. Kemudahan yang bisa didapatkan antara lain seperti pencatatan surat-surat, manajemen surat masuk dan surat keluar, disposisi surat secara online serta kemudahan dalam pengarsipan. Semua kebutuhan surat menyurat dilakukan dalam format digital, termasuk pembuatan nomor surat. Anda tidak perlu membuang banyak waktu lagi untuk menemukan surat tertentu yang mendadak dibutuhkan.
5 Manfaat Menggunakan gtPLO di Instansi Pemerintahan
Ada banyak benefit yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi gtPLO. Manfaat-manfaat tersebut diantaranya:
1. Dokumen Surat Terdokumentasi dengan Baik
Dibanding dengan menggunakan cara pengarsipan manual, tentu gtPLO menawarkan kelebihan lebih banyak. Anda tidak lagi dibuat pusing dengan mencari surat tertentu diantara tumpukan kertas-kertas di rak pengarsipan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. gtPLO akan menyimpan dan mengarsipkan dokumen-dokumen surat secara rapi, terstruktur dan sesuai dengan klasifikasinya masing-masing. Sehingga pencarian dokumen pun jadi lebih mudah dan cepat dilakukan.
2. Manajemen Template Surat Keluar
gtPLO tidak hanya bermanfaat untuk menyimpan dokumen-dokumen surat saja, aplikasi ini juga bisa diandalkan untuk membuat template surat keluar secara otomatis. Dengan begini, tidak akan ada kesalahan format template surat keluar. Selain itu aplikasi ini juga memberikan kemudahan untuk membuat nomor surat secara otomatis sehingga dapat menghindari kesalahan input nomor surat
3. Monitoring Disposisi Surat
Dengan gtPLO, disposisi surat tidak lagi terbatas ruang dan waktu. Disposisi menjadi lebih mudah, praktis dan efesien untuk dilakukan. Anda juga bisa memonitoring disposisi surat yang dikirimkan, apakah surat sudah diterima, sudah dibaca ataukah sudah disetujui. Selain memonitoring disposisi surat yang dikirimkan, gtPLO juga dapat digunakan untuk mendisposisi surat yang diterima.
4. Menghemat Ruang, Waktu dan Biaya
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, gtPLO dibuat sebagai bentuk digital sebuah ruang pengarsipan. Tidak ada lagi rak-rak dan juga tumpukan-tumpukan kertas yang lama-kelamaan akan usang termakan waktu. Semua terdokumentasi dengan baik didalam sebuah sistem komputer. Tidak ada biaya tambahan yang diperlukan untuk perawatan ruang. Tidak perlu anggaran dana yang membengkak untuk operasional seperti printer, tinta printer, kertas HVS dan keperluan pendukung lainnya.
5. Transaksi Secara Online
Mengingat kemajuan pesat dalam hal teknologi informasi dan komunikasi, gtPLO juga bisa menjadi solusi untuk membuat suatu sistem yang saling tertintegrasi. Transaksi surat menyurat, misalnya untuk kepentingan negosiasi, penawaran, permintaan, perjanjian atau sekedar undangan bisa dilakukan dalam satu kali klik saja.
Pada intinya, aplikasi gtPLO dibuat untuk memberikan kemudahan dalam sistem pengarsipan dokumen surat di Instansi Pemerintahan. gtPLO secara optimal dikembangkan untuk mendukung program good governance demi menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik.
