Pentingnya Sistem Pengelolaan Aset di Perguruan Tinggi

Saat ini, memiliki sebuah sistem pengelolaan aset yang baik menjadi lebih penting dibandingkan beberapa tahun sebelumnya. Munculnya fakta tersebut dikarenakan jumlah faktor yang terlibat dalam pengelolaan aset menjadi lebih banyak serta adanya keharusan untuk memiliki piranti pendukung pengelolaan aset yang layak.

Internal perusahaan harus mengerti betul semua lini yang berkaitan dengan asetnya. Sebab aset di sini mencakup benda fisik serta hal atau entitas yang memiliki potensi atau nilai bagi organisasi. Termasuk, dalam tulisan ini, pengelolaan aset di perguruan tinggi.

Dalam pemahaman sederhana, pengelolaan aset berarti memahami apa saja yang dimiliki oleh suatu institusi. Berkait tentang nilai aset, apa saja yang dibutuhkan untuk terus meningkatkan kualitas yang dimiliki, serta faktor apa saja yang terlibat di dalam pengelolaan aset.

Perguruan tinggi sebagai salah satu institusi strategis, harus memiliki fokus yang terintegrasi. Artinya, perguruan tinggi harus memiliki sebuah sistem database yang dapat menangani seluruh kebutuhan pengelolaan aset secara baik. Misalnya, pengelolaan aset tetap perguruan tinggi yang berupa ruangan dan fasilitas kampus. Sebuah pengelolaan aset yang baik akan mampu merangkum keseluruhan data ruangan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Contoh sistem yang telah berjalan dalam hal ini adalah gtAset. Di dalam gtAset terbaru yang dikembangkan di UGM, telah dilengkapi dengan fitur denah ruangan. Tidak hanya itu, apabila sebuah denah diklik, maka akan segera muncul keterangan lengkapnya. Hal tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan aset tidak hanya digunakan untuk mengelola data secara singkat, namun juga bisa sangat detail.

Sistem pengelolaan aset yang baik akan melacak dan menyimpan setiap detail dari perubahan yang dilakukan. Juga, sistem pengelolaannya dapat diatur agar tidak semua data bisa diakses bebas oleh semua kalangan. Tentu saja ada data yang hanya bisa diakses oleh beberapa orang, terutama untuk informasi khusus dan rahasia. Apabila hal ini berjalan dengan baik, maka dapat dipastikan bahwa keamanan aset dapat dipantau dengan mudah.

Melihat kompleksitas aset di perguruan tinggi saat ini, sudah seharusnya dilakukan pembaruan dari pengelolaan aset yang telah ada. Sebab, selain ruangan dan fasilitas, masih banyak aset penting lain yang perlu dikelola agar lebih sistematis, terkontrol, dan aman. (anas)