Dokumen surat menumpuk dan proses disposisi terhambat. Instruksi yang seharusnya bisa segera dilaksanakan terpaksa harus mundur karena tidak segera diterima oleh eksekutor lapangan. Sulitnya mencari dokumen surat yang dibutuhkan juga semakin memperburuk situasi. Penggunaan kertas yang terus bertambah juga semakin membebani keuangan institusi.
Masalah seperti ini cukup sering dialami oleh institusi-institusi besar. Sistem yang diterapkan terkadang tidak mampu mengimbangi pertumbuhan organisasi. Digitalisasi juga bukan hal yang mudah. Infrastruktur hingga tenaga profesional dibutuhkan untuk menjaga sistem agar tetap beroperasi dengan baik. Aplikasi surat menyurat memang sudah tersedia. Akan tetapi karakteristik institusi yang unik terkadang juga membutuhkan aplikasi yang dapat dikustomisasi.
Paperless Office gtPLO
Paperless office diciptakan untuk membantu mengeliminasi masalah-masalah di atas. Aplikasi ini meningkatkan efektivitas dan efisiensi surat menyurat dalam institusi. Manajemen surat hingga disposisi juga menjadi lebih efektif. Biaya penggunaan kertas yang cukup tinggi juga dapat ditekan. Salah satu aplikasi paperless office yang cukup handal mengatasi masalah seperti ini adalah gtPLO.
Solusi yang Ditawarkan gtPLO
Paperless office gtPLO memadukan kecepatan proses, keamanan data dan fasilitas yang lengkap dalam satu aplikasi yang dapat dikustomisasi. Institusi bisa memilih fasilitas apa saja yang dibutuhkan layaknya software tailor made. Untuk membantu meningkatkan efektivitas administrasi hingga komunikasi dalam satu institusi, gtPLO juga menawarkan segudang solusi yang meliputi:
- Pengarsipan surat secara digital
- Menghemat biaya operasional dengan mengurangi penggunaan kertas
- Disposisi secara real time di manapun dan kapanpun
- Proses pencarian dokumen surat yang lebih mudah dan cepat
- Memudahkan koordinasi
- Memudahkan pelacakan disposisi
Fitur gtPLO
| Manajemen Surat Masuk | Manajemen Surat Keluar |
|---|---|
| · Pengarsipan digital surat masuk · Disposisi online · Tracking disposisi surat · Cetak alur disposisi surat · Tanggapan/komentar disposisi surat |
· Pemilihan template surat · Pembuatan nomor surat otomatis · Approval surat oleh pimpinan · Pengarsipan digital surat keluar |
| Manajemen Laporan | Manajemen Sistem |
| · Cetak laporan surat masuk · Cetak laporan surat keluar · Cetak laporan agenda undangan · Cetak agenda undangan |
· Pengaturan Unit · Pengaturan akses Grup · Pengaturan Pengguna · Translasi |
| Dashboard | Notifikasi |
| · Jumlah surat masuk · Jumlah surat keluar · Jumlah surat disposisi · Jumlah undangan masuk · Jumlah undangan keluar |
· Notifikasi surat masuk/ terima disposisi · Notifikasi komentar · Notifikasi tentang prioritas disposisi · Notifikasi hal monitoring disposisi |
| Refrensi | Memo (Internal Pengguna) |
| · Jenis surat · Status surat · Jenis jabatan |
· Pengiriman memo · Disposisi Memo |
| Profil | Dukungan Mobilitas |
| · Ubah Password · Edit profil pengguna |
· Notifikasi via SMS · Notifikasi via email |
Fitur tingkat lanjut (PLO v.2.0)
• Base GTFW
• Draft surat keluar dan approval
• Integrasi surat antar pengguna
• SSO Gmail/Facebook
• Disposisi via email
• Integrasi antar unit pengguna
Add Ons
• Mobile Apps
Kemudahan dalam Kustomisasi Paperless office memang tidak hanya gtPLO. Akan tetapi dibandingkan dengan aplikasi serupa lainnya, gtPLO memiliki beberapa kelebihan yang cukup unik. Kelebihan tersebut meliputi:
Struktur organisasi antara satu institusi dengan institusi lain tidak selalu sama. Ada beberapa perbedaan di dalamnya. Kondisi unik seperti ini membutuhkan solusi yang fleksibel. Selain mudah diterapkan, solusi tersebut juga harus bisa disesuaikan dengan kondisi di lapangan. Kelebihan seperti ini dapat dijumpai di paperless office gtPLO. Dalam aplikasi ini, institusi dapat memilih fasilitas apa saja yang dibutuhkan dan menghemat pengeluaran.
- Dapat Diakses dari Manapun dan Kapan pun
Sistem informasi paperless office gtPLO dibangun di atas awan. Model komputasi cloud yang digunakan memberi banyak keuntungan bagi institusi, khususnya dalam mengakses fasilitas-fasilitas yang ada di dalam sistem. Selama ada komputer dan jaringan internet, fasilitas-fasilitas tersebut dapat diakses di manapun dan kapanpun. Meski demikian, gtPLO tetap mengutamakan keamanan data institusi dan menjaganya dari pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas.
- Tidak Perlu Membangun Infrastruktur
Dalam membangun sebuah sistem, salah satu komponen yang membutuhkan banyak suntikan dana adalah infrastruktur. Sistem tidak bisa bekerja tanpa adanya komputer server, basis data hingga peralatan jaringan. Gedung khusus dan tenaga ahli juga dibutuhkan. Akan tetapi semua itu tidak berlaku pada gtPLO. Aplikasi gtPLO sendiri dibangun di atas awan. Model komputasi berbasis cloud memungkinkan institusi untuk mendapatkan fasilitas yang dibutuhkan tanpa harus memiliki infrastruktur sendiri.
Paperless office gtPLO tidak hanya dibangun untuk memberi kemudahan kepada penggunanya. Sistem ini juga dibangun untuk menjawab kebutuhan institusi yang memiliki keterbatasan dana. Fitur kustomisasi memungkinkan institusi untuk memilih fasilitas yang akan digunakan dan membayar sesuai dengan penggunaan.
