Alasan Penting Memiliki Sistem Informasi Terintegrasi Untuk Perguruan Tinggi

Blog.Gamatechno.com – Apakah perguruan tinggi Anda terbuka terhadap perkembangan teknologi saat ini? Teknologi terbukti membawa banyak perubahan dan menawarkan berbagai keunggulan seperti: less paper, less time, less cash, less complexity.  Penggunaan sistem informasi jadi salah satu pemanfaatan teknologi yang sangat krusial di perguruan tinggi.

Sistem informasi adalah teknologi yang digunakan untuk mendukung operasi dan manajemen data. Dengan sistem informasi, pengolahan data dan pelayanan akademik di kampus menjadi semakin efektif dan efisien. Beberapa contoh sistem informasi yang dapat diaplikasikan di perguruan tinggi: sistem informasi akademik, beasiswa, SDM, alumni, dan keuangan.

Masing-masing sistem informasi memiliki fungsi yang spesifik terutama dalam penanganan data. Seperti sistem informasi akademik yang menangani data perkuliahan mahasiswa. Sistem keuangan yang mengurusi setiap data yang berhubungan dengan keuangan seperti SPP, biaya KKN, biaya wisuda. Selain itu ada pula sistem alumni yang berfungsi menghimpun data-data alumni.

Namun dalam praktiknya, sistem informasi di perguruan tinggi dikembangkan secara parsial oleh unit-unit di dalam perguruan tinggi. Pengembangan sistem dilakukan secara mandiri berdasar pada pemenuhan kebutuhan di unit tersebut. Hal ini menyebabkan perbedaan pada format database di satu unit dengan unit yang lain, bahkan dengan unit pusat di perguruan tinggi.  

Masalah Duplikasi Data Dalam Banyak Aplikasi

Masalah pun muncul ketika data pada masing-masing sistem informasi tidak saling terintegrasi. Disintegrasi antar sistem informasi dapat mengakibatkan terjadinya duplikasi data. Misalnya, pada sistem informasi keuangan mahasiswa A belum membayar SPP sehingga tidak bisa mengisi KRS. Tetapi karena adanya duplikasi data, mahasiswa A tersebut tetap dapat mengisi KRS di sistem informasi akademik. Atau kasus lain, seperti mahasiswa B belum menyelesaikan syarat SKS di sistem informasi akademik namun dapat mendaftar keanggotaan alumni di sistem informasi alumni. Belum lagi adanya upaya manipulasi data oleh oknum mahasiswa. Di beberapa tempat, oknum mahasiswa melakukan rekayasa bukti pembayaran yang tidak bisa dibedakan secara kasat mata. Sehingga oknum mahasiswa tersebut bisa lolos dari kewajiban membayar SPP dan dapat dengan mudah mengikuti ujian semester. Terbayang bagaimana kekacauan yang ditimbulkan dari data yang tidak terintegrasi?

Data merupakan hal yang sangat penting bagi perguruan tinggi. Setiap tahun terdapat ribuan data mahasiswa yang harus diolah. Maka dari itu, pengelolaan data harus mendapatkan perhatian khusus. Adanya duplikasi data membuat instansi harus mengeluarkan lebih banyak waktu, uang dan tenaga karena jumlah data yang dikelola berkali-kali lipat lebih besar. Penggunaan sistem informasi seharusnya mempermudah pekerjaan instansi, bukan justru menambah pekerjaan.

Integrasi Data Solusi Sistem Informasi Perguruan Tinggi

Dengan adanya beragam aplikasi yang digunakan di setiap unit, perlu adanya integrasi data antar aplikasi. Integrasi dapat diartikan adanya saling keterkaitan antara satu sistem dengan sistem yang lain. Integrasi data berarti masing-masing sistem informasi dapat berbagi basis data (sharing database) yang sama dalam waktu yang hampir bersamaan. Hal ini supaya tidak ada duplikasi data atau perbedaan data yang menimbulkan permasalahan seperti contoh kasus di atas

Gamatechno menghadirkan solusi integrasi data melalui Gamatechno Campus Suite (GCS). GCS merupakan sistem informasi akademik yang terintegrasi dan telah diimplementasikan di lebih dari 150 perguruan tinggi dari Sabang sampai Merauke.  GCS dibangun berdasarkan pengalaman Gamatechno menangani  berbagai macam bentuk perguruan tinggi dengan kebutuhan yang sangat unik, salah satunya adalah kebutuhan integrasi internal (antar unit di perguruan tinggi) dan integrasi eksternal (PD DIKTI atau Perbankan).

GCS dibangun secara modular, namun masing-masing modul saling terintegrasi dan mampu memberikan pengelolaan yang menyeluruh. GCS juga dikembangkan dengan konsep full technology fusion sehingga mampu diakses melalui berbagai macam platform dan siap untuk diintegrasikan dengan smartcard juga layanan sms.  

Image: Flydata.com