sistem persuratan elektronik

7 Alasan Pentingnya Penerapan Sistem Persuratan Elektronik di Pemerintahan

Blog.Gamatechno.com – Persuratan menjadi hal yang tak terlepas dari aktivitas keseharian instansi pemerintah. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah ataupun masyarakat, sehingga surat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas di instansi pemerintah.

Saat ini, persuratan di instansi pemerintah secara umum masih berjalan manual. Sementara hal tersebut tidak seimbang dengan intensitas persuratan yang makin tinggi dan menuntut kecepatan waktu.

Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses pencarian surat yang membutuhkan waktu lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di instansi pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika anggaran belanja membengkak untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas persuratan.

Selain hal itu, instansi pemerintah perlu menyiapkan ruangan dan pegawai khusus untuk menyimpan surat dan melakukan pendataan secara manual. Sudahkah Anda membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?

Mari berpikir sejenak. Pada saat ini, kecepatan menjadi hal sensitif dalam kinerja instansi pemerintah. Masyarakat telah merubah pola pandangnya. Makin cepat instansi pemerintah bekerja maka kinerja instansi tersebut semakin baik. Hal ini tentu menjadi sebuah sugesti bagi instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi kinerjanya. Selaras dengan masalah diatas, maka administrasi persuratan secara manual harus segera dicarikan solusinya.

Kemajuan teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari masalah diatas. Sistem Persuratan Elektronik menjadi solusi yang dapat diterapkan pada kondisi tersebut. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh bila menerapkan Sistem Persuratan Elektronik:

1. Pengarsipan Surat Secara Elektronik

Kini tidak perlu khawatir risiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat akibat menumpuknya dokumen surat atau kejadian diluar dugaan di kantor. Semua surat dapat diarsipkan secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan adanya Sistem Persuratan Elektronik.

2. Menghemat Anggaran Belanja

Menerapkan sistem elektronik pada persuratan dapat menghemat kertas untuk meng-copy disposisi dan mencetak surat. Apabila semua instansi telah menerapkan sistem elektronik dalam persuratan, maka ongkos kirim surat pun akan semakin berkurang. Alhasil, anggaran belanja untuk membeli kertas dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik.

3. Disposisi dimanapun dan kapanpun

Jika dulu pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan disposisi, kini dengan Sistem Persuratan Elektronik pimpinan dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi.

4. Mempercepat Pencarian Dokumen Surat

Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen surat akan muncul di layar komputer secara cepat.

5. Koordinasi Semakin Mudah

Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan staf untuk berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya.

6. Memudahkan Tracking Disposisi

Sampai dimana surat yang didisposisi? Apakah disposisi surat sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut dengan mudah dijawab dengan tracking disposisi.

7. Perkembangan Bisnis

Berdasarkan dari survey YouGov manajer dan direktur lebih menghemat 30% waktu saat menggunakan Sistem Persuratan Elektronik. 

Ketujuh manfaat tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja instansi pemerintah. Alhasil, konsep e-Government dapat berjalan dengan maksimal dan pemerintah dapat memberikan pelayanan publik yang maksimal kepada masyarakat.   

Sebagai penyedia jasa ICT, Gamatechno memberikan konsep Sistem Persuratan Elektronik dengan gtPaperless Office.

Code Heroes Merc

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*