Bisnis proses adalah inti dari perusahaan sekaligus sebuah mekanisme yang memastikannya tetap berjalan. Terganggunya bisnis proses ini bisa mengganggu jalannya perusahaan. Kondisi seperti ini jelas akan sangat merugikan. Untuk itu, digunakanlah teknologi yang dapat membantu mengawal jalannya perusahaan. Akan tetapi perusahaan juga harus bisa bergerak lebih cepat demi meningkatkan daya saingnya. Di sinilah peran ERP (Enterprise Resource Planning). Untuk alasan ini jugalah gtERP diciptakan.
Apa Itu gtERP
Semakin besar suatu organisasi bisnis, semakin banyak pula bisnis proses yang berjalan di dalamnya. Bahkan dalam satu proses bisnis bisa terdiri dari beberapa subproses yang turut berkontribusi dalam mencapai tujuan utamanya. Sistem konvensional tidak akan mampu mengatasi kerumitan seperti ini. Untuk itulah dibutuhkan ERP (Enterprise Resource Planning).
gtERP merupakan solusi ERP yang dibangun dengan tujuan untuk mempermudah pengelolaan karyawan, keuangan dan aktivitas lain dalam mengelola administrasi perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu mengatasi permasalahan yang muncul, khususnya yang terkait dengan bisnis proses perusahaan.
Solusi yang Ditawarkan gtERP
Besarnya bisnis proses suatu perusahaan tidak bisa diatasi hanya dengan satu sistem sederhana. Perusahaan membutuhkan sistem yang lengkap dan mampu mencakup seluruh bisnis prosesnya. Untuk memberi solusi menyeluruh, gtERP dibangun dari beberapa aplikasi yang meliputi:
1. gtHR
Aplikasi gtHR merupakan solusi yang dibangun untuk membantu mengelola data karyawan, termasuk mengelola waktu kerja, pencatatan proses mutasi, pengelolaan gaji, penghitungan pajak penghasilan hingga rekapitulasi kehadiran karyawan.
Aplikasi ini juga sudah mendukung pengelolaan basis data kehadiran karyawan berbasis finger print, barcode dan smart card yang kemudian mengintegrasikannya dengan sistem payroll karyawan. Hal ini membuat penghitungan gaji hingga waktu berakhirnya kontrak kerja karyawan menjadi lebih mudah.
Fitur gtHR
- Data Pegawai
- Data Personal
- Suami/Istri
- Anak
- Orang tua / Mertua
- Saudara
- Mutasi Pegawai
- Pangkat / Golongan
- Jabatan / Posisi Kerja
- Gaji
- Riwayat Pendidikan (studi lanjut, seminar dan pelatihan)
- Unit Kerja
- Payroll Pegawai
- Komponen Gaji
- Jamsostek
- THR
- PPH 21
- Perhitungan Gaji Karyawan
- Kehadiran
- Rekapitulasi Kehadiran Pegawai
- Lembur
- Cuti
- Pengelolaan Waktu Kerja
- Laporan
- Pegawai
- Cuti
- Izin
- Lembur
- Kehadiran
Keuntungan Menggunakan gtHR
- Mudah Diintegrasikan dengan Door Access Attendance System
gtHR sudah mendukung Door Access Attendance System baik melalui barcode scanner, finger print, door access card hingga smart card.
- Pengaturan Jam Kerja Harian dan Shift Menjadi Lebih Mudah
gtHR memungkinkan perusahaan untuk mengatur jam kerja dengan lebih mudah. Menentukan hari kerja normal, hari kerja pendek dan hari libur nasional menjadi lebih cepat sehingga dapat dijadikan sebagai acuan kehadiran karyawan.
- Mampu Mencatat Data Induk Pegawai Secara Lengkap
Semua data terkait dengan pegawai dapat dicatat ke dalam gtHR. Aplikasi ini juga dapat menyimpan data yang bersifat multiple, seperti data identitas, riwayat pendidikan, nomor telepon, email, rekening bank, hingga asuransi yang digunakan pegawai
- Layanan Mandiri Untuk Karyawan dan Manajemen
Dengan gtHR, karyawan dan manajemen dapat mencetak slip gaji, mengajukan cuti hingga memperbarui CV secara mandiri. Form lembur, cuti dan izin juga dapat disesuaikan dengan standar perusahaan.
- Multilevel Approval
Untuk memudahkan pengaturan level persetujuan pengajuan lembur, cuti, izin, work plan dan work order, gtHR juga telah dilengkapi dengan fitur multilevel approval.
- One Stop Services Untuk Seluruh Transaksi Pegawai
gtHR memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh transaksi kepegawaian untuk setiap pegawai yang terdaftar di perusahaan. Aplikasi ini juga telah terintegrasi dengan payroll untuk memudahkan angsuran pinjaman sesuai dengan aturan. Menentukan komponen dan formula gaji juga menjadi lebih mudah dan dinamis.
- Pengelolaan Data Mutasi yang Lengkap
gtHR memudahkan pengelolaan data mutasi hingga melakukan pelacakan secara historis. Fasilitas unggah file Surat Keputusan (SK) juga sudah tersedia sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan.
2. gtFinance
gtFinance adalah software yang didesain untuk mempermudah pengelolaan anggaran, keuangan dan akuntansi perusahaan. Aplikasi ini telah dilengkapi fitur pengaturan anggaran (budget control). Mulai dari proses perencanaan, penggunaan anggaran hingga pelacakan anggaran (budget tracking), semua dapat dilakukan dengan aplikasi ini. Selain itu, gtFinance juga telah dilengkapi dengan fitur pembuatan jurnal dan laporan secara otomatis.
Fitur gtFinance
- Penganggaran (Budgeting) yang meliputi perencanaan anggaran, anggaran awal dan persetujuan
- Penyesuaian dan modifikasi CoA (chart of account)
- Transaksi dan persetujuan (approval)
- Transaksi harian
- Permintaan pembelian (Purchase Request)
- Pesanan pembelian (Purchase Order)
- Klaim pembayaran
- Uang panjar (Cash Advance)
- Akun hutang (Account Payable)
- BKK (Bukti Kas Keluar)
- BKM (Bukti Kas Masuk)
- Pembuatan jurnal (Journaling)
- Buku Besar
- Posting Transaksi
- Laporan Keuangan
Keuntungan Menggunakan gtFinance
- Support Multicurrency dan Virtual Account
Transaksi perusahaan tidak selalu dilakukan dengan mata uang dalam negeri. Begitu juga dengan penggunaan uang tunai. Terkadang transaksi juga dilakukan melalui virtual account. Untuk itulah gtFinance mendukung multicurrency dan virtual account.
- Mencatat Transaksi Keuangan dengan Rapi
Semua transaksi keuangan, baik itu pemasukan, pengeluaran hutang dan piutang hingga approval tercatat dengan rapi, konsisten dan terkodifikasi berdasarkan jenis transaksinya. Sistem juga memiliki klasifikasi transaksi keuangan sehingga memudahkan pengelolaan beberapa jenis transaksi dalam perusahaan baik dengan menggunakan BKK, CA dan pembelian (PO) untuk pengelolaan transaksi pengeluaran ataupun menggunakan BKM dan penjualan untuk pengelolaan transaksi pemasukan.
gtFinance juga dapat mencatat bukti berkas transaksi dan menyimpannya ke dalam sistem sehingga menekan risiko kehilangan berkas yang biasa terjadi pada hardcopy.
- Mampu Mencetak Faktur Penjualan dan Bukti Transaksi Lainnya
Untuk keperluan administrasi, gtFinance dapat mengeluarkan cetak faktur penjualan, invoice, kuitansi, buku hutang dan buku piutang.
- Tidak Ada Batas Jumlah Transaksi ataupun Akun
Software gtFinance tidak membatasi jumlah transaksi yang dapat disimpan ke dalam sistem, begitu juga dengan jumlah akun. Pengguna dapat menyimpan transaksi ataupun akun sebanyak apapun sesuai dengan kebutuhan.
- Mampu Mencatat Rekam Jejak Setiap Transaksi
Transaksi baru hingga perubahan data terpantau dengan baik. Aplikasi gtFinance mencatat setiap perubahan yang terjadi baik waktu hingga pengguna yang melakukan pencatatan transaksi. Semua itu dilakukan untuk memudahkan proses pelacakan pencatatan.
- Membuat Jurnal Secara Otomatis
gtFinance telah dilengkapi dengan fitur auto-journaling yang memungkinkan pembuatan jurnal secara otomatis. Fitur ini memudahkan kinerja akuntan dan bagian keuangan. Adanya pengaturan skenario jurnal juga membuat seluruh jurnal yang dibuat oleh sistem sesuai dengan transaksi yang sebenarnya.
- Fitur Sekali Posting
Dengan adanya proses sekali posting untuk seluruh laporan keuangan, pengguna tidak perlu lagi menghitung posisi keuangan secara manual untuk setiap laporan yang ada.
- Mampu Mencetak Laporan Keuangan
Sistem gtFinance dapat mengeluarkan output laporan keuangan standar dan versi cetak (PDF ataupun Excel) untuk kepentingan pelaporan administratif maupun audit perusahaan.
3. gtGA
gtGA merupakan aplikasi yang didesain untuk membantu pengelolaan administrasi perusahaan. Aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fitur pengelolaan mitra kerja (vendor), penilaian vendor, penyederhanaan proses pengadaan (procurement), pencatatan surat masuk dan keluar, pencatatan peminjaman fasilitas dan ruang hingga pencatatan penerimaan invoice.
Aplikasi gtGA menyederhanakan pengelolaan administrasi di perusahaan dan mengurangi penggunaan kertas. Ini selaras dengan gerakan perubahan menuju green company (perusahaan ramah lingkungan).
Fitur gtGA
- Pengelolaan mitra kerja (vendor)
- Pengelolaan pengadaan barang (tender, semi tender, direct appointment)
- Pengelolaan rencana perjalanan dinas
- Pengelolaan TAF (jadwal, pemesanan tiket dan hotel)
- Pencatatan pengiriman paket dan surat
- Pencatatan peminjaman mobil kantor
- Pengelolaan taxi voucher
- Pengelolaan ATK (Alat Tulis Kantor)
- Pencatatan penggantian ongkos parkir
- Pencatatan penerimaan invoice
Keuntungan Menggunakan gtGA
- Mempermudah Pengelolaan Bangunan Kantor
Software gtGA membuat segala hal yang berkaitan dengan manajemen perawatan kantor menjadi lebih mudah. Ini juga termasuk dalam pengadaan barang maupun pengelolaan ATK (Alat Tulis Kantor).
- Mempermudah Proses Pengurusan dan Penggunaan Kendaraan Kantor
Pencatatan penggunaan kendaraan kantor tidak hanya dilakukan untuk tujuan administrasi. Ini juga dilakukan untuk membantu mengelola kendaraan hingga membantu proses pengambilan keputusan strategis. Dengan gtGA, hal tersebut bisa dilakukan dengan lebih mudah.
- Menertibkan Penanganan Surat
Penanganan surat yang baik berawal dari pencatatan yang baik, mulai dari sisi nomor, tanggal surat dan hal-hal terkait lainnya. Dengan software gtGA, keluar masuknya surat tidak hanya tercatat dengan baik. Semua itu juga dapat dilacak dengan cepat dan mudah.
- Memudahkan Manajemen Perjalanan Dinas
Mulai dari jadwal, rute hingga biaya, gtGA dapat mencatat semuanya dengan baik. Aplikasi gtGA juga dapat membantu meningkatkan efektivitas perencanaan hingga realisasi perjalanan bisnis. Selain itu, aplikasi ini juga sudah terintegrasi dengan software gtEnterprise HR (penggunaan fitur TAF / Travel Allowance Fund) untuk perjalanan dinas.
- Mencetak Laporan dengan Mudah
Semua fitur yang ada pada gtGA sudah dilengkapi dengan fitur cetak laporan yang disajikan dalam periode harian, bulanan hingga tahunan baik dalam format cetak xls, csv maupun pdf.
4. gtAsset
Aplikasi gtAsset menghadirkan solusi pencatatan dan pengelolaan aset tetap (fix asset) seperti gedung, ruang beserta inventaris yang ada di dalamnya dan membuat semuanya menjadi lebih mudah.
Keuntungan Menggunakan gtAsset
- Melacak (tracking) Lokasi Barang Inventaris Lebih Mudah
gtAsset memudahkan perusahaan dalam melacak inventaris kantor. Dengan aplikasi ini, inventaris kantor akan lebih terpantau.
- Merekam Sejarah Perpindahan Aset
Informasi tentang perpindahan aset tercatat dengan baik dengan gtAsset. Saat dibutuhkan, perusahaan dapat melacaknya dengan mudah dan mencegah hilangnya aset-aset berharga.
- Merekam Sejarah Perawatan (Maintenance History)
Informasi mengenai sejarah perawatan aset sangat membantu dalam menentukan waktu perawatan berikutnya serta mengonfirmasi biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. Aplikasi gtAsset dapat mencatat semua itu dengan rapi.
- Merekam Kondisi Barang
gtAsset memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan secara detail, termasuk mencatat kondisi barang apakah dalam kondisi baik atau sudah rusak.
- Merekam Nilai Asset
Nilai aset perusahaan dapat dicatat secara lengkap dengan gtAsset. Dengan fitur ini, perusahaan bisa mengetahui berapa nilai beli aset hingga nilai saat ini. Data-data tersebut akan membantu perusahaan menilai perkembangan atau penyusutan aset yang dimiliki.
5. gtInventory
Aktivitas keluar masuknya inventaris barang non-asset dari gudang membutuhkan pemantauan yang ketat. Aplikasi gtInventory dapat membantu proses pencatatan tersebut dengan cermat. Semua transaksi tercatat dengan rapi, khususnya untuk barang-barang yang bersifat non-asset.
Keuntungan Menggunakan gtInventory
- Merekam Semua Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dengan gtInventory, semua pemesanan barang baik kepada suplier ataupun cabang (gudang) milik perusahaan dapat dicatat secara lengkap. Pencarian informasi pemesanan juga dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
- Merekam Penerimaan Barang
Barang yang masuk ke gudang, baik itu barang baru ataupun barang retur semuanya memerlukan pencatatan yang rapi. gtInventory dapat mencatat semua itu dan mengelompokkannya secara terstruktur.
- Pencatatan Transaksi Non-PO (Purchase Order)
Selain mencatat transaksi pemesanan barang (purchase order), gtInventory juga telah dilengkapi fitur pencatatan transaksi non-PO yang dilakukan oleh perusahaan.
- Mendukung Penggunaan Satuan Ganda pada Barang Non-Asset
Barang yang dapat dihitung dengan beberapa jenis satuan sekaligus terkadang menyulitkan perusahaan dalam memastikan jumlah barang inventaris yang dimiliki. Aplikasi gtInventory memungkinkan penggunaan satuan ganda untuk membantu hal tersebut dan meminimalisir kesalahpahaman.
- Membantu Menghindari Penumpukan Barang Lama
Fitur FIFO (First In First Out) pada gtInventory membantu memastikan barang keluar berdasarkan urutan kode batchcode dan tanggal masuknya.
6. gtCRM
gtCRM adalah aplikasi CRM (Customer Relationship Management) yang dibuat untuk memudahkan pengelolaan pelanggan, mitra bisnis dan prospek perusahaan. Aplikasi ini ditujukan untuk memberikan pertimbangan kepada eksekutif perusahaan terkait proyek yang sedang atau akan dilaksanakan.
Keuntungan Menggunakan gtCRM
- Membantu Perusahaan Mengenali Pelanggan Lebih Dalam
Kesetiaan pelanggan terbangun atas dasar hubungan yang erat. Dengan gtCRM, perusahaan dapat mengenali pelanggan lebih dalam dan lebih memahami apa yang mereka butuhkan.
- Memperkuat Hubungan dengan Pelanggan
Hubungan yang kuat antara perusahaan dan pelanggan dapat membawa keuntungan jangka panjang. Loyalitas pelanggan juga berangkat dari kedekatan yang terjalin. Dengan gtCRM, perusahaan dapat memperkuat hubungan dengan pelanggan dalam berbagai aspek.
- Meningkatkan Penjualan
Loyalitas pelanggan yang tetap terjaga akan membawa banyak keuntungan bagi perusahaan. Loyalitas pelanggan tidak hanya meningkatkan potensi pembelian berulang. Dengan loyalitas pelanggan ini jugalah perusahaan dapat meningkatkan penjualannya. Semua itu bisa didapatkan berkat pemanfaatan aplikasi gtCRM.
- Membantu Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
gtCRM membantu pengelolaan help desk agar lebih efektif. Peningkatan layanan seperti ini akan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan.
7. gtDashboard
Semua data yang disimpan dan dikelola dalam Gamatechno Enterprise Suite dapat diakses dengan mudah lewat gtDashboard. Aplikasi ini dapat menampilkan semua data yang dibutuhkan tanpa harus mengakses setiap aplikasi yang ada di gtERP. Dengan kemudahan yang ditawarkan gtDashboard, eksekutif perusahaan dapat membuat keputusan dengan lebih cepat.
Keuntungan Menggunakan gtDashboard
- Dapat Menampilkan Laporan dalam Bentuk Tabular Ataupun Grafik
Pengguna gtDashboard dapat memilih untuk menampilkan semua data yang ada baik dalam bentuk tabular ataupun grafik demi mendapatkan pemahaman lebih cepat dan akurat.
- Mencetak Laporan ke Printer Secara Instan
Laporan yang telah di-generate dengan aplikasi gtDashboard dapat langsung di cetak ke printer ataupun ke bentuk file lain seperti XLS atau PDF.
