SPBE adalah penyelenggaraan pemerintah yang memanfaatkan sistem teknologi informasi dan komunikasi (TIK) guna memberikan layanan kepada pengguna. Sedangkan pengguna yang dimaksud di sini adalah semua pemangku kepentingan yang memiliki akses langsung ke SPBE. Kebijakan ini tertuang dalam Peraturan Menteri (Permen) Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) Nomor 5 Tahun 2018.
Di dalam SPBE tahapan evaluasi merupakan yang paling penting. Di tahapan ini, Instansi Pusat maupun Pemerintah Daerah harus memenuhi tahapan: Perencanaan, yang mencakup persiapan instrumen evaluasi, mempersiapkan tim evaluator, sekaligus melakukan sosialisasi evaluasi; Pelaksanaan, yang berisikan pengumpulan data dan penilaian melalui bentuk evaluasi dokumen, wawancara, dan/atau observasi lapangan; serta Pelaporan, tahapan ini diisi dengan penyusunan hasil penilaian dan rekomendasi perbaikan. ( Klik laman berikut untuk Pelatihan Tata Kelola TIK )
Di tahap perencanaan, aktivitas yang dilakukan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Membentuk tim evaluator eksternal, di bagian ini Menteri menetapkan anggota tim evaluator eksternal dengan penanggung jawab berasal dari Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana;
- Menentukan lokus penilaian, di sini Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana melakukan pemilihan dan menentukan instansi mana yang ditetapkan sebagai lokus evaluasi SPBE, nantinya pilihan ini akan ditetapkan oleh Menteri;
- Menyusun rencana evaluasi;
- Melaksanakan sosialisasi evaluasi SPBE.
Selanjutnya, di tahap pelaksanaan, tahapan ini dimulai dari proses evaluasi mandiri yang dilakukan oleh tim evaluator internal. Setelah selesai oleh tim internal, berikutnya dilanjutkan dengan aktivitas evaluasi eksternal. Di bagian evaluasi mandiri, yang dilakukan antara lain:
- Responden dari unit kerja terkait memberikan jawaban, penjelasan, dan bukti pendukung atas pertanyaan dari evaluasi SPBE.
- Tim evaluator internal mengumpulkan data dari responden atas jawaban, penjelasan, dan bukti pendukung dengan menggunakan metode pelaksanaan di bawah ini:
a. Evaluasi dokumen, yaitu melakukan evaluasi berdasarkan dokumen yang disampaikan oleh responden.
b. Wawancara, yaitu melakukan wawancara dengan responden untuk mendapatkan penjelasan yang lebih rinci.
c. Observasi lapangan, yaitu melakukan pengamatan secara langsung di unit kerja responden untuk verifikasi dan validasi jawaban atas hasil evaluasi dokumen dan wawancara.
Demi memperoleh kualitas penilaian yang lebih baik, tim evaluator internal diharapkan mampu menggunakan kombinasi beberapa metode di atas.
Setelah itu, tim evaluator internal diminta untuk merumuskan penilaian setiap indikator berdasarkan informasi dari hasil pengumpulan data. Selanjutnya, Tim evaluator internal melalui pelaksana entri data (operator) memasukkan hasil penilaian setiap indikator termasuk penjelasan dan bukti pendukung ke dalam aplikasi evaluasi SPBE secara daring (online). Apabila tidak memungkinkan dilaksanakan demikian, tim evaluator internal dapat memasukkan hasil penilaian setiap indikator dan penjelasan ke dalam kuesioner, serta menyertakan bukti pendukung.
Berikutnya, Tim evaluator internal mengirimkan hasil evaluasi mandiri kepada penanggung jawab (supervisor) untuk mendapatkan persetujuan atas penilaian setiap indikator melalui aplikasi Evaluasi SPBE secara daring. Apabila tidak memungkinkan dilaksanakan demikian, tim evaluator menyusun laporan hasil evaluasi mandiri dengan persetujuan dari penanggung jawab (supervisor) dan mengirimkannya kepada Sekretaris Kementerian atau Lembaga atau Daerah atau pejabat yang memimpin unit sekretariat. Nantinya, pejabat pemimpin unit sekretariat akan mengirimkan berita acara yang menyatakan bahwa lembaga terkait telah melaksanakan evaluasi mandiri.
Tahapan terakhir adalah pelaporan yang berfokus pada kegiatan tim evaluator eksternal di mana mereka akan menyusun laporan akhir yang mencakup seluruh aktivitas pada tahap perencanaan dan tahap pelaksanaan. Nantinya, hasil penyusunan ini yang berwujud laporan hasil evaluasi eksternal akan disampaikan kepada Menteri. Setelah itu, hasil evaluasi eksternal disampaikan ke setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah agar dapat dipergunakan sebagai acuan perbaikan pelaksanaan SPBE. ( Kunjungi Laman berikut untuk Perancangan Masterplan TIK )
