Mudah dan Efektif, Berikut Tips dan Trik Pengelolaan Invoice

Mudah dan Efektif, Berikut Tips dan Trik Pengelolaan Invoice

Urusan penagihan terkadang bisa menjadi perkara yang cukup rumit. Tidak sedikit dilema yang dirasakan. Namun jika urusan penagihan ini tidak lancar, bisnislah yang akan menjadi korban. Pengelolaan invoice yang baik dibutuhkan untuk mengantisipasi masalah seperti ini. Akan tetapi bagaimana cara mengelola invoice yang baik?

1. Buat invoice mudah dimengerti

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Ada beberapa kaidah yang harus dipenuhi saat membuat invoice. Meski demikian, invoice yang dibuat harus mudah dimengerti. Setidaknya poin utama tagihan bisa dipahami oleh pembeli.

Cantumkan informasi barang ataupun jasa yang diberikan secara jelas. Tuliskan detailnya secara singkat lengkap dengan jumlah dan harga satuannya jika memang diperlukan. Informasi yang diberikan memang harus lengkap. Meski demikian, informasi tersebut sebaiknya juga fokus pada poin-poin pokok tagihan.

2. Kirim invoice secepat mungkin

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Semakin cepat invoice dikirimkan, semakin cepat tagihan tersebut dibayarkan. Untuk itu, pastikan untuk segera membuat dan mengirim invoice setelah pekerjaan selesai dikerjakan ataupun setelah barang diterima oleh pelanggan. Cara ini bisa membantu menekan risiko keterlambatan pembayaran tagihan.

3. Buat catatan untuk membantu melacak invoice yang dikeluarkan

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Untuk setiap invoice yang dikeluarkan, pastikan ada catatannya. Memiliki daftar invoice ataupun daftar tagihan akan sangat membantu dalam pengelolaan invoice. Ini akan membantu melacak setiap tagihan yang dimiliki perusahaan. Jika ada tagihan yang belum dibayar, hal tersebut dapat diketahui dengan mudah. Tindakan yang tepat juga dapat diambil lebih cepat.

4. Berikan batas pembayaran

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Pengelolaan invoice tidak terbatas pada bagaimana membuat invoice. Agar tagihan dibayar tepat pada waktunya, pelaku bisnis atau divisi yang mewakili urusan penagihan juga harus memberi tenggat waktu pembayaran secara jelas.

Tenggat waktu ini harus disesuaikan dengan kesepakatan sebelumnya. Diskusikan hal tersebut dengan calon pembeli sebelum mulai mengirimkan barang atau hasil kerja. Jika tenggat waktu tersebut dibuat atas kesepakatan bersama, pembeli juga akan berusaha untuk memenuhi tanggung jawabnya tepat waktu.

Selain memberi tenggat waktu pembayaran, jangan lupa juga untuk memberi semacam hukuman jika pembayaran sampai terlambat. Ini perlu dilakukan untuk menekankan bahwa tagihan tersebut harus dibayar tepat waktu.

5. Jangan sungkan mengingatkan akan tagihan

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Mengingatkan pelanggan akan tagihan yang menjadi tanggung jawabnya tidak hanya dilakukan saat tenggat waktu pembayaran sudah terlewati. Sebaliknya, ini harus dilakukan sebelum tenggat waktu. Setidaknya ingatkan pelanggan satu hari sebelumnya. Sampaikan juga insentif yang akan diperoleh jika membayar sebelum batas waktu yang telah ditentukan. Ini bisa mendorong pelanggan untuk membayar tagihan lebih cepat.

6. Beri insentif untuk pembayaran lebih awal

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Pembeli suka dengan insentif. Jadi berikan itu jika mereka melakukan pembayaran lebih cepat dari tenggat waktu. Wujud insentif yang diberikan bisa beragam. Insentif ini bisa berupa potongan harga atau bahkan hadiah langsung.

Memberi insentif seperti ini bisa menjadi trik pengelolaan invoice yang cukup ampuh. Cara ini akan meningkatkan motivasi pembeli agar membayar lebih cepat. Jika tagihan dibayar lebih cepat, operasional bisnis juga lebih lancar.

7. Beri denda untuk keterlambatan pembayaran

format invoice tagihan, format invoice, invoice online, invoice penagihan, aplikasi invoice gratis

Tenggat waktu harus mengikat dan mendorong pelanggan untuk membayar tagihan tepat waktu. Namun jika tidak ada denda, tenggat waktu yang diberikan jadi tidak bernilai. Untuk itu, pastikan untuk memberlakukan sistem denda. Informasikan hal tersebut kepada pelanggan bersamaan dengan pemberian invoice. Satu hal yang tidak kalah penting, pastikan pelanggan memahami sistem denda yang diberlakukan.

Untuk membantu pengelolaan invoice, dibutuhkan alat yang tepat. Anda bisa memanfaatkan software pengelolaan tagihan untuk itu. Software ini akan membantu Anda membuat invoice lebih cepat dan mengelolanya lebih baik. Fitur notifikasi via SMS dan email juga sudah tersedia. Begitu juga dengan fitur payment reminder yang akan membantu memastikan tagihan dibayar tepat waktu.

Yang Menarik Lainnya
Leave a comment