Pentingnya Tracking Disposisi Surat dalam Pemerintahan

Disposisi surat secara harfiah diartikan sebagai suatu catatan berupa tanggapan, instruksi maupun saran yang memiliki tujuan spesifik. Dalam konteks pemerintahan, disposisi surat sudah menjadi lalu lintas yang setiap hari dilakukan. Disposisi sendiri berbicara mengenai pendapat dari seorang penjabat terkait urusan yang termuat secara tertulis dalam sebuah surat, meliputi urusan kepentingan dinas, bisnis, organisasi, pendidikan dan keperluan lainnya. Sehingga pada hakikatnya, disposisi membutuhkan tanda tangan atau paraf asli sebagai tanda sahnya.

Pada intinya, disposisi surat merupakan petunjuk tentang tindak lanjut suatu surat masuk. Oleh karena itu, disposisi surat umumnya memiliki sifat segera yang artinya harus segera ditindak lanjuti. Disposisi penting untuk disegerakan mengingat tujuannya agar staf atau pegawai dapat menyelesaikan suatu urusan atau pekerjaannya dengan cepat sesuai yang dikehendaki pimpinan. (Baca : Hindari 5 Masalah Surat-menyurat Ini Untuk Wujudkan Good Governance )

Alur disposisi dimulai dari seorang pegawai yang mengajukan kepada pihak administrasi. Bagian admin yang nantinya akan membuatkan lembar disposisi yang umumnya berisi kode, indeks, nomor urut dan data-data penting surat. Selanjutnya distribusi surat atau disposisi surat biasanya dilakukan sekretaris atau bagian admin instansi untuk diantarakan langsung kepada pimpinan.

Jika hanya satu disposisi, mungkin tidak akan menjadi masalah. Bagaimana jika ada puluhan disposisi surat yang harus segera diurus dalam hari yang sama? Padahal disposisi surat perlu dilakukan monitoring, apakah sudah diterima, sudah dibaca atau sudah disetujui. Haruskan seorang sekretaris atau admin bolak-balik keruang pimpinan hanya untuk monitoring disposisi? Mari kita bahas lebih lanjut.

Seberapa Penting Tracking Disposisi?

Melihat penjelasan sebelumnya, memang bisa diakui sistem di instansi pemerintahan kita masih belum sepenuhnya memanfaatkan peran IT untuk monitoring disposisi secara digital. Masih banyak yang menggunakan cara konvensional untuk mendistribusikan disposisi surat. Alhasil, tracking disposisi pun juga dilakukan secara manual dengan mendatangi ruang pimpinan secara langsung.

Tidak salah jika cara konvensional seperti itu digunakan dalam lingkup instansi yang kecil. Namun sangat disayangkan jika di instansi pemerintahan yang besar masih menganggap cara tersebut adalah hal yang lumrah. Karena, demi mewujudkan tata kelola sistem pemerintahan yang baik, seharusnya peran teknologi informasi dan komunikasi mulai ditumbuhkan dan dikembangkan lebih cepat di internal kantor pemerintahan.

Disposisi seharusnya sudah bukan lagi menjadi pemicu masalah internal pemerintah. Misalnya ada keterlambatan tindak lanjut disposisi, ketidaktahuan status disposisi atau malah tidak tahu posisi disposisi. Hal-hal seperti itu bisa menjadi salah satu permasalahan persuratan di intansi pemerintahan.

Tracking disposisi secara digital sangat penting dilakukan mengingat kemudahannya dalam memonitoring posisi disposisi surat. Sekretaris atau admin instansi tidak perlu lagi mondar-mandir ke ruang pimpinan untuk menyerahkan disposisi surat. Belum lagi jika ada masalah surat yang tidak terbaca, surat selip, surat hilang atau masalah lainnya.

Digitalisasi dalam tracking disposisi menjawab permasalahan persuratan di instansi pemerintahan. Semua data tersimpan dalam database yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Disposisi surat bisa dilakukan meskipun pimpinan sedang tidak berada di kantor. Ini bisa meminimalisir keterlambatan tindak lanjut disposisi. (Baca : Alasan Pentingnya Penerapan Sistem Persuratan Elektronik di Pemerintahan )

Selain dari sisi sistem yang lebih mudah, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam tracking disposisi juga turut memberi kemudahan dalam mengakses layanan bagi pengguna. Admin tidak lagi merekap satu-satu surat keluar, surat masuk dan disposisi surat secara manual. Karena tracking disposisi secara digital akan secara otomatis tersimpan dalam database komputer. Misalnya, Anda dapat memonitoring jumlah disposisi yang sudah terkirim, sudah dibaca dan sudah disetujui. Jika ada kesalahan sekalipun, disposisi surat bisa dilakukan perbaikan sedini mungkin.

Lebih dari itu, tracking disposisi secara digital tidak hanya bisa diakses melalui PC atau komputer saja, namun juga bisa diakses melalui ponsel, iPad, tablet dan perangkat komunikasi lainnya. Sehingga monitoring bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja.

Setelah melihat pembahasan diatas, dapat disimpukan bahwa tracking disposisi secara digital sangat penting dilakukan demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan mempercepat proses tindak lanjut. Saat ini sudah tersedia sistem disposisi surat secara database atau elektronik yang bisa Anda gunakan.