Apa saja fungsi dan tugas general affair staff di perusahaan? Yuk simak 4 tugas utama staff GA yang sangat penting dalam membantu operasional perusahaan agar tetap berjalan optimal.
Agar sistem kerja perusahaan bisa berjalan lancar, perusahaan akan membagi-bagi divisi sesuai keahlian dan tugasnya. Bila divisi HRD akan berfokus pada sumber daya manusia, divisi General Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional perusahaan secara menyeluruh.
Bisa dikatakan, staff general affair merupakan partner HRD demi kelancaran operasional SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, hingga membina hubungan internal dan eksternal perusahaan.
Meski sekilas kerjanya tampak remeh, divisi General Affair yang solid dan handal tetap diperlukan demi berkembangnya perusahaan.
Biasanya divisi yang juga biasa disebut General Affair ini tergabung dengan HRD maupun menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian. Tapi bila perusahaannya merupakan perusahaan berkembang dan skala sudah cukup besar, General Affair sebaiknya tidak digabungkan dengan divisi lain.
Sebab jelas bahwa keduanya memiliki peranan berbeda dan dikhawatirkan dapat menyebabkan adanya tumpang tindih dalam penyelesaian tugas kerja. Lantas, apa saja tugas utama seorang General Affair?
Tugas General Affair atau Staff GA
Meski tugas General Affair bisa jadi akan berbeda tergantung jenis perusahaannya, berikut empat tugas utama mereka.
1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset Perusahaan
Seperti yang disebutkan di atas, jika HRD berperan dalam pengelolaan dan pengembangan SDM perusahaan, maka tugas General Affair lebih kepada pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan.
Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas yang dapat mendukung pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair harus bisa menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan diprioritaskan.
Seperti contohnya dalam perusahaan manufaktur, tugas general affair staff mulai dari menangani proses pengadaan kendaraan dinas, menangani proses pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll) hingga pemasangan internet atau wifi.
Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas memastikan semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Bertanggung jawab dalam perawatan gedung kantor sampai memastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja karyawan.
2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran
Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.
Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang tidak terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.
Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli membuat prioritas mana barang yang harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.
Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.
3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general affair kerap menjadi wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan eksternal ini.
Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.
4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi
Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, general affair bertugas menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.
Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga ada kalanya General Affair mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang diperlukan.
Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa serta merta mengiyakan semua keinginan karyawan. Karena kembali lagi, ada prioritas dalam tiap usulan pengadaan fasilitas.
Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Pun sebaliknya, general affair perlu menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan jika memang masuk prioritas.
Itulah empat tugas general affair dalam perusahaan. Mengingat tugasnya yang cukup kompleks dalam membantu semua kegiatan dan operasional perusahaan. Ketahui juga tugas personalia yang memiliki kaitannya dengan HR GA.
Jika Anda salah seorang staff general affair, manager atau owner. Anda wajib mempertimbangkan penggunaan aplikasi general affair di perusahaan untuk membantu memudahkan pekerjaan fungsi dan tugas general affair dalam mengelola operasional perusahaan sehari-hari.
Untuk kebutuhan software atau aplikasi yang dirancang khusus untuk semua pekerjaan team general affair, Anda bisa mengkonsultasikan langsung dengan konsultan IT atau software developer agar semua alur kerja divisi general affair bisa di automasikan dengan aplikasi atau software general affair.
Konsultasi Software General Affair Gratis