Pertanyaan ini seringkali menciptakan kebingungan karena terminologi di bidang manajemen sumber daya manusia (HR) sering digunakan secara bergantian, dan perbatasan antara Human Resource Information System (HRIS) dan Human Capital Management (HCM) tidak selalu tegas.
HRIS (Human Resource Information System):
HRIS adalah sistem informasi yang fokus pada manajemen informasi dan data terkait sumber daya manusia. Ini mencakup aspek administratif dan transaksional HR seperti penggajian, manajemen waktu, kehadiran, manajemen data karyawan, dan pelaporan. HRIS membantu organisasi untuk mengelola informasi karyawan dengan lebih efisien.
HCM (Human Capital Management):
HCM mencakup lebih banyak aspek seluruh siklus hidup karyawan, termasuk elemen-elemen seperti rekrutmen, onboarding, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan strategi manajemen bakat. HCM lebih bersifat holistik, menekankan pentingnya sumber daya manusia sebagai modal manusia yang berharga bagi organisasi.
Perbedaan Utama:
Fokus:
- HRIS lebih berfokus pada manajemen data dan administrasi sumber daya manusia.
- HCM lebih berfokus pada pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia sebagai aset strategis.
Siklus Hidup Karyawan:
- HRIS cenderung fokus pada fungsi administratif dan transaksional dalam siklus hidup karyawan.
- HCM mencakup lebih banyak fase siklus hidup karyawan, dari perekrutan hingga pensiun atau perpindahan.
Strategi Manajemen Bakat:
- HCM biasanya lebih terlibat dalam strategi manajemen bakat dan pengembangan karyawan.
- HRIS lebih terkait dengan manajemen data dan administrasi.
Pilihan Bergantung pada Kebutuhan Organisasi:
Jika organisasi lebih membutuhkan solusi untuk manajemen administratif dan transaksional HR, HRIS mungkin menjadi pilihan yang lebih sesuai. Jika organisasi mengutamakan pengelolaan sumber daya manusia sebagai elemen strategis dan ingin fokus pada pengembangan dan retensi karyawan, maka solusi HCM mungkin lebih sesuai.
Penting untuk memahami bahwa banyak platform dan solusi saat ini menggabungkan fitur-fitur dari keduanya, membuat batasan antara HRIS dan HCM semakin kabur. Pemilihan solusi harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dan strategi manajemen sumber daya manusia dari suatu organisasi.
Software Human Capital Management (HCM) adalah aplikasi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai proses terkait manajemen tenaga kerja suatu organisasi. Solusi HCM seringkali mencakup berbagai fungsionalitas yang melibatkan seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen dan onboarding hingga manajemen kinerja dan offboarding. Berikut adalah beberapa fitur dan komponen kunci yang umumnya ada dalam perangkat lunak HCM:
Rekrutmen dan Pelacakan Pelamar:
- Penyebaran dan pemasangan lowongan pekerjaan
- Sistem pelacakan pelamar (ATS)
- Manajemen kandidat
Onboarding:
- Entri data dan dokumentasi karyawan baru
- Alur kerja orientasi dan pelatihan
- Dokumentasi kepatuhan
Manajemen Informasi Karyawan:
- Database karyawan terpusat
- Detail pribadi dan profesional
- Manajemen dokumen (misalnya, resume, sertifikasi)
Waktu dan Kehadiran:
- Pelacakan waktu
- Manajemen kehadiran
- Manajemen cuti
Manajemen Kinerja:
- Penetapan dan pelacakan tujuan
- Ulasan kinerja dan penilaian
- Manajemen kompetensi
Pembelajaran dan Pengembangan:
- Manajemen pelatihan
- Pengembangan keterampilan
- Layanan mandiri karyawan untuk pembelajaran
Perencanaan Suksesi:
- Identifikasi posisi kunci
- Pengembangan bakat
- Alat perencanaan suksesi
Manajemen Kompensasi:
- Administrasi gaji dan tunjangan
- Perencanaan kompensasi
- Integrasi penggajian
Keterlibatan Karyawan:
- Survei dan umpan balik karyawan
- Program pengakuan dan penghargaan
- Alat komunikasi
Analisis dan Pelaporan:
- Analisis data untuk wawasan tenaga kerja
- Laporan dan dasbor yang dapat disesuaikan
- Pelaporan kepatuhan
Integrasi dengan Sistem Lain:
- Integrasi dengan sistem penggajian, ERP (Enterprise Resource Planning), dan alat HR terkait lainnya
Kepatuhan dan Peraturan:
- Alat untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan
- Pelaporan kepatuhan otomatis
Akses Mobile:
- Antarmuka yang ramah seluler atau aplikasi seluler khusus untuk layanan mandiri karyawan
Menerapkan perangkat lunak HCM dapat meningkatkan efisiensi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan kepuasan karyawan yang lebih baik.
Organisasi dapat memilih dari berbagai solusi perangkat lunak HCM yang tersedia di pasar, mulai dari paket komprehensif yang disediakan oleh vendor perangkat lunak utama hingga solusi khusus yang fokus pada fungsi HR tertentu. Pilihan tersebut seringkali tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan kebutuhan HR spesifik.