Untuk mempercepat pekerjaan inventaris kendaraan, yuk coba cara mudah kelola inventaris kendaraan dinas dengan software GA super cepat dan super praktis.
Ada waktu tertentu di mana karyawan perusahaan, baik staff maupun divisi akan melakukan aktivitas kerja yang mengharuskan mereka berada di luar perusahaan. Karenanya, kendaraan dinas merupakan aset yang tak kalah penting untuk dimiliki perusahaan.
Sebab, kendaraan dinas atau kendaraan perusahaan nyatanya memegang andil yang cukup besar dalam aktivitas kerja, proses distribusi dan lainnya. Dengan aktivitas kerja yang perlu ditunjang dengan kendaraan dinas, maka diperlukan inventarisasi kendaraan dinas agar tercapai tujuan yang optimal pada pengadaannya.
Manajemen inventaris kendaraan sangat penting untuk organisasi data baik untuk tujuan internal maupun eksternal perusahaan. Praktek inventaris kendaraan yang buruk dapat menyebabkan masalah seperti akuntansi yang tidak seimbang hingga persediaan berlebih/kurang.
Mengelola inventaris kendaraan Anda secara manual di atas kertas atau melalui lembar excel bisa menjadi rumit. Untuk memudahkannya, software GA dapat membantu Anda mengelola inventaris kendaraan dalam satu platform yang mudah digunakan. Semuanya mencakup pengumpulan data, penyimpanan data dan pelaporan semuanya dalam satu platform.
Mempekerjakan orang yang berdedikasi untuk merawat kendaraan dinas adalah langkah pertama untuk mengelolanya dengan cara terbaik. Tugas teratasnya meliputi manajemen bahan bakar, pengadaan kendaraan, dan manajemen pemeliharaan.
Biasanya, orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan ini adalah General Affair. Dengan menggunakan perangkat lunak, General Affair bisa melakukan semua tugas ini lebih mudah yang secara otomatis menghemat uang untuk pihak ketiga yang harus dia bayar untuk perbaikan dan pemeliharaan outsourcing.
Cara Mengelola Inventaris Kendaraan Dinas dengan Software GA
1. Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan preventif perlu dijadikan sebagai prioritas utama. Sebab, kendaraan bila dirawat dengan benar mengurangi kemungkinan downtime dan perbaikan yang tidak terjadwal.
Beberapa aspek yang termasuk dalam perawatan preventif adalah rotasi/pemeriksaan ban dan pengecekan keselamatan kendaraan secara berkala.
Tindakan pencegahan yang dijadwalkan dalam siklus reguler ini sangat penting karena selain memeriksa oli dan memutar ban, pada saat inilah kadar cairan, serta tekanan udara pada ban juga diperiksa.
2. Mengawasi Biaya Kepemilikan
Untuk memastikan bahwa margin keuntungan perusahaan tidak berkurang, perhatikan biaya kepemilikan. Periksa apakah biaya pemeliharaan kendaraan yang sudah tua melampaui apa yang Anda peroleh, memahami cakupan garansi pabrik dan bagaimana faktor-faktor ini memengaruhi seluruh biaya kepemilikan Anda.
Setiap kendaraan memiliki nilai sisa. Memahami nilai sisa serta tren yang ada di pasar kendaraan bekas akan membantu Anda memutuskan waktu optimal untuk menjual kendaraan dan membuat kesepakatan hemat biaya.
3. Memahami Kebutuhan Setiap Kendaraan
Jika Anda memiliki kendaraan dengan berbagai merek dalam perusahaan, lebih baik memahami tuntutan perawatan setiap kendaraan. Berdasarkan waktu, kendaraan akan berada di jalan raya dan akan membawa banyak muatan yang menguraikan spesifikasi masing-masing kendaraan dengan baik.
Kendaraan di bawah spesifikasi dapat menyebabkan masalah perawatan yang parah dan dapat berdampak langsung pada anggaran Anda. Di sisi lain, spesifikasi kendaraan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan peningkatan biaya.
4. Singkirkan spreadsheet
Dengan begitu banyak opsi perangkat lunak yang terjangkau, sulit membayangkan mengapa harus tetap menggunakan spreadsheet. Spreadsheet memerlukan entri data manual, tidak mudah disinkronkan dengan sistem lain, dan membutuhkan banyak waktu untuk digunakan.
Sistem otomatisasi pendataan dengan software GA dapat membuat pelacakan inventaris jauh lebih mudah dan efisien.
Meskipun papan klip dan spreadsheet tampak seperti cara yang bagus untuk mengendalikan biaya inventaris, terutama untuk bisnis yang lebih kecil , pada kenyataannya mereka cenderung membebani bisnis lebih dari yang dapat mereka hemat.
Spreadsheet juga rentan terhadap kesalahan dan memiliki mekanisme akuntabilitas yang sangat buruk, sehingga menimbulkan kebingungan.
Mengelola inventaris kendaraan dinas mungkin terlihat mudah, namun pada kenyataannya bisa rumit dan memakan banyak waktu jika masih dilakukan secara manual. Software GA Gamatechno hadir untuk membantu mengontrol dan mendata aset-aset perusahaan seperti mobil dinas.
Lewat fitur Operation Vehicle, software GA memudahkan dalam mengelola data penggunaan kendaraan operasional seperti perijinan penggunaan, request sewa kendaraan, data pemakaian kendaraan, request pengisian bahan bakar kendaraan hingga penjadwalan servis berkala.