Software Enterprise Resource Planning (ERP) benar-benar sangat penting untuk kesuksesan bisnis, jadi memilih ERP yang tepat untuk perusahaan Anda adalah suatu hal yang sangat kritikal. Ketika memutuskan sistem ERP mana yang Anda inginkan untuk perusahaan Anda, Anda akan menemui banyak sekali tipenya. Penting untuk membaca dan memahami semua jenis pilihannya, seiring dengan tipe sistem ERP yang Anda pilih akan sangat mempengaruhi keuntungan yang akan diperoleh bisnis Anda dari ERP di masa mendatang.
Pada artikel ini, akan dibahas dan dijelaskan lebih dalam mengenai perbedaan antara sistem cloud-based dan on-premise Enterprise Resource Planning (ERP) dan memberikan tips terkait topik. Yuk, simak artikel ini sampai habis, ya.
Apa itu Sistem ERP dan Mengapa Penting untuk Perusahaan?
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangatlah penting dan berharga untuk berbagai macam perusahaan dan industri. Sistem ini menghubungkan proses-proses bisnis dan membantu alur informasi di antara mereka. Software ERP berfungsi sebagai sumber tunggal dari data dengan mengumpulkan data yang dibagikan di perusahaan dari beraneka ragam sumber, secara signifikan meningkatkan efisiensi dan kejelasan komunikasi internal.
Lebih dari 90% perusahaan sudah mengimplementasikan software ERP ini. Mereka menganggap proyek ERP mereka sukses, seiring dengan mereka sudah melihat keuntungan yang mereka dapatkan.
Ada banyak keuntungan ERP yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan mereka. Salah satu keuntungan penting dari sistem ERP adalah mengoptimalkan produktivitas. ERP mengautomasi banyak operasional, secara signifikan menurunkan kebutuhan penginputan data secara manual bersamaan dengan menghapuskan informasi yang dobel. Selain itu, sistem ERP modern membantu staf untuk mengakses dan menginput informasi secara remote dari gawai mobile.
Mengakses data secara real-time adalah keuntungan krusial lainnya. Data adalah sumber paling penting yang dimiliki oleh perusahaan. Penting untuk mengumpulkan dan memprosesnya secara reguler dan bisa mengaksesnya secara real-time dari mana saja untuk memastikan pertumbuhan bisnis. Juga, daripada mempunyai banyak sekali spreadsheet dan database, akan lebih efisien untuk menempatkan data pada satu lokasi saja di mana Anda bisa dengan mudah melihat semuanya di satu sesi.
Sistem ERP modern menawarkan sebuah jangkauan ekstensif dari tool yang sangat berguna dan bermanfaat, mulai dari paling dasar (seperti rencana finansial dan manajemen talenta) sampai fungsionalitas spesifik seperti kemampuan untuk melacak sesuatu dan Engineering Change Control (ECC) yang ditawarkan dengan memanufaktur software ERP untuk pembuat partisi dan aksesoris otomotif. Variasi luas dari fitur spesifik industri membuat bisnis ingin sekali untuk berganti dari software terdahulu mereka ke software ERP. Terlebih, karena fungsionalitas dan tool tersebut secara eksplisit didesain untuk menunjuk sebuah kekhawatiran industri tertentu, mereka mampu untuk meningkatkan keefisienan dan penghematan waktu perusahaan.
Anda bisa mendapatkan banyak sekali keuntungan tergantung dari tipe sistem ERP yang Anda implementasikan. Baik cloud maupun on-premise ERP mempunyai keuntungan solid yang dapat menghantarkan kesuksesan perusahaan Anda.
Apa itu Sistem Cloud-based ERP?
ERP berbasis cloud adalah karakter infrastuktur teknologi yaitu dengan bisnis mengakses ERP melalui internet dan server menjadi pusat data offsite. Seringkali ketika seseorang merujuk ke ERP cloud, yang mereka maksud adalah tipe software as a service (SaaS). Model SaaS adalah model yang paling umum untuk ERP cloud, tapi banyak orang sering salah menganggap istilah ini menjadi ‘interchangeable’. Dalam penempatan SaaS, Anda tidak memiliki software. Namun, software ditawarkan oleh sebuah vendor melalui langganan bulanan. Software tersebut kemudian dibuat untuk bisa digunakan via internet, dan data Anda disimpan di cloud.
Di beberapa tahun terakhir, popularitas sistem ERP cloud bertumbuh secara cepat. Dari tahun 2017 ke tahun 2021, persentase pertumbuhannya sangatlah dahsyat. Lebih dari 50% perusahaan menggunakan cloud sedangkan kurang dari setengahnya menggunakan sistem on-premise ERP. Hal ini dikarenakan solusi ERP cloud bisa menyediakan keuntungan yang kuat bagi banyak bisnis.
-
Keuntungan ERP Cloud
Keuntungan utama yang pertama dari sistem ERP cloud adalah bahwa mudah untuk pemeliharaannya. Karena software ERP cloud biasanya berdasarkan langganan; vendor mengurus proses keseluruhan seperti updating, backup, dan hardware; sehingga Anda tidak perlu mempekerjakan internal kru IT, sangat menghemat waktu, uang, dan tidak menimbulkan masalah terkait.
Kedua, sistem ERP cloud menyediakan Anda akses ke data dari mana saja dan kapan saja, via gawai apapun. Ini merupakan keuntungan besar untuk bisnis besar, perusahaan dengan kantor multipel, dan situasi ketika Anda butuh untuk bekerja secara remote. ERP cloud memfasilitasi efisiensi karena Anda bisa menghemat banyak waktu dengan tidak terikat pada komputer saja.
Terlebih, sistem ERP berbasis cloud bisa dengan lancar bertumbuh dengan bisnis Anda sehubungan dengan skalabilitas yang tinggi. Semua yang Anda butuhkan atau mungkin akan Anda butuhkan di masa mendatang bisa dikirimkan menurut permintaan Anda, seperti menambahkan pengguna, modul, atau tool baru.
-
Kelemahan ERP Cloud
Bagaimanapun ada beberapa kelemahan ketika mengimplementasikan sistem ERP tipe ini. Pertama-tama, ada ketergantungan yang tinggi pada koneksi internet yang stabil. Jika koneksi Anda mempunyai banyak masalah, bisa jadi sistem melambat dan menginterupsi kerja Anda. Oleh karena itu, Anda butuh untuk memilih provider internet dengan hati-hati untuk menghindari kendala ini.
Selain itu, solusi ERP cloud seringkali punya opsi kustomisasi yang lebih sedikit dan tidak mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Bagaimanapun, tergantung pada provider ERP, software bisa juga jadi bisa untuk lebih disesuaikan dengan kebutuhan.
Sekuritas data adalah kekhawatiran paling signifikan dari perusahaan ketika mempertimbangkan model ERP cloud SaaS. Perusahaan punya muatan data yang sensitif yang mereka tidak ingin vendor atau siapapun bisa untuk mengaksesnya. Keretakan sekuritas data bisa menyebabkan suatu masalah untuk perusahaan, seperti harus berhentinya proses produksi secara keseluruhan. Untuk alasan ini, perusahaan dalam pembelaannya, terkait ‘aerospace’, dan industri serupa memilih cloud privat atau solusi on-premise untuk menghindari bahkan risiko minimal dari kebocoran data.
Apa itu On-premise ERP?
Sistem on-premise ERP diinstall pada komputer premis perusahaan dan dikelola serta dipelihara oleh tim IT internal perusahaan. Sebuah ERP mungkin butuh server kuat ekstra, operating system (OSs), atau software database, yang menjadi tanggung jawab Anda untuk memenuhinya. Anda akan butuh untuk punya tim IT untuk menangani software dan hardware, tapi sebagai gantinya, Anda akan punya kontrol pada sistem seutuhnya, update-nya, dan juga sekuritasnya.
Di samping naiknya popularitas sistem ERP cloud di beberapa tahun terakhir, solusi on-premise tidak mudah untuk diterima. Menurut statistik 2021, sistem on-premise ERP masih memegang kurang dari 50% dari pasar, dan dibandingkan dengan statistik 2017, penggunaan tipe ini menurun sekitar 20% popularitasnya.
-
Keuntungan On-premise ERP
Salah satu keuntungan terbesar dari on-premise ERP adalah bahwa Anda punya kontrol utuh pada sistem dan tidak bergantung pada vendor. Anda bisa mengatur update, backup, atau mengecek keamanan ketika mereka dibutuhkan dan mudah digunakan untuk perusahaan. Anda juga akan punya waktu untuk mempersiapkan proses pemeliharaan, sehingga lebih sedikit atau bahkan tidak ada disrupsi alur kerja dan oleh karena itu menghemat waktu dan usaha. Juga, Anda tidak harus meminta ijin dari vendor sebelum mengimplementasikan modifikasi pada sistem. Selain itu, sistem on-premise ERP lebih baik dalam hal kemampuan untuk dikustomisasi, sehingga Anda bisa dengan mudah memenuhi kebutuhan perusahaan.
Keamanan data seringkali jadi alasan bisnis-bisnis lebih memilih on-premise ERP. Dengan menggunakan on-premise ERP, Anda dapat memastikan bahwa data yang sensitif disimpan secara in-house dan hanya bisa diakses secara internal. Anda juga mendapatkan kontrol penuh pada sistem backup dan tidak mengharuskan koneksi internet untuk mengakses data Anda. Perusahaan dari berbagai industri dengan perhatian pada privasi yang signifikan biasanya enggan untuk berpindah ke cloud. Hal tersebut dikarenakan penting untuk mereka untuk mempunyai kontrol secara utuh pada data mereka, itulah kenapa mereka biasanya memilih on-premise atau penggunaan hybrid.
-
Kelemahan On-premise ERP
Sistem on-premise ERP lebih mungkin untuk kehilangan data selama ada ketidaksengajaan atau kecelakaan karena mereka ditempatkan secara in-house. Oleh karenanya, jika sistem on-premise tidak di-backup secara rutin, perusahaan berisiko antara kehilangan data seluruhnya atau harus menunda banyak proses bisnis untuk berusaha memulihkan data.
Pemeliharaan hardware merupakan pekerjaan yang cukup kompleks. Untuk memastikan sistem Anda berjalan dengan mulus, Anda harus memastikan bahwa ruang server dilengkapi dengan segala sesuatunya yang dibutuhkan untuk berjaga jika terjadi sesuatu hal tertentu. Pertama, Anda butuh memonitor bahwa hardware Anda up-to-date, dan belilah hardware baru ketika dibutuhkan: sebuah server penuh dan satu rak penuh hardware tambahan yang dibutuhkan bisa memakan biaya sangat mahal dan juga pemeliharaannya pun mahal. Penting juga bahwa Anda mempunyai sistem pendingin yang layak sehingga hardware tidak overheat. Dan, Anda akan butuh untuk memastikan Anda punya backup untuk beragam situasi ketika Anda kehilangan arus listrik dan akan butuh untuk berinvestasi pada Uninterruptible Power Supply (UPS) yang kuat.
Selain itu, vital untuk mengikuti regulasi keamanan akan kebakaran secara ketat dan mengimplementasikan metode proteksi kebakaran multipel untuk ruang server Anda dan hardware. Korporasi besar menginstall sistem spesial untuk menghentikan kebakaran. Satu metode melibatkan menghisap oksigen dan mengeluarkannya dari ruangan. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan hardware dan software bekerja secara benar, tetapi mereka membuat sistem on-premise mahal.
Solusi ERP Hybrid
Solusi hybrid membantu Anda menjaga kontrol perusahaan. Anda bisa memilih data mana yang ingin disimpan on-premise dan yang mana yang bisa dikirim ke cloud. Sistem ini menawarkan keamanan data yang kuat dan membantu karyawan Anda untuk mengakses dokumen, email, dan aplikasi via cloud.
Sebuah solusi ERP hybrid menggunakan kombinasi solusi on-premise dan cloud dan bisa diatur dengan cara berikut:
- Perusahaan tetap menggunakan sistem on-premise ERP yang sudah ada untuk fungsi korporasi seperti HR, keuangan, manajemen fasilitas, akuisisi IT tapi menambahkan ERP cloud untuk memfasilitasi yang bekerja secara remote atau mendukung beberapa unit bisnis atau region. Pendekatan ini membantu untuk menekan biaya dan memfasilitasi kerja yang lebih efisien.
- Perusahaan mulai menggunakan ERP cloud untuk fungsi bisnis spesifik yang lebih baik didukung dengan vendor ERP cloud, seperti aksesibilitas mobile atau sistem Customer Relationship Management (CRM).
- Perusahaan tetap menggunakan on-premise ERP tetapi menyimpan data tertentu di cloud.
Perbedaan Antara Cloud ERP dan On-premise ERP
Memilih tipe penggunaan ERP yang tepat bisa jadi tricky. Untuk membantu Anda dalam mengambil keputusan ini, berikut tabel perbandingan komprehensif cloud vs on-premise untuk menunjukkan perbedaan utama antara kedua tipe sistem ini.
| Variabel | ERP Cloud | On-premise ERP |
| Biaya | Model ERP cloud seperti SaaS mengikuti model langganan transparan dengan biaya langganan bulanan atau tahunan. | On-premise ERP mengharuskan investasi substansial di muka untuk pembelian dan pemasangan software. Anda mungkin juga harus membeli hardware dan server terkait. Selain itu, jika perusahaan tidak mempunyai tim IT berpengalaman yang bisa memelihara sistem ERP, Anda akan butuh menginvestasikan waktu dan uang untuk mengaturnya dan mengadakannya. |
| Implementasi | ERP cloud biasanya bisa diimplementasikan dengan cepat karena sistem diatur di cloud. Meskipun begitu, beberapa kustomisasi bisa memakan waktu ekstra. | Anda benar-benar bertanggung jawab untuk mengontrol implementasi. Dikarenakan Anda butuh menangani hardware dan juga software, periode implementasi mungkin akan lebih lama daripada sistem berbasis cloud. |
| Kustomisasi dan Upgrade | Solusi berbasis cloud terkadang terbatas dalam hal fitur-fiturnya.
ERP cloud secara reguler di-update oleh vendor, seringkali gratis, dan semua integrasi juga termasuk di dalamnya juga. |
Software on-premise terbuka untuk kustomisasi dan integrasi yang bervariasi. Tool apapun, layanan pihak ketiga, atau fitur bisnis mungkin mengharuskan bisa diimplementasikan pada on-premise ERP.
Ketika vendor ERP mengeluarkan update produk, itu menjadi tanggung jawab staf IT Anda untuk mengimplementasikannya dan memastikan bahwa kustomisasi terbaru sudah ditransfer ke sistem yang sudah di-update. |
| Pemeliharaan | Vendor ERP cloud mengatasi framework keamanan, upgrade, backup otomatis, server, dan hardware. Anda hanya bertanggung jawab untuk mensupervisi implementasi dan integrasi. | Pemeliharaan on-premise ERP adalah tanggung jawab perusahaan. Ini termasuk menangani update, backup, cek keamanan, dukungan software dan hardware, kustomisasi, dan pemeliharaan ruang server. |
| Skalabilitas | ERP berbasis cloud dengan mudah dapat diskalakan karena semua tool dan ruang penyimpanan yang baru yang mungkin Anda butuhkan untuk dikirimkan sesuai permintaan Anda. | Jika Anda ingin menskala on-premise ERP, Anda perlu membeli hardware baru dan menangani pemeliharaan tambahan. |
| Keamanan | Beberapa model ERP cloud lebih rentan terhadap kebocoran data karena informasi bisa diakses via web.
Bagaimanapun, provider ERP cloud mengimplementasikan fitur keamanan seperti memonitor data, level enkripsi yang tinggi, dan pemotongan untuk melawan kebocoran data. Mereka juga punya banyak perbedaan protokol bencana untuk memastikan keamanan data. |
Dengan memakai on-premise ERP, Anda dapat memastikan bahwa data yang sensitif disimpan secara in-house dan hanya bisa diakses secara internal. Anda juga punya kontrol penuh terhadap sistem backup.
Perusahaan yang mempunyai kebijakan keamanan yang ketat – seperti pusat data, perusahaan militer, dan perusahaan pesawat terbang – biasanya akan menggunakan on-premise ERP. |
Sistem ERP Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?
Sistem ERP yang tepat dapat mewujudkan keinginan perusahaan secara tepat juga khususnya dalam hal efisiensi kerja, untung, dan kesuksesan. Oleh karena itu, penting untuk nenilih secara tepat pada percobaan pertama.
Jika setelah membaca perbedaannya dan Anda masih ragu mana tipe software ERP yang Anda butuhkan, bisa menggunakan pertimbangan saran berdasarkan pengalaman.
Solusi on-premise ERP bekerja paling ampuh untuk perusahaan berskala besar dan medium yang mempunyai tuntutan kebijakan keamanan data, butuh kustomisasi eksklusif, punya atau bisa mempekerjakan tim IT internal, dan bisa mengusahakan untuk memelihara sendiri sistem tersebut.
Bagaimanapun, jika Anda juga mensyaratkan aksesibilitas mobile dan/atau software CRM, paling cocok yaitu hybrid atau berinvestasi pada cloud privat. Dengan begitu, Anda bisa mendapat timbal balik paling baik untuk bisnis Anda.
Selain itu, akan lebih menguntungkan juga untuk memilih solusi cloud. Dengan sistem ERP berbasis cloud; server, hardware, update, dan cek keamanan ditangani vendor untuk Anda; sehingga Anda bisa berkonsentrasi terhadap promosi produk atau layanan Anda dan bisa juga untuk menghemat cukup banyak sumber dalam prosesnya. Dan pada saat terjadi bencana, jika beberapa server provider bermasalah atau gagal, sistem tersebut tidak meruntuhkan performa dari sistem Anda karena vendor ERP cloud punya ribuan server provider lainnya.
Jadi, pilihlah dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Masih butuh konsultasi untuk kebutuhan sistem ERP untuk perusahaan Anda? Yuk, segera kunjungi https://www.gamatechno.com/contact/ dan konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim Gamatechno.