Sebuah sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah life-changing tool yang semua perusahaan haruslah coba. Namun, dengan semua software ERP yang out of the box, mengapa Anda akan tertarik dengan pengembangan ERP yang bisa dikustomisasi? Salah satu alasannya adalah keefektifan biaya. Yuk, kita bahas lebih jauh dan dalam lagi. Lanjut baca artikel ini sampai habis, ya.
Sebuah sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasi aplikasi berbeda untuk mengautomasi berbagai variasi cabang perusahaan dan operasional ke dalam sebuah database tunggal. Sistem ERP bisa mengelola hal-hal berikut:
- Marketing
- Human Resources
- Finansial
- Proyek
- Compliance monitoring
- Inteligensi bisnis
- Laporan yang terautomasi
Banyak perusahaan sudah cukup cepat untuk mengadopsi software ERP sehubungan dengan efisiensinya. Dengan mengeleminasi prosedur manual dan aplikasi lama dari pekerjaan yang day-to-day, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, menghapuskan data ganda, dan memastikan lapisan ekstra dari integritas data.
Sistem ERP juga membantu bisnis mengontrol situasi finansial mereka dan potensi mereka untuk berinvestasi pada aset hingga menemukan tantangan-tantangan baru. Integrasi sebuah solusi ERP memberikan dampak perbaikan dan dampak positif lainnya pada beberapa atau bahkan semua proses bisnis.
Tipe-tipe Solusi ERP
Ketika memutuskan ERP mana yang akan dibeli, Anda bisa memilih di antara tiga tipe berikut:
- Software yang terkustomisasi seluruhnya, yang juga dikenal sebagai custom software. Dalam hal ini, tim pengembangan yang sudah Anda pilih akan membangun sistem ERP yang eksklusif dari dasar atau awal berdasarkan keinginan dan persyaratan Anda.
- Software yang sudah ada di pasar, sudah dibuat; yang juga disebut sebagai off-the-shelf software atau software komersial, adalah sebuah paket software ERP pre-built.
- Model hybrid. Anda dapat memilih opsi hybrid ketika Anda sudah mempunyai solusi ERP tetapi ingin mengembangkan modul baru.
Untuk Mengkustomisasi atau untuk Tidak Mengkustomisasi
Cobalah berpikir seperti ini: apakah Anda lebih memilih untuk membeli frozen meal (yang mungkin oke juga) atau memilih makanan dari five-star chef untuk menciptakan makanan yang paling memikat dengan bahan-bahan yang enak dari pilihan Anda?
Pada dasarnya, perbedaan utama di antara solusi ERP berada pada tuntutan pengguna dan seberapa rumit untuk mengintegrasinya dengan software perusahaan yang sudah ada. Sistem ERP yang bisa dikustomisasi dapat dibuat dengan semua fitur dari pilihan Anda sendiri.
Sebaliknya, ERP komersial (off-the-shelf ERP) tidak bisa dengan mudah disesuaikan dengan keinginan. Hal ini seringkali membuat perusahaan butuh untuk merancang ulang alur kerja mereka secara keseluruhan untuk mencocokkan dengan software-nya. Anda dapat membayangkan betapa frustrasinya untuk mengadopsi prosesnya yang mungkin akan terjadi karena setiap bisnis beroperasi dengan caranya masing-masing, cara yang khusus.
Model hybrid melibatkan kustomisasi software komersial terhadap spesifikasi konsumen dan bisa mengambil keuntungan dari blok bangunan terkini atau lingkungan pengembangan no-code/low-code untuk mengakselerasi implementasi. Setiap solusi efektif dan tepat guna pada tempat dan waktunya. Oleh karena itu, Anda harus menimbang semua pro dan kontranya untuk membuat keputusan terbaik.
Software Custom ERP
Berikut beberapa keuntungan software custom ERP:
1. Efektivitas Biaya
Cukup rumit untuk pimpinan perusahaan untuk memutuskan ERP mana yang akan dibeli ketika mempertimbangkan harga, Anda harus tetap berpikir bahwa biaya software ERP harus dievaluasi secara jangka panjang. Dengan solusi kustomisasi, ada biaya awal yang lebih tinggi. Namun, setelah pengembangan, Anda hampir tidak perlu mengeluarkan uang untuk apapun pada sistem. Sebaliknya, dengan solusi yang sudah ada, Anda akan secara konstan membayar untuk menggunakannya. Hal ini membuat solusi ERP terkustomisasi menjadi sangat efektif dari segi biaya untuk penggunaan jangka panjang.
Jika Anda yakin sistem kustomisasi adalah apa yang bisnis Anda butuhkan tetapi Anda ragu sehubungan dengan harganya, pertimbangkan menggunakan jasa perusahaan pengembang ERP lepasan. Secara umum, pengembang lepas mempunyai harga yang lebih terjangkau dan bisa membangun software ERP untuk harga yang cukup menarik. Dengan cara ini Anda akan mendapatkan software yang spektakuler tanpa mempertaruhkan kualitas.
2. Kontrol
Ketika Anda mengembangkan sebuah custom ERP, Anda menjadi pemilik produk. Anda bisa memilih fitur apa dan instrumen apa yang Anda inginkan untuk ada. Lingkungan pemrograman, struktur software, bahasa, desain ― semua terserah menurut keinginan Anda. Juga, Anda punya kontrol penuh pada akses karyawan terhadap data. Anda bisa membangun sebuah custom ERP langkah demi langkah bersamaan dengan mengadakan pengujian dengan seksama pada setiap level. Ini merupakan cara cerdas untuk menyebarkan budget Anda secara merata pada pengembangan.
3. Skalabilitas
Anda dapat membuat sistem custom ERP Anda sangat bisa diskalabilitas dan mudah untuk mengintegrasi modulnya. Dengan begitu, Anda bisa tetap maju untuk berkompetisi pada waktu krisis atau ekspansi dan bisa menghemat waktu dan uang tentunya. Bisnis Anda bisa beradaptasi terhadap perubahan pasar secara cepat dan efisien. Anda juga bisa dengan mudah beralih ke perusahaan pengembangan sistem ERP lainnya jika perusahaan pengembang yang sekarang tidak lagi cocok dengan kebutuhan Anda.
Dan karena software custom ERP secara spesifik dibuat sesuai tuntutan bisnis Anda, jadinya pasti akan membantu Anda dengan kenaikan revenue dan user experience yang dapat dipercaya. Terlebih, seiring dengan naiknya tuntutan perusahaan Anda, Anda akan punya kegesitan untuk memenuhinya dengan solusi custom ERP ― singkatnya, dengan menambahkan fungsionalitas baru kapanpun Anda inginkan.
4. Kustomisasi
Sebuah nilai plus untuk ERP yang terkustomisasi adalah bahwa pengembang bisa mendesain custom ERP disekitar area bisnis Anda. Selama pengembangan, programmer berkonsentrasi pada pembangunan sistem ERP sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan: apa yang mereka ingin ERP lakukan dan proses seharusnya mengikuti performa dan memfasilitasi operasional.
Setiap sistem custom ERP dibuat untuk mencocokkan dan mengautomasi proses dan pengalaman perusahaan saat ini. Sebuah perusahaan pengembangan sistem ERP akan meluangkan waktu untuk semakin mengenal bisnis Anda lebih baik lagi. Sebagai hasilnya adalah alur kerja yang stabil, karena modul custom ERP dibuat secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
5. Mudah untuk Mengintegrasinya dengan Layanan Pihak Ketiga
Tool komersial menawarkan banyak pilihan integrasi. Bagaimanapun, Anda tidak bisa memastikan bahwa setiap layanan pihak ketiga dapat ditambahkan. Dengan memilih pengembangan yang bisa dikustomisasi, Anda memastikan bahwa tool tambahan apapun yang dibutuhkan perusahaan akan diintegrasikan pada sistem.
6. Customer Support
Pengguna sering komplain tentang bantuan konsumen yang lemah. Malangnya, bahkan perusahaan terbaik ERP mempunyai permasalahan terkait penyediaan bantuan berkualitas baik. Situasi detail pengguna di mana mereka akan mengalami suatu masalah, dan karyawan penyedia bantuan jarang bisa menyediakan bantuan atau tidak bisa menjawab semua pertanyaan.
Ini bisa terjadi selama perusahaan tidak bisa mengajari karyawan penyedia bantuan semua kerumitan solusi ERP yang mereka tawarkan. Oleh karenanya, ketika pengguna mempunyai masalah dengan sistem, mereka tidak bisa benar-benar bergantung pada bantuan. Mereka harus mencari dan mempekerjakan konsultan ERP ahli untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Ini sering terjadi selama fase implementasi karena kurva pembelajaran solusi ERP bisa jadi tinggi, yang menyebabkan pengeluaran tak terencana yang besar.
Ketika Anda punya ERP yang dikembangkan dan diimplementasikan dengan kustomisasi, komunikasi jadi lebih sangat efisien. Anda berkomunikasi secara langsung dengan orang-orang yang membangun sistem Anda, tahu perusahaan dan proses-proses bisnis Anda. Oleh sebab itu, setiap kali ada masalah muncul, seluruh tim mulai bekerja untuk menyelesaikannya dan menyediakan jawaban yang lebih baik daripada karyawan penyedia bantuan.
Kemudian berikut beberapa risiko dari software custom ERP:
1. Waktu Pengembangan
Karena sisten ERP mencakup semua pekerjaan perusahaan, sistem tersebut besar dan cukup rumit. Oleh karena itu, waktu pengembangan mungkin jadi ekstensif untuk mencapai produk yang high-quality end. Setelah tahap awal pengembangan selesai, bantuan yang ada secara terus-menerus juga disyaratkan. Profesional menyarankan perencanaan pengembangan software sistem ERP yang berkelanjutan untuk menjamin kemudahan peluncuran.
Bagaimanapun, Anda bisa secara bertahap membuat modul per departemen dan mengenalkan sebuah sistem ERP baru ke dalam alur kerja Anda bagian demi bagian. Ini adalah cara lain untuk mengembangkan software jika Anda tidak ingin menunggu untuk seluruh sistem hingga selesai.
2. Ketidakpastian Biaya
Merupakan tugas yang cukup rumit untuk menghitung harga akhir dari custom ERP karena itu bergantung pada kerumitan tuntutan dan kompleksitas proyek secara keseluruhan. Bagaimanapun, jika Anda berkolaborasi dengan pengembang software yang berpengalaman, mereka dapat membantu Anda menetapkan budget kira-kira dengan mudah.
Software ERP Komersial (Off-the-shelf ERP)
Berikut beberapa keuntungan software ERP komersial (off-the-shelf ERP):
1. Pilihan yang Bagus untuk Perusahaan-perusahaan Tertentu
Software ERP komersial bagus untuk bisnis seperti layanan taxi, kafe-kafe kecil, cleaning service, toko-toko kecil, dan layanan pesan antar. Jika bisnis Anda adalah bisnis-bisnis seperti yang telah disebutkan, Anda bisa untung dari solusi ERP komersial karena struktur dan proses bisnis Anda adalah tipikal.
Perusahaan yang lebih kecil yang serupa sering lebih memilih sistem ERP komersial karena mereka tidak butuh terlalu banyak kustomisasi dan senang dengan fitur yang ditawarkan. Biaya sepanjang masa dari sistem ERP komersial juga lebih sederhana untuk ditetapkan di awal.
2. Cepat untuk Digunakan
Jika perusahaan Anda tidak terlalu besar, Anda dapat mengimplementasikan software ERP komersial dengan cepat. Bagaimanapun, akan ada beberapa integrasi kesulitan pada beberapa bagian. Dalam kasus ini, pengembang in-house Anda bisa mengkustomisasi bagian dari software, memanipulasi kode sumber dan API. Namun, ini bisa memperlambat implementasi.
Berikut beberapa risiko software ERP komersial (off-the-shelf ERP):
1. Kustomisasi dan Fungsionalitas Terbatas
Integrasi solusi ERP komersial seringkali berarti harus membayar keseluruhan paket, apakah Anda meminta untuk semua fitur ada atau tidak. Seiringan dengan hal tersebut, membuat perubahan terhadap ERP komersial seringkali mengharuskan banyak sumber. Butuh kerja keras, banyak waktu, dan uang tunai. Sehingga, Anda bisa mulai dari kecil dan menambahkan hal esensial seiring berproses. Namun, Anda perlu yakin bahwa Anda mampu untuk membuat perubahan konstan tanpa mengganggu operasional bisnis setiap harinya.
ERP komersial mungkin tidak bisa memenuhi semua kebutuhan bisnis sehubungan dengan mereka dibangun untuk pasar besar, bukan sebuah perusahaan yang spesifik.
2. Biaya dan Integrasi
Lisensi untuk software ERP pihak ketiga bisa jadi sangat mahal. Beberapa lisensi dasar harganya berkisar antara belasan juta rupiah per bulannya. Mengadopsi sistem yang sudah ada bisa memakan waktu lebih lama dan lebih rumit daripada mengadopsi sistem yang bisa dikustomisasi karena bisnis harus menyesuaikan proses-proses mereka ke sistem ERP komersial.
Model Hybrid
Model hybrid adalah untuk bisnis yang kebutuhannya berada di antara apa yang ditawarkan solusi custom ERP dan ERP komersial. Pertimbangkan model hybrid jika Anda punya situasi seperti berikut:
- Perusahaan Anda bisa berjalan secara efisien dengan software ERP yang sudah ada dan butuh hanya beberapa tambahan fitur.
- Perusahaan Anda sudah mempunyai custom ERP yang dikembangkan oleh tim in-house Anda atau tim pengembang lepas dan Anda ingin untuk menambah beberapa modul.
Model hybrid pada mulanya lebih murah daripada software yang seluruhnya terkustomisasi karena banyak tugas pengembangan sudah selesai. Oleh sebab itu, Anda tidak mulai dari awal atau dasar sekali.
Implementasinya butuh dua minggu dibandingkan dengan berbulan-bulan jika itu adalah software yang dikustomisasi atau solusi bisnis komersial. Dan banyak waktu diluangkan untuk memetakan proses tahapan, pengguna, aturan, dan spesifikasi.
Apakah Perusahaan Anda Benar-benar butuh ERP yang Terkustomisasi?
Untuk dengan cepat menetapkan apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkan custom ERP atau tidak, berikut daftar dari isu yang mensinyalkan bahwa Anda mungkin butuh sistem yang dikustomisasi.
- Tool software Anda yang sekarang tidak berkomunikasi dengan satu sama lain secara efisien.
- ERP Anda tidak bisa menghasilkan laporan yang terkustomisasi.
- Pengguna tidak bisa mengakses software Anda pada gawai mobile.
- Anda sulit untuk memenuhi permintaan klien.
- Anda tidak mempunyai sistem fungsional CRM.
Ide yang rumit dan tidak konvensional hampir tidak bisa diimplementasikan menggunakan software komersial.
Kesimpulan
Pengembangan custom ERP dapat menyelesaikan banyak masalah bisnis tanpa menimbulkan masalah baru. Programmer bisa menyesuaikan ERP Anda ke industri Anda atau relung pasar dan menyesuaikan alur kerja terhadap perusahaan Anda. Pada lingkungan bisnis saat ini, di mana jasa dan produk dari sebuah perusahaan harus secara konstan berkompetisi di pasar dan perlu jadi menonjol, sistem custom ERP adalah salah satu tool terbaik untuk diadopsi.
Sistem tersebut akan didesain secara individual untuk memenuhi kebutuhan, keinginan, dan proses perusahaan. Dan lagi, sistem custom ERP yang bagus dapat mempersiapkan perusahaan untuk tantangan-tantangan di masa mendatang dengan kemampuannya yang sangat mungkin diperbesar skalanya.
Sistem komersial, bagaimanapun, bisa menjadi solusi yang bagus untuk perusahaan yang lebih kecil dengan operasi bisnis yang biasa. Jika tidak ada sistem komersial yang cocok dengan proses bisnis, diskusikan model hybrid dengan perusahaan pengembang software Anda. Bisa jadi itulah pilihan yang tepat.
Jadi kembali lagi perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan skala bisnis perusahaan Anda untuk memilih jenis sistem ERP yang tepat: custom ERP, ERP komersial, maupun model hybrid. Jika sudah cocok dengan kebutuhan dan melalui pertimbangan matang, Anda bisa langsung memilih jenis sistem ERP untuk diimplementasikan sehingga bisnis Anda bisa berjalan dengan lebih lancar dan lebih baik lagi.
Masih bingung dan perlu konsultasi untuk implementasi sistem ERP di perusahaan Anda? Tim Gamatechno siap membantu Anda. Yuk, segera hubungi tim kami di https://www.gamatechno.com/contact/