Dalam akuntansi, salah satu prinsip dasar yang perlu diketahui adalah soal metode pencatatan transaksi keuangan. Ada dua metode pencatatan transaksi yang paling sering digunakan, yakni sistem pembukuan tunggal (single entry) dan ganda (double entry system).
Dalam melakukan proses pencatatan atau pembukuan setiap transaksi keuangan yang terjadi, tentunya keduanya memiliki perbedaan.
Untuk single entry pencatatan transaksi keuangan hanya dilakukan satu kali, sementara double entry setiap transaksinya akan melibatkan setidaknya dua akun untuk selalu menjaga keseimbangan.
Lebih lanjut, artikel ini akan membahas apa itu double entry system dalam akuntansi. Simak penjelasan di bawah ini agar lebih paham mengenai konsep dan cara kerjanya.
Sejarah Singkat Double Entry System
Konsep pembukuan double entry system diketahui berasal dari Romawi dan peradaban awal Abad Pertengahan Timur Tengah. Namun sistem yang lebih modern mulai diperkenalkan antara abad ke-13 dan ke-14.
Di era tersebut, metode pembukuan ini mulai digunakan secara luas oleh pedagang Italia. Untuk dokumentasi pertama kali mengenai sistem double entry, ditemukan dalam buku Luca Pacioli, yang diterbitkan pada tahun 1494.
Luca Pacioli saat ini dikenal luas sebagai “Bapak Akuntansi”. Buku yang diterbitkannya pada tahun itu menjelaskan dan merinci konsep metode pencatatan double entry system.
Definisi Double Entry System
Double entry system saat ini sudah dijadikan sebagai sistem standar pencatatan keuangan oleh banyak perusahaan, baik itu perusahaan skala besar maupun kecil dan menengah.
Arti double entry system sendiri mengacu pada metode pencatatan ganda di mana setiap transaksi akan melibatkan minimal dua akun dan dicatat dalam waktu bersamaan.
Dalam sistem double entry, transaksi dicatat dalam bentuk debit dan kredit. Di sini, debit di satu akun mengimbangi kredit di akun lain sehingga jumlah semua debit harus sama dengan jumlah semua kredit.
Adanya double entry system berfungsi untuk menjaga keseimbangan atau biasanya dikenal sebagai persamaan akuntansi “Liabilitas + Owner’s Equity/Ekuitas Pemilik = Assets”.
Dengan prinsip tersebut, pembukuan double entry menstandarkan proses akuntansi dan meningkatkan keakuratan laporan keuangan yang disiapkan, untuk memungkinkan deteksi kesalahan yang lebih baik.
Sebab, adanya ketidakcocokan di sisi kredit dan debit akan menunjukkan kesalahan hitungan, yang kemudian dapat dengan segera diperbaiki.
Cara Kerja Double Entry System
Tujuan utama dari sistem pembukuan double entry adalah untuk memastikan bahwa akun perusahaan tetap seimbang sehingga dapat memberikan gambaran yang akurat tentang posisi keuangan perusahaan saat ini.
Dengan demikian, pencatatan double entry system sangat bergantung pada penggunaan persamaan akuntansi dasar “Aset = Liablitas + Ekuitas Pemilik”.
Persamaan ini berarti bahwa nilai total aset perusahaan harus sama dengan jumlah liabilitas dan ekuitasnya. Hasil dari persamaan tersebut harus selalu seimbang.
Dengan kata lain, jika sebuah perusahaan memiliki aset 10 juta dan liabilitas 5 juta, maka ekuitasnya harus 5 juta.
Begitu pula jika sebuah perusahaan memiliki aset 100 juta dan liabilitas 110 juta, maka ekuitasnya akan menjadi -10 juta. Jika akun tidak seimbang, artinya ada kekeliruan dalam spreadsheet atau bagan.
Nah, untuk mencapai keseimbangan yang dijelaskan di atas, akuntan menggunakan konsep debit dan kredit untuk mencatat transaksi setiap akun di neraca perusahaan.
Seperti yang sudah disebutkan, entri debit di satu akun harus sama dengan entri kredit di akun lain untuk menjaga persamaan tetap seimbang.
Debit dan kredit biasanya diilustrasikan dengan menggunakan akun-T.
Debit tidak selalu sama dengan ‘kenaikan’ dan kredit tidak selalu sama dengan ‘penurunan’.
Dalam akuntansi, debit mengacu pada entri di sisi kiri buku besar akun. Kolom debit terjadi pertambahan ketika ada penambahan aset dan biaya dan penurunan liabilitas serta ekuitas. Kolom debit akan bertambah sejalan dengan jumlah transaksi yang dilakukan.
Sedangkan kredit mengacu pada entri di sisi kanan buku besar akun. Bertambahnya kolom kredit terjadi ketika terdapat penambahan terhadap liabilitas serta ekuitas. Di sisi lain, penurunan aset dan biaya juga mempengaruhi bertambahnya kolom kredit.
Keuntungan menggunakan sistem akuntansi double entry system
Menerapkan metode pencatatan double entry system pada perusahaan memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:
1. Pencatatan transaksi lebih akurat
Sistem akuntansi double entry memberikan tingkat akurasi yang tinggi karena perusahaan akan mencatatkan transaksi pada sisi debit dan kredit.
Ini membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dari semua transaksi dan bahwa neraca dan laporan laba rugi selalu seimbang.
2. Analisa keuangan lebih baik
Sistem akuntansi double entry memberikan tingkat transparansi yang tinggi karena semua transaksi dicatat dan dilacak. Itu memudahkan pemilik bisnis dan manajer untuk menganalisis kinerja keuangan mereka dan membuat keputusan berdasarkan informasi akurat.
3. Memudahkan dalam melakukan audit
Sistem akuntansi double entry efisien karena memungkinkan pelacakan dan pemantauan transaksi keuangan dengan mudah. Ini membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan. Ini juga meminimalkan kemungkinan kesalahan dan, jika ternyata ada kesalahan, dapat ditemukan dengan mudah.
4. Aman dari kelalaian dan penipuan
Setiap transaksi pendapatan dan pengeluaran yang dicatat dalam metode double entry system, memastikan bahwa informasi yang benar mengenai pendapatan dan kerugian tersedia. Itu membuat perusahaan lebih mudah untuk melakukan audit, mengidentifikasi kesalahan, kelalaian, dan mendeteksi fraud (penipuan).
5. Fleksibilitas
Sistem akuntansi double entry fleksibel dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan proses akuntansi mereka, baik untuk menangani transaksi yang bersifat eksternal atau internal.
Kesimpulan
Metode pencatatan double entry system merupakan proses pembukuan di mana setiap transaksi dicatat dalam dua akun berbeda secara bersamaan.
Sistem double entry juga mensyaratkan bahwa untuk semua transaksi, jumlah yang dimasukkan sebagai debit harus sama dengan jumlah yang dimasukkan sebagai kredit.
Setiap ketidaksesuaian yang teridentifikasi, akan menunjukkan kesalahan pembukuan, yang dapat dengan mudah diperbaiki karena catatan diatur dalam pola yang benar.
Tujuan utama dari sistem pembukuan double entry adalah untuk memastikan bahwa akun perusahaan tetap seimbang dan dapat digunakan untuk memberikan gambaran posisi keuangan perusahaan saat ini secara akurat.
Keuntungan utama dari double entry system adalah memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan satu set lengkap laporan keuangan terutama membuat neraca, yang tidak dapat diproduksi hanya dengan sistem entri tunggal.
Dengan demikian aplikasi akuntansi yang sudah double entry system memberikan laporan keuangan yang lengkap di mana jauh lebih mudah bagi bisnis untuk nantinya membuat analisa keuangan.