ERP yaitu merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. Implementasi ERP mempunyai reputasi yang panjang dan bersejarah karena biasanya over-budget dan penjadwalannya berlebih. Itulah alasan banyak bisnis kecil dan menengah yang membeli ERP pertama kali mungkin mendengar tentang implementasi biaya tetap dan sistem lean sebagai cara untuk memitigasi beberapa risiko terkait. Tetapi, apakah cara-cara tersebut adalah benar-benar tepat untuk perusahaan Anda?
Untuk membantu Anda membuat sebuah keputusan yang tepat, mari kita bahas strategi implementasi biaya tetap dan sistem lean dan faktor-faktor yang Anda butuhkan untuk pertimbangan ketika memilih yang terbaik dan yang cocok dengan obyektif Anda.
Implementasi dengan Sistem Lean
Sistem lean adalah sebuah strategi untuk menekan pemborosan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan menaikkan nilai tambah produk bagi konsumen. Strategi ini merupakan versi skala lebih rendah dari implementasi waktu dan material pada umumnya. Setelah segala hal yang dibutuhkan terkumpul, obyektif dari tipe implementasi ini adalah untuk menjaga prosesnya menjadi sehemat mungkin. Implementasi ini dilakukan dengan berfokus pada komponen dasar saja dari software ERP yang telah Anda pilih, meminimalisir waktu konsultasi, dan tidak melibatkan banyak departemen selama prosesnya.
Implementasi sistem lean ini mempunyai pro dan kontra. Pro dari implementasi sistem ini yaitu mempunyai keuntungan utama untuk mengurangi biaya yang mengarah ke menghilangkan pemborosan. Implementasi sistem lean merupakan strategi yang tepat jika Anda mencari mitigasi biaya implementasi ERP. Sedangkan kontranya adalah strategi ini tidak memperhitungkan persyaratan khusus proses bisnis sebuah perusahaan. Sangat sedikit dari bisnis besar atau kompleks akan mendapatkan nilai utuh dari investasi ERP mereka dari menerapkan implementasi sistem lean ini.
Implementasi dengan Biaya Tetap
Dengan mengimplementasikan tipe biaya tetap ini, Anda akan mendapatkan serangkaian jangkauan dari implementasi terdahulu sebelum proyek dimulai dengan strategi biaya tetap. Biasanya, Anda akan mendapatkan sebuah daftar spesifik tentang apa yang termasuk di dalam harga tersebut; seperti kegunaan, proses yang termasuk di dalamnya, data apa saja yang diimpor, tipe laporan, dan sebagainya.
Sama halnya dengan implementasi sistem lean, implementasi biaya tetap juga mempunyai pro dan kontra. Pro-nya yaitu sebagai sebuah bisnis, Anda akan tahu biaya implementasi ERP Anda di muka. Karena jangkauannya sudah ditentukan sebelum implementasi dilakukan, Anda juga akan mempunyai timeline yang spesifik. Sedangkan kontra dari implementasi tipe ini yaitu strategi ini tidak memperhitungkan kustomisasi perusahaan Anda yang mungkin membutuhkan persyaratan kondisi spesifik, kecuali jika hal tersebut sudah dijabarkan sebelum implementasi dilakukan. Jika kustomisasi benar-benar dibutuhkan di mana hal tersebut tidak berada di dalam jangkauan harga, Anda kemungkinan besar butuh untuk menandatangani perubahan permintaan untuk menambahkan waktu dan biaya ke proyek Anda.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Implementasi Biaya Tetap atau Sistem Lean
Pertimbangkan untuk menggunakan implementasi biaya tetap atau sistem lean jika Anda mempunyai bisnis kecil. Jika Anda mencari sistem ERP pertama Anda atau upgrade dari software akuntansi Anda dan mempunyai toleransi rendah terhadap perubahan harga dan timeline, implementasi biaya tetap atau sistem lean dapat membantu Anda mengendalikan risiko dan biaya. Kunci dari mempunyai proyek yang berhasil di sini adalah untuk memastikan partner implementasi ERP Anda harus memfasilitasi Anda dengan rencana proyek yang jelas dan jangkauan tentang bagaimana mereka akan menghadapi dan melaksanakannya. Penting sekali untuk menghilangkan segala kesalahpahaman atau miskomunikasi di sini.
Jika Anda mempunyai skala bisnis yang sudah besar dengan banyak proses yang kompleks atau bahkan bisnis lebih kecil tapi dengan beberapa proses bisnis yang sangat spesifik atau punya kebutuhan khusus, Anda akan membutuhkan beberapa kustomisasi yang mana hal tersebut tidak termasuk di dalam tipe-tipe implementasi ini. Perlu diingat bahwa implementasi biaya tetap dan sistem lean biasanya tidak memfasilitasi eksplorasi atau implementasi dengan fungsi tambahan yang bisa diaplikasikan ke proses bisnis perusahaan.
Terlepas dari tipe implementasi yang paling cocok dengan bisnis Anda, baik implementasi biaya tetap atau sistem lean, satu faktor umum yang bisa mensukseskan proyek implementasi yaitu partner yang tepat. Selalu adalah orang yang bekerja dalam proyek Anda yang membuat pengaruh paling besar dalam mengevaluasi kesuksesan dari implementasi ERP. Pastikan untuk menemukan partner yang suportif dan sejalan dengan obyektif Anda.