Dalam memilih sistem Enterprise Resource Planning (ERP)ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Tidak hanya fitur, biaya, dan model penerapannya, tetapi juga vendor di belakangnya. Tentunya pemilihan vendor ERP tidak bisa dilakukan sembarangan.
Sebab perusahaan akan bekerja sama dengan vendor selama bertahun-tahun. Karenanya kehati-hatian dalam memilih vendor termasuk investasi pertumbuhan bisinis.
Berikut 10 kriteria utama yang bisa menjadi panduan perusahaan dalam memilih vendor ERP.
1. Kebutuhan bisnis
Apakah sistem ERP secara khusus mendukung segmen pasar bisnis saya?
Apakah sistem ERP sesuai dengan kebutuhan saya?
Pertanyaan tersebut mungkin tampak basic, tetapi jawabannya membutuhkan banyak pemikiran ke depan. Di sinilah tim pemangku kepentingan internal yang ditunjuk dari berbagai area bisnis dapat sangat membantu dengan mengumpulkan umpan balik dari tim mereka sendiri tentang bagaimana mereka ingin menggunakan sistem baru, termasuk fitur yang diinginkan.
2. Fitur ERP
Apakah antarmuka pengguna bekerja konsisten di seluruh modul?
Bisakah perangkat lunak ERP diakses dari aplikasi seluler?
Dapatkah fitur/modul baru ditambahkan seiring pertumbuhan bisnis?
Tiap perusahaan akan memerlukan fitur ERP yang mendukung proses spesifik mereka. Tetapi umumnya ada kebutuhan general seperti antarmuka dan dasbor intuitif yang meningkatkan manajemen dan kolaborasi lintas departemen, bersama dengan indikator kinerja utama (KPI) yang mudah dibaca dan pembuatan laporan. Persyaratan umum lainnya termasuk kecerdasan bisnis tingkat lanjut, kemampuan penambangan data serta keamanan dan integrasi data.
3. Total biaya dan ROI
Berapa biaya sistem ERP dan lisensinya?
Biaya mencakup apa saja?
Seberapa cepat saya akan melihat ROI?
ERP on-premise dan ERP berbasis cloud tentunya memiliki biaya yang berbeda. Memilih ERP on-premise artinya perusahaan perlu menanggung biaya instalasi hardware hingga pelatihan dan pemeliharaan. Sedangkan ERP berbasis cloud yang disiapkan, dihosting, dan dikelola oleh vendor cloud, akan memangkas lebih banyak biaya.
4. Integrasi sistem
Apakah sistem ERP terintegrasi dengan sistem bisnis lain?
Seberapa mudah data yang ada dapat dimigrasikan ke dalam sistem ERP?
ERP tidak hanya harus mengintegrasikan proses bisnis yang berbeda, tetapi perangkat lunak ini juga perlu bisa berintegrasi dengan sistem dan aplikasi yang ada yang ingin terus digunakan perusahaan.
5. Dukungan dan pelatihan
Tingkat dukungan apa yang diberikan selama implementasi dan setelahnya?
Apakah pelatihan karyawan disediakan?
Sistem ERP akan membutuhkan dukungan untuk implementasi awal, operasi harian yang berkelanjutan, dan pelatihan karyawan. Tentukan apakah vendor menyediakan semua jenis dukungan implementasi tersebut.
6. Implementasi
Berapa lama implementasinya?
Apakah alat pengujian disediakan dengan perangkat lunak?
Implementasi ERP dapat memakan waktu mulai dari satu bulan hingga lebih dari satu tahun tergantung pada metode penerapan (on-premise, cloud, hybrid). ERP baru biasanya diimplementasikan secara bertahap dan akan melibatkan migrasi data, yang memerlukan pembersihan data untuk memastikan kualitas data. Pengujian yang ketat sangat penting sebelum dirilis.
7. Keahlian industri vendor
Seberapa baik vendor mengetahui industri saya?
Bisakah vendor memberikan referensi pelanggan?
Seiring dengan mengevaluasi perangkat lunak ERP, ada baiknya untuk mengevaluasi vendor ERP untuk keahlian mereka di industri perusahaan Anda. Vendor yang ideal akan memiliki sejarah sukses instalasi ERP sebelumnya di industri Anda dan pada ukuran perusahaan yang kira-kira sama.
8. Teknologi
Bisakah fitur baru ditambahkan seiring pertumbuhan bisnis saya?
Teknologi canggih terus bermunculan dan meningkatkan banyak manfaat yang dapat diberikan oleh sistem ERP. Cloud, kecerdasan buatan (AI), dan, lebih khusus lagi, pembelajaran mesin semuanya dapat meningkatkan proses bisnis, memberikan analisis dan wawasan yang lebih dalam dan lebih prediktif, dan memungkinkan pengalaman yang dipersonalisasi,
9. Road map produk vendor
Fitur baru apa yang direncanakan?
Apakah vendor menerbitkan pembaruan pada jadwal yang ditentukan? Apakah ada biaya tambahan untuk meningkatkan ke fitur baru?
Seiring pertumbuhan bisnis, kemungkinan akan membutuhkan lebih banyak dari sistem ERP daripada yang sudah ada di awal kebutuhan. Akibatnya, penting untuk mengetahui bagaimana vendor akan meningkatkan, menambah, dan mendukung produknya di masa depan.
10. Kustomisasi
Bisakah sistem ERP dikustomisasi?
Dukungan apa untuk penyesuaian yang disediakan?
Kebutuhan untuk menyesuaikan akan bergantung pada kompleksitas proses bisnis Anda, dan bahkan jika Anda tidak membutuhkannya pada saat pemilihan ERP, ini mungkin menjadi penting seiring pertumbuhan bisnis.