Cara mudah kelola manajemen perjalanan dinas menggunakan software general affair. Dengan sistem informasi perjalanan dinas, semua pekerjaan staff GA akan lebih mudah diselesaikan
Pada momen tertentu, beberapa perusahaan mungkin memiliki agenda perjalanan dinas yang harus dilakukan staf maupun manager. Tidak seperti perjalanan rekreasi, di mana seseorang mampu bersikap fleksibel dengan jadwal jika terjadi kesalahan, perjalanan dinas harus berjalan seperti jarum jam. Artinya, kesalahan dan penundaan bisa sangat merugikan tidak hanya bagi para wakil yang bepergian, tetapi juga bagi perusahaan itu sendiri.
Maka penting untuk meluangkan waktu mempersiapkan perjalanan dinas sehingga dapat mengaturnya seefisien mungkin. Sebab perjalanan dinas memaksa karyawan untuk menjadi lebih terorganisir dan tetap profesional ketika bertemu klien.
Software General Affair, Solusi Manajemen Perjalanan Dinas
Sebaiknya persiapkan semuanya jauh sebelum jadwal perjalanan dinas agar tidak perlu menghadapi tekanan tambahan pada hari-hari menjelang perjalanan. Untuk mempermudah urusan manajemen perjalanan dinas, aplikasi atau software general affair bisa menjadi solusi.
1. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan
Meskipun melacak pengeluaran adalah topik yang paling banyak dibahas tentang perjalanan bisnis atau dinas, jangan lupa apa tujuannya, yakni untuk bertemu dengan perwakilan bisnis penting tersebut.
Menjadwalkan janji temu selama perjalanan bisnis bisa menjadi sangat rumit jika harus dilakukan segera, terutama jika hanya mengandalkan Excel, email atau pena dan kertas yang mudah terselip.
Karena ada banyak hal yang perlu Anda ingat ketika perjalanan dinas, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi general affair untuk membantu Anda menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Mengatur jadwal dan pertemuan untuk perjalanan dinas menggunakan perangkat ini akan meningkatkan kemudahan dalam mengkoordinir kebutuhan bisnis.
2. Menentukan transportasi
Dengan menentukan jenis transportasi apa yang akan digunakan, maka manajemen perjalanan dinas mungkin melibatkan perjalanan melalui udara, kereta api, persewaan mobil atau bahkan kapal. Perlu untuk memikirkan tentang perjalanan dari pintu ke pintu, menyeimbangkan waktu perjalanan dengan biaya dan kenyamanan.
Pertimbangkan detail seperti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk berpindah antara bandara dan stasiun kereta api, waktu yang dibutuhkan untuk mengisi dokumen di perusahaan persewaan mobil, dan apakah penyimpanan bagasi mungkin berguna.
Gunakan berbagai sumber dan situs perbandingan yang berbeda, teliti perusahaan mana yang menawarkan penawaran terbaik. Sekali lagi, waspadalah terhadap batasan anggaran dalam kebijakan perjalanan perusahaan Anda. Untuk perjalanan dinas menggunakan kendaraan perusahaan, software general affair menawarkan kemudahan dalam pendataan, pengajuan, hingga reimbursemnt bahan bakar.
3. Memilih akomodasi
Memilih akomodasi terbaik untuk kebutuhan perjalanan dinas juga penting. Jika Anda hanya memiliki satu tempat pertemuan untuk dijangkau, pastikan Anda memesan hotel yang dekat, daripada memilih penginapan lebih jauh yang mungkin bisa membuat stres selama perjalanan.
Saat mempertimbangkan biayanya, pastikan Anda membandingkan tarif untuk jenis akomodasi serupa dan pastikan memilih sesuatu yang harganya pantas, beberapa perusahaan bahkan menetapkan biaya per hari yang akan membatasi pilihan hotel.
4. Mengurus administrasi perjalanan dinas
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor atau general affair untuk mempersiapkan perjalanan dinas, maka administrasi kantor harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya. Seperti pembuatan surat tugas dan dokumen lainnya.
Aplikasi general affair dapat membantu pengelolaan surat-menyurat, sandi dan telekomunikasi, kearsipan, dan administrasi umum yang masih manual.
5. Antisipasi dan lacak pengeluaran perjalanan dinas
Sebelum memulai, pastikan karyawan memahami kebijakan biaya perjalanan dinas perusahaan. Banyak perusahaan mengganti biaya perjalanan umum seperti tiket, hotel, makanan, dan transportasi lokal. Anda mungkin menemukan informasi ini di aturan tertulis perusahaan atau berbicara dengan manajer Anda untuk memahami apa yang tidak dan tidak dibayar.
Perusahaan mungkin juga bermitra dengan jaringan tertentu di kota tujuan untuk mengurangi biaya perjalanan dinas. Anda dapat meminta daftar penyedia layanan pilihan di kota yang Anda kunjungi dan menghubungi mereka untuk mendapatkan gambaran kesepakatan yang lebih jelas.
Menggunakan software general affair akan membantu menjaga manajemen perjalanan dinas berjalan lancar. Semua fitur yang disediakan memungkinkan penjadwalan yang mudah untuk berbagai kebutuhan perjalanan dinas. Mari jajal software general affair Gamatechno untuk kemudahan dan kecepatan pekerjaan sehari-sehari perusahaan Anda.