Tren era digital ini semakin meningkatkan keinginan para pekerja untuk bekerja remote dengan sistem yang terdigitalisasi. Terlebih semenjak masa pandemi di mana pemerintah memberlakukan sistem WFH bagi hampir semua perusahaan di Indonesia khususnya di kota-kota besar Indonesia.
Seiring dengan kebiasaan sistem WFH, para karyawan remote menjadi nyaman untuk bekerja dari rumah atau bekerja selain dari kantor. Terbukti bahwa dengan tidak datang ke kantor pun pekerjaan tetap bisa dikerjakan dan diselesaikan dengan baik. Hal ini tentu menjadi suatu femonena di mana pekerjaan yang menawarkan sistem kerja remote menjadi daya tarik bagi seorang job seeker yang lebih suka bekerja dengan fleksibilitas.
Namun tetap saja sistem kerja remote tidak semua aspeknya hanya memiliki sisi positif, tentu saja ada juga sisi negatifnya sehingga tetap ada pro dan kontranya.
App Fatigue
Beberapa orang mungkin beranggapan bahwa penggunaan beragam tools sejalan dengan meningkatnya produktivitas. Namun, kenyataannya, informasi dan aplikasi yang berlebihan justru dapat menimbulkan frustrasi, stres, dan kelelahan yang bisa dialami karyawan.
Kadang kala perusahaan mengimplementasikan aplikasi baru untuk tuntutan tugas tertentu, misalnya untuk meningkatkan workflow dengan mengkombinasikan email pada inbox dengan aplikasi lain. Maksudnya adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja, namun penggunaan aplikasi yang banyak justru menambah frustrasi bagi karyawan. Fenomenan inilah yang disebut dengan app fatigue.
Beberapa efek dari penggunaan aplikasi yang banyak untuk bekerja sehari-hari bagi karyawan, seperti:
1. Menurunkan Produktivitas
App fatigue di tempat kerja dapat mengurangi produktivitas kerja. Bahkan ada perusahaan yang mengimplementasikan lima hingga puluhan aplikasi untuk para karyawan. Menurut penelitian di tahun 2018 yang dilakukan oleh RingCentral, kebanyakan karyawan melakukan aktivitas seperti menghidupkan dan mematikan aplikasi hingga 10 kali setiap jamnya. Hal ini setara dengan perusahaan kehilangan 32 hari kerja dari per karyawan setiap tahunnya.
2. Meningkatkan Stres Karyawan
App fatigue juga menyebabkan hilangnya ketertarikan kerja karyawan, membuat kewalahan, mengganggu, dan membuat kelelahan tentunya. Karyawan dituntut untuk merespon dengan cepat setiap ada indikasi komunikasi baru dan notifikasi di tempat kerja sehingga hal ini dapat menginterupsi karyawan saat sedang bekerja dan bisa membuat karyawan kebingungan jika terlalu banyak notifikasi.
3. Membahayakan Keamanan
Biasanya departemen IT bertanggung jawab untuk mencari aplikasi yang tepat untuk digunakan di tempat kerja guna memastikan setiap karyawan tidak menimbulkan masalah keamanan atau membocorkan kerentanan keamanan perusahaan.
Bagaimanapun, app fatigue membuat para karyawan tidak ingin menggunakan aplikasi yang dipilih oleh departemen IT yang harapannya akan meningkatkan produktivitas. Faktanya, menurut penelitian 48% karyawan tidak menggunakan aplikasi yang dipilihkan oleh departemen IT.
Pengaruh Penggunaan Apps pada Produktivitas
Jika terlalu banyak aplikasi yang digunakan dalam pekerjaan, efek negatifnya adalah masalah konsumsi waktu. Sejumlah pekerja akan menghabiskan banyak waktu untuk melengkapi tugas-tugas dasar. Singkatnya, pekerja akan memakan waktu lebih lama untuk menemukan informasi karena sumbernya dari multiple apps. Tentu ini menjadi masalah dan berpengaruh pada produktivitas kerja. Waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk mengerjakan tugas akan terpangkas karena kebingungan mencari informasi.
Tren Meeting Sejak Masa Pandemi
Pandemi Covid-19 merubah sistem kerja di banyak sektor dan industri. Hal ini juga berpengaruh pada berubahnya pola meeting. Hampir seluruh perusahaan di seluruh dunia mengalami flux besar-besaran dan beralih ke virtual meeting.
Sistem kerja seperti WFH, WFA, dan remote mensyaratkan segala aktivitas beralih ke cara online dengan sistem terdigitalisasi. Dengan demikian, meeting lebih banyak di adakan untuk berkoordinasi tentang kerjaan. Jika tatap muka meeting dilaksanakan hanya seminggu sekali, dengan sistem online meeting bisa menjadi 3-4 kali per minggu atau bahkan setiap hari hanya untuk meeting koordinasi kerja.
Akibat Meeting yang Tidak Produktif
Meeting yang tidak efektif berpengaruh ke banyak hal seperti produktivitas, waktu, dan budgeting. Kurang lebih 49% pekerja remote ingin ada lebih sedikit meeting karena alasan tersebut. Meeting yang diadakan setiap hari atau banyak kali di setiap minggunya bisa jadi malah membuang waktu, apalagi jika seorang pekerja mempunyai jadwal meeting lebih dari sekali dalam sehari. Tentu hal itu akan memangkas waktu kerja.
Meeting selain memakan waktu juga menguras energi yang digunakan untuk berbicara dan juga berpikir, bahkan mendengarkan pun juga membutuhkan energi. Sehingga jika pekerja merasa lelah dan stres karena meeting terlalu sering atau banyak, tentu produktivitas akan terganggu.
Ada ungkapan ‘time is money’. Artinya jika waktu terbuang maka uang juga mengalami hal serupa. Selain itu, pengadaan concall juga tidak gratis, membutuhkan biaya kuota internet.
Cara Membuat Meeting Efektif
Beberapa strategi bisa dilakukan untuk membuat meeting menjadi lebih efektif. Cara-cara berikut bisa dilakukan untuk kesuksesan meeting Anda:
- Tentukan obyektif atau tujuan meeting dengan jelas
- Mempunyai agenda yang jelas dan teratur
- Lakukan meeting dengan orang-orang yang berkaitan langsung, tidak perlu semua orang ikut
- Visual stimulus seperti PPT tidak selalu dibutuhkan, gunakan ketika benar-benar perlu saja
- Gunakan waktu dengan bijak, jika meeting bisa dilakukan hanya dalam 20 menit, tidak perlu mengulur hingga 1 jam
- Gunakan tool untuk meeting yang sesuai dengan kebutuhan meeting