Perusahaan yang bergerak dalam bidang outsource atau layanan luar seperti perekrutan karyawan atau administrasi tenaga kerja membutuhkan HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis mereka.
Memilih HRIS yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas karyawan, dan membantu mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif. Artikel ini akan membahas langkah-langkah dalam memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan outsource.
1. Lakukan Assessment
Langkah pertama dalam memilih HRIS adalah melakukan assessment atau evaluasi kebutuhan perusahaan. Identifikasi apa yang ingin Anda capai dengan menggunakan HRIS, masalah apa yang ingin Anda selesaikan, dan fitur apa yang Anda butuhkan dalam sistem. Juga, identifikasi berapa banyak karyawan yang akan menggunakan sistem ini dan seberapa besar volume data yang akan diolah.
2. Kebutuhan Bisnis atau Perusahaan
Setiap perusahaan outsource memiliki kebutuhan unik yang harus dipertimbangkan saat memilih HRIS. Pastikan Anda memahami persyaratan bisnis atau perusahaan Anda secara mendalam. Beberapa pertanyaan yang perlu Anda pertimbangkan adalah:
– Bagaimana proses perekrutan karyawan dilakukan?
– Bagaimana sistem penggajian dan manajemen absensi?
– Apakah Anda memerlukan integrasi dengan sistem lain seperti akuntansi atau manajemen proyek?
– Apakah Anda memerlukan fitur manajemen kinerja atau pengembangan karyawan?
– Bagaimana sistem manajemen cuti dan izin kerja?
3. Evaluasi Vendor yang Ada dengan Kebutuhan Perusahaan
Saat memilih HRIS, penting untuk mengevaluasi vendor yang ada dengan kebutuhan perusahaan Anda. Cari vendor yang memiliki reputasi baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi HRIS. Tinjau portofolio produk mereka dan pastikan mereka dapat menyediakan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
4. Minta Proposal Penawaran
Setelah Anda mengevaluasi beberapa vendor, mintalah proposal penawaran dari masing-masing vendor yang terpilih. Proposal ini harus mencakup detail tentang fitur dan layanan yang mereka tawarkan, biaya implementasi dan biaya pemeliharaan, serta jadwal pelaksanaan proyek.
5. Demo dan Pemaparan Layanan
Sebelum membuat keputusan akhir, mintalah demo dari masing-masing vendor untuk melihat bagaimana HRIS mereka bekerja dalam lingkungan nyata. Pemaparan layanan dari vendor juga penting untuk memahami lebih lanjut tentang implementasi dan dukungan yang akan mereka berikan selama dan setelah implementasi.
6. Seleksi Final Vendors
Setelah melakukan demo dan pemaparan layanan, lakukan seleksi final dari vendor yang Anda anggap paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pertimbangkan aspek-aspek seperti fitur yang mereka tawarkan, biaya, dukungan teknis, dan keandalan vendor.
7. Buat Kontrak Kerja atau Project
Setelah memilih vendor HRIS yang tepat, langkah selanjutnya adalah membuat kontrak kerja atau proyek yang berisi semua detail tentang implementasi HRIS. Pastikan kontrak mencakup jadwal pelaksanaan, biaya, tanggung jawab, dan persyaratan lainnya yang disepakati bersama.
Apakah Anda tertarik untuk meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen sumber daya manusia perusahaan Anda dengan HRIS yang tepat? Pelajari lebih lanjut tentang solusi HRIS dari Gamatechno di halaman Gamatechno Software HRIS Solution.
Segera dapatkan konsultasi dan demo aplikasi HRIS dengan mengisi form di kontak Gamatechno untuk menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis atau perusahaan outsource Anda.