Software ERP (Enterprise Resource Planning) dipahami sebagai perangkat lunak yang mampu menyatukan, merampingkan, dan menstandarisasi proses bisnis perusahaan di berbagai departemen. Software ERP bekerja dengan menggunakan database perusahaan tunggal.
Penggunaan software ERP membantu memfasilitasi pekerjaan sumber daya manusia, keuangan, distribusi, pengadaan, dan departemen perusahaan lainnya. Dengan implementasi software ERP yang sukses, perusahaan dapat mengelola prosesnya dengan waktu dan biaya yang efektif.
Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, bisa menjadi tugas yang berat ketika Anda ingin mencari solusi ERP yang paling tepat serta akurat.
Berikut ini panduan bagaimana memilih software ERP terbaik sesuai dengan kebutuhan Anda
1. Riset sesuai kebutuhan Anda
Ini adalah salah satu pendekatan paling penting yang diperlukan untuk memulai analisis serius tentang kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi secara seksama kesulitan dan kekurangan sistem Anda saat ini di setiap departemen untuk melihat apakah mereka dapat diperbaiki dengan software ERP.
Semua anggota staf termasuk departemen IT Anda harus dilibatkan dalam proses ini untuk mengetahui semua persyaratan. Dari sana, Anda harus mempertimbangkan prioritas bisnis Anda dan menentukan fitur mana yang harus dimiliki atau bagus untuk dimiliki, sehingga Anda dapat menunjukkan tujuan tertentu untuk diikuti nanti. Sebaiknya sebagai pemilik bisnis, pimpin proses pemilihan alih-alih mengizinkan vendor perangkat lunak untuk menyusun alur baru, karena Anda memiliki pengetahuan paling baik tentang bisnis Anda.
2. Cari referensi
Ketika Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan dan proses yang Anda perlukan untuk memulai, Anda dapat dengan mudah mempelajari teknologi ERP untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Jangan ragu untuk meminta bantuan dari siapa pun di jaringan Anda yang berpengalaman menggunakan solusi ERP. Jika memungkinkan, hubungi ahlinya atau cari tahu referensi pelanggan dan hubungi mereka secara langsung. Jika tidak, luangkan waktu untuk meneliti testimonial penyedia ERP dan studi kasus untuk gambaran praktis.
3. Mengevaluasi opsi software ERP
Setiap perangkat lunak hadir dengan serangkaian fitur dan spesialisasinya sendiri. Masing-masing dapat melayani tujuan tertentu dengan sangat baik untuk bisnis Anda. Membuat daftar kebutuhan Anda yang jelas dan ekstensif sebelum Anda mulai mencari perangkat lunak Anda adalah awal yang baik. Anda perlu meluangkan waktu untuk melihat dan mengevaluasi setiap opsi dan menetapkan satu yang sesuai dengan kebutuhan khusus Anda.
Aspek penting lainnya yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih software ERP adalah memutuskan jenis platform yang diinginkan. Anda dapat memilih antara model lokal, cloud, atau hybrid. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
Misalnya, instalasi lokal biasanya membutuhkan investasi di awal yang tinggi. Di sisi lain, sistem cloud membutuhkan evaluasi integrasi yang cermat dan pengujian kompatibilitas sebelum migrasi data. Sementara itu, sistem hybrid dengan penyesuaian yang cermat dapat memberi Anda solusi praktis.
4. Kustomisasi dan Integrasi
Apa pun industri atau bisnis Anda, kemungkinan besar kebutuhan Anda tidak sama dari tahun ke tahun. Karena itu, Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat beradaptasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan dinamis sambil tetap memberikan nilai.
Memilih software ERP yang memiliki kemampuan penyesuaian dan integrasi dalam perangkat lunak sangat penting. Selain itu, penting juga untuk memahami perbedaan antara “konfigurasi” dan “penyesuaian” perangkat lunak ERP Anda. Konfigurasi biasanya mudah dilakukan dan dapat dilakukan dengan mengklik opsi yang tersedia dalam perangkat lunak perusahaan.
Sedangkan, kustomisasi mengacu pada perubahan kode perangkat lunak yang sebenarnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Biasanya membutuhkan waktu lebih lama dan lebih mahal.
5. Mempertimbangkan harga
Sekarang saatnya meminta penawaran harga dari vendor pilihan untuk membuat keputusan akhir sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Perhatikan untuk meminta rincian biaya tak hanya saat pemasangan, tapi juga implementasi, pelatihan, penyesuaian, lisensi perangkat lunak, dan biaya terkait lainnya. Rincian biaya harus dimasukkan dalam perjanjian sesudahnya.
Baca juga : 7 Tips Sukses Implementasi Software ERP untuk Perusahaan Anda
Itulah lima tips memilih software ERP terbaik sesuai dengan kebutuhan. Semoga Anda sudah mendapat gambaran tentang bagaimana memilih solusi ERP yang tepat untuk bisnis Anda!