Proses inti dari bisnis pemerintah sering dijalankan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang sudah berjalan bertahun-tahun bahkan berpuluh tahun lamanya. Sistem monolitik ini biasanya tertutup dan terfrakmentasi. Vendor menyokong sistem usang yang mungkin sudah hampir mendekati masa akhir usianya, dan staf IT dengan kemampuan pemrograman dan pengetahuan institusional ada untuk memelihara sistem-sistem yang sudah mencapai usia purna tugas. Di samping tekanan untuk memodernisasi sistem-sistem ini untuk menyampaikan layanan konstituen digital, memperbolehkan kerja remote dan operasional internal yang efisien, pemimpin pemerintahan nasional dan lokal sering ragu untuk melakukan inisiatif transformasi sistem.
Pada pemerintahan nasional dan lokal, topik mengenai risiko selalu muncul pada perbincangan tentang apapun seperti upgrading, memodernisasi atau mengganti sebuah sistem ERP. Ada perasaan seperti jangan coba-coba di suatu hal yang tidak seorang pun bahkan tahu atau paham itu sebenarnya untuk apa, bagaimana cara kerjanya, atau bagaimana cara memperbaikinya.
Bahkan ketika agensi-agensi ingin memodernisasi, bisa jadi hal tersebut menjadi sulit untuk mendapatkan data yang dapat dipercaya mengenai performa dan efisiensi dari sistem ERP mereka. Pada banyak kasus, hal tersebut menyebabkan prasangka yang kuat untuk sesederhana memindahkan proses-proses tertentu apa adanya. Tanpa data insight yang lengkap, akurat, dan obyektif; perusahaan merisikokan pemborosan waktu, uang, dan kepercayaan publik.
Untuk membuat keputusan berdasarkan data tentang migrasi dan pengurangan risiko, pemerintahan nasional dan lokal yang melihat kedepan tentunya telah mengadopsi solusi ‘process mining’ untuk menganalisa sistem bisnis inti seperti finansial dan akuisisi, manajemen human capital, manajemen hubungan dengan konsumen, manajemen layanan IT, dan manajemen pemasok.
Process mining mengurangi risiko migrasi utama ERP dan transformasi sistem dengan secara otomatis meningkatkan data yang telah ada untuk menyediakan insight berharga dan konteks pada proses lintas sistem ERP. Menggunakan process mining, perusahaan dapat terus membawa proses yang dibutuhkan dengan minimal disrupsi, bersamaan dengan memajukan proses tersebut. Mereka juga secara signifikan mengurangi waktu dan sumber yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas secara manual.
Mengapa Berfokus pada Proses itu Penting untuk Manajemen Risiko?
Ketika banyak perancang transformasi sistem berfokus untuk menjaga proyek migrasi on time dan on budget, mereka mungkin mengesampingkan pentingnya menjabarkan hasil bisnis aktual yang mereka ingin capai. Hasil yang terukur dan obyektif membantu meminimalisir risiko dengan memperjelas di mana perusahaan sekarang berada dalam pengerjaan proses-proses bisnisnya, ke mana mereka ingin pergi, apa yang mereka butuh untuk lakukan untuk mencapai hasil yang diidamkan dan apakah akhirnya benar-benar mencapai tujuan secara bertahap selama perjalanannya.
Menentukan hasil yang ingin dicapai membantu perusahaan untuk berproses melampaui proses-proses kondisi terkini untuk benar-benar meningkatkan dan menginovasi cara yang lebih baik dalam menjalankan proses bisnis.
Ketika melakukan migrasi sebuah sistem ERP atau memulai dengan sebuah implementasi baru, penting untuk benar-benar memahami proses bisnis terkini dan landscape sistem untuk mengidentifikasi tujuan dan mencapainya. Penting juga untuk mempunyai visi tentang bagaimana proses seharusnya terstruktur dan teroptimalkan di masa mendatang, untuk membantu mengidentifikasi pola implementasi pada sistem yang baru.
Kegagalan untuk mempertimbangkan optimalisasi proses bisa menyebabkan upaya migrasi ERP yang lebih kompleks dan lebih lama. Itu menjadikan sulit untuk merealisasikan bisnis yang diidamkan dan keuntungan operasional dari sistem baru.
Sebuah fokus pada proses dan hasil merupakan hal yang esensial. Namun, pemetaan proses tradisional ― menganalisa secara manual sebuah angka besar dari proses bisnis yang kompleks lintas bisnis ― akan sangat memakan banyak waktu dan cukup mahal. Seringkali hal tersebut juga mengharuskan adanya banyak workshop dan sumber staf yang signifikan dari bisnis dan tim IT.
Mudah untuk sesi-sesi ini untuk mewariskan ke dokumentasi proses ideal daripada apa yang sebenarnya terjadi. Pada banyak kasus, tim proyek berakhir dengan ribuan halaman informasi yang subyektif, tidak lengkap, dan cepat kadaluwarsa yang terlalu padat dan rumit untuk memungkinkan terjadinya proses yang perlu pemahaman mendalam.
Bagaimana Cara Kerja Process Mining?
‘Process mining’ mengeliminasi kelemahan dari ulasan manual dengan pengumpulan data terautomasi dari event logs dan sistem kondisi terkini untuk menciptakan proses ERP yang terpadu dengan model end-to-end. Meningkatkan artificial intelligence dan pembelajaran mesin akan menyusun data secara obyektif, dengan konteks yang dibutuhkan untuk membuat keputusan atas dasar informasi data. Perusahaan bisa melihat di mana mereka butuh fokus dan secara otomatis menemukan dan memperbaiki masalah yang sulit ― jika mungkin ― untuk mengetahui kapan waktunya menggunakan proses manual.
Investigasi pre-migrasi ini adalah sebuah titik mulai yang kritikal untuk upaya transformasi apapun dan khususnya efektif untuk proses inti bervolume tinggi; seperti finansial, akuisisi, dan manajemen human capital, serta layanan konstituen dengan transaksi tinggi seperti tagihan dan perijinan.
Menggunakan Process Mining sebagai Pedoman untuk setiap Fase dari Rencana Migrasi
Perusahaan bisa mempercepat migrasi ERP, mengurangi risiko, dan memaksimalkan value melalui proses transformasi dengan menggunakan process mining sebagai pedoman untuk setiap fase migrasi.
-
Pre-migrasi
Pilar ini berfokus pada persiapan migrasi. Termasuk di dalamnya menilai proses legasi, menambah lapisan kesempatan untuk peningkatan proses, pemantapan tujuan dan hasil, mengidentifikasi persyaratan unik dan mengevaluasi seberapa baik sistem baru yang diajukan sesuai dengan keinginan perusahaan. Aktivitas kunci process mining selama pre-migrasi termasuk menstandarisasi dan mengharmoniskan proses, membangun kasus bisnis kuantitatif dan menstimulasi dampak bisnis dari transformasi.
-
Selama Migrasi
Sangat krusial untuk memastikan integritas data dan manajemennya seiring data dimigrasikan ke sistem baru. Daripada menangani eror secara manual dan isu-isu lainnya satu persatu, perusahaan bisa menggunakan sebuah interface tunggal untuk mengelola semua data real time secara otomatis. Aktivitas kunci process mining selama migrasi termasuk proses otomatis dokumentasi, pelaksanaan analisis obyektif yang sedang berjalan, dan pemahaman level dan value dari kustomisasi sistem yang terkini.
-
Pasca Migrasi
Manajemen perubahan membantu memastikan sebuah perusahaan mencapai visi dan hasil yang diidentifikasi pada fase pre-migrasi. Sebelum mengimplementasikan process mining, sebuah perusahaan mungkin menangani fase ini dengan mengirimkan survei untuk mengukur adopsi dan kepuasan pengguna dengan migrasi sistem.
Process mining membantu tinjauan real-time dan perbandingan yang sedang berjalan dari pre dan pasca migrasi data, sehingga perusahaan bisa secara obyektif mengevaluasi progres. Aktivitas kunci process mining pasca migrasi termasuk mengukur performa bisnis, memonitor adopsi pengguna dan membangun pondasi untuk peningkatan bisnis secara terus-menerus.
Process mining membantu transparansi dan konteks yang dibutuhkan untuk mengurangi risiko, membuat keputusan investasi yang kuat, dan membantu memastikan migrasi dan transformasi ERP yang sukses dan sistem kompleks dan besar lainnya.
Masih butuh penjelasan lebih lanjut mengenai ERP karena perusahaan Anda ingin migrasi sistem ERP? Yuk, langsung saja klik di sini.