Sejumlah perusahaan di dunia hingga Indonesia saat ini telah banyak yang menerapkan kebijakan remote working dan flexible working hour. Di mana karyawan memiliki keleluasaan dalam menentukan waktu dan lokasi kerja mereka. Dalam perkembangannya, tentu saja perusahaan membutuhkan manajemen kehadiran karyawan yang dapat mendukung sistem absensi dari manapun. Jika biasanya tanda kehadiran atau absensi dilakukan dilakukan secara langsung di tempat kerja, tentunya proses absensi semacam ini tidak berlaku untuk perusahaan yang menerapkan flexible working hour.
Beberapa jenis pekerjaan yang menerapkan flexible working hour adalah sales dan marketing. Pekerjaan mereka menuntut untuk melakukan follow up klien dan melakukan presentasi produk untuk kerja sama dengan klien ataupun partner. Selain itu, dewasa ini beberapa programmer di perusahaan teknologi informasi dan startup menjalankan flexible working hour. Dengan ini, presensi mobile yang dilakukan secara online melalui gawai karyawan bisa dilakukan.
Seberapa Penting Sistem Absensi Penting untuk Perusahaan Anda?
Dalam menerapkan suatu kebijakan tentunya ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, termasuk menggunakan mesin absensi karyawan dalam bisnis Anda. Berikut ini alasan yang harus Anda ketahui kenapa sebuah perusahaan harus menggunakan mesin absen
1. Merekam Kehadiran Karyawan
Sistem absensi membantu perusahaan dalam melakukan rekam hadir karyawan. Absensi karyawan ini nantinya akan menjadi dasar pembuat kebijakan dalam melakukan evaluasi karyawan tersebut, seperti kenaikan jabatan dan gaji.
2. Dasar Penggajian Karyawan
Kehadiran karyawan akan mempengaruhi penggajian serta bonus yang diterima oleh karyawan. Biasanya sejumlah perusahaan akan memberlakukan pemotongan gaji karyawan jika telat atau bonus jika karyawan datang tepat waktu. Dengan presensi online data kehadiran karyawan sudah terekam dan tersaji secara akurat.
3. Dasar Pemberian Cuti Karyawan
Dari aplikasi kehadiran karyawan, HR bisa mengetahui jumlah kehadiran karyawan setiap hari hingga tahunnya. Dari situ HR bisa melihat apakah karyawan sudah mengambil jatah cuti yang sudah diberikan oleh perusahaan atau belum. Jika sudah berapa sisa cutinya. Belum lagi saat ini banyak mesin absen yang sudah terintegrasi dengan pengajuan cuti karyawan. Pelajari tentang software penggajian karyawan.
4. Database Karyawan Lebih Rapi
Dengan adanya sistem absensi mempermudah HR dalam melakukan rekap database karyawan. Database ini akan mendukung mereka dalam menghitung gaji, bonus, cuti, hingga nanti saat karyawan mengundurkan diri.
5. Mencegah Kecurangan
Kecurangan bisa saja terjadi bila tidak ada mesin absen. HR tidak bisa mendeteksi karyawan yang masuk atau tidak masuk. Hal ini kembali lagi tentunya akan berpengaruh saat proses penggajian. Nah, dengan adanya presensi online kecurangan bisa dihindari. Mengingat banyak perusahaan yang sudah mengimplementasikan sistem absen berbasis biometrik.
Aplikasi Mobile Presensi Online
Jenis Absensi yang Bisa Digunakan oleh Instansi Anda
1. Sistem Absensi Sidik Jari (Fingerprint)
Sistem absensi yang lebih digunakan saat ini adalah absensi sidik jari atau yang lebih dikenal dengan fingerprint. Perekaman kehadiran dilakukan dengan menempelkan sidik jari karyawan pada mesin absensi yang tersedia di kantor. Kelebihannya, karyawan tidak bisa memanipulasi kehadiran karena setiap manusia memiliki sidik jari yang berbeda. Selain itu, daya tampung karyawan juga cenderung lebih besar dibandingkan absensi kartu.
Hanya saja, jika terjadi kesalahan saat pencatatan kehadiran, karyawan harus memasukkan nomor karyawan pada mesin absen. Sidik jari karyawan pun harus tidak dalam keadaan kotor ataupun basah agar perekaman dapat dilakukan.
2. Sistem Absensi Kartu
Sistem absensi menggunakan kartu banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Seorang karyawan harus memiliki kartu akses kemudian ditempel ke mesin absensi yang sudah tersedia. Sistem absen ini juga dikenal dengan magnetic card. Sayangnya ada beberapa kekurangan yang dimiliki oleh mesin absensi kartu ini, selain kecurangan dari karyawan dalam menyatakan kehadiran, daya tampung absensi kartu juga cenderung kecil.
3. Sistem Absensi Biometrik
Sistem absensi biometrik merupakan pengembangan dari sistem absensi sidik jari. Selain menggunakan sidik jari, absensi biometrik menggunakan teknologi face recognition atau pengenalan wajah. Saat absen, wajah karyawan akan dicocokkan dengan database foto karyawan yang sudah terdaftar di perusahaan. Keuntungannya sama dengan fingerprint, potensi kecurangan karyawan saat absensi bisa diminimalisir.
4. Sistem Absensi Online
Sistem ini merupakan cikal bakal absensi digital yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menerapkan kebijakan remote working. Karyawan cukup membuka aplikasi absensi, lalu memasukkan username dan kata sandi yang sudah terdaftar. Setelah itu akan ada deteksi wajah serta deteksi lokasi karyawan. Human Resource (HR) akan lebih mudah melakukan rekap absensi karyawan yang sedang bekerja dari rumah atau tempat lainnya di luar kantor. Pelajari bagaimana aplikasi mobile absensi karyawan dapat membantu Anda.
Mengapa Instansi Anda harus Mulai Gunakan Mobile Presensi?
Ada banyak pilihan absensi karyawan yang bisa diterapkan dalam bisnis Anda, namun seiring berjalannya waktu, solusi absensi berbasis online atau mobile presensi menjadi pilihan tepat dengan sejumlah keuntungan yang bisa dirasakan secara langsung oleh karyawan pun manajemen perusahaan:
1. Anti Ribet
Karyawan tidak perlu sampai kantor untuk absen. Dalam radius yang sudah ditentukan oleh perusahaan, karyawan bisa melakukan absen. Hal ini pun sama ketika perusahaan menerapkan kebijakan remote working, karyawan tanpa khawatir bisa melakukan absen meskipun dari rumahnya menggunakan gawai atau smartphone.
2. Data Tersaji Secara Akurat
Absensi online membantu HR dalam menyajikan database akurat. Mulai dari kehadiran, pengajuan cuti.
3. Terintegrasi dengan Sistem Penggajian
Kehadiran karyawan menjadi faktor penting dalam proses penggajian karyawan. Mesin absen online atau mobile presensi bisa diintegrasikan dengan sistem penggajian perusahaan. Sehingga HR tak perlu melakukan rekap penggajian ulang.
4. Memotong Anggaran Operasional
Instansi tak perlu menyediakan mesin absen lagi di kantor. Karena absensi sudah dilakukan secara online melalui smartphone karyawan. Biaya pengadaan mesin absen ini begitu terasa jika perusahaan memiliki banyak cabang di berbagai lokasi maupun kota.
Fitur Apa Saja yang Bisa Anda Dapatkan dari Sistem Presensi Online?
1. Executive Dashboard
Tersedia laporan kehadiran karyawan secara komprehensif yang bisa dijadikan acuan untuk proses penggajian dan penilaian performa karyawan melalui kedisiplinan waktu bekerja.
2. Penggajian
Fitur penggajian akan menampilkan besaran gaji, tunjangan, hingga bonus yang akan diterima oleh karyawan tersebut. Kalkulasi gaji inipun dilakukan secara otomatis karena sistem payroll dan mobile presence yang sudah terintegrasi.
3. Data Karyawan
Data karyawan akan otomatis tersedia di executive dashboard presensi menampilkan data secara akurat, seperti foto karyawan, nomor induk pegawai hingga data pribadi karyawan lainnya.
4. Pantauan Lokasi GPS
Di dalam dashboard baik HR atau manajemen bisa memantau keberadaan karyawannya saat bekerja, fitur pantauan GPS ini berlaku bagi perusahaan yang menjalankan kebijakan remote working untuk memantau keberadaan pegawainya.
5. Kehadiran
Fitur dalam aplikasi kehadiran online yang berfungsi untuk melakukan absensi ketika masuk. Pegawai tinggal melakukan log in menggunakan username dan kata sandri, kemudian melakukan deteksi wajah menggunakan face recognition untuk memverifikasi keaslian identitas karyawan dan menghindari kecurangan.
6. Jatah Cuti
Pegawai bisa memeriksa jatah cuti yang sudah atau belum terpakai. Pengajuan cuti pun bisa dilakukan dalam satu aplikasi saja.
Info Lebih Lengkap Sistem Persensi Online
Mobile Presensi Cocok Digunakan untuk Instansi atau Bisnis Apa Saja?
1. Instansi yang Menerapkan Kerja Shift
Absensi kehadiran pegawai dengan sistem shift menjadi penting, seringkali HR kesusahan dalam merekap pergantian shift pegawai. Dengan mobile presensi, pegawai bisa melakukan pertukaran shift secara mandiri dengan rekan kerjanya. Data pertukaran shift akan direkam secara otomatis pada sistem absensi online. Contoh instansi yang memberlakukan kerja shift adalah rumah sakit, retail, media, bandara.
2. Instansi yang Menerapkan Remote Working
Kehadiran tak menjadi masalah bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan remote working. Pegawai bisa melakukan absensi jarak jauh, perusahaan bisa memantau keberadaan pegawai melalui GPS tracking yang sudah terintegrasi pada sistem mobile presensi. Contoh bisnis yang biasanya menerapkan remote working adalah industri media dan startup.
3. Institusi Pendidikan
Mobile presensi juga cocok untuk institusi pendidikan, apalagi kampus atau sekolah yang menerapkan sistem pembelajaran jarak jauh. Selain video conference, mahasiswa atau siswa diwajibkan untuk mencatat kehadirannya melalui aplikasi presensi online. Tak hanya berlaku untuk mahasiswa atau siswa saja, absensi ini juga bisa diberlakukan untuk pengajar.
Persiapan yang Harus Dilakukan Instansi Sebelum Menggunakan Mobile Presensi
1. Jaringan Internet yang Memadai
Hal pertama yang bisa dilakukan adalah dengan mempersiapkan infrastruktur TIK yang kuat, seperti halnya jaringan internet yang memadai. Lantaran kebanyakan absensi mobile berbasis online dan menggunakan cloud, perlu jaringan internet stabil untuk bisa mengoperasikan mobile presensi dengan baik.
2. Kebijakan Perusahaan yang Mendukung
Sebelum akhirnya memutuskan menggunakan mobile presensi, pastikan kebijakan instansi Anda sudah menyiapkan kebijakan yang mendukung. Misalnya radius jarak untuk bisa melakukan absen. Jika tidak berapa hari pegawai bisa melakukan remote working selama satu bulan, jam masuk dan jam keluar, serta perhitungan gaji hingga bonus pegawai. Kebanyakan sistem mobile presensi yang ada akan menyesuaikan kebijakan mengenai kehadiran karyawan perusahaan masing-masing.
3. Akun Khusus Perusahaan
Siapkan akun khusus mobile presensi untuk perusahaan, username dan kata sandi admin untuk mempermudah akses dan pengamanan data.
4. Sosialisasi Kebijakan Kepada Pegawai
Setelah semuanya selesai disusun, jangan lupa untuk melakukan sosialisasi kebijakan karyawan. Berikan pengarahan mengenai penggunaan mobile presensi dan perhitungan gaji serta bonus yang akan diterima. Jangan lupa lakukan percobaan selama beberapa waktu untuk kemudian menjadi bahan evaluasi kebijakan yang sudah Anda susun sebelumnya.
5. Dana untuk Implementasi
Sebelum mengimplementasikan mobile presensi pada instansi Anda, jangan lupa menyiapkan dana implementasi. Dana yang Anda siapkan biasanya meliputi biaya implementasi awal, biaya kustomisasi sesuai dengan keperluan instansi Anda, serta biaya perbaikan dan perawatan pasca implementasi.
Kesimpulan
Mobile presensi merupakan terobosan baru pada sistem absensi karyawan. Selain bisa menekan pengeluaran operasional, mobile presensi juga mempermudah kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga gaji karena semua data sudah terintegrasi. Tak hanya dari sisi perusahaan, bagi karyawan yang sedang menjalankan remote working dengan mudah bisa mempertanggung jawabkan kehadiran kerjanya tanpa perlu pergi ke kantor untuk absen, namun absen kehadiran bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Jika merasa mobile presensi sudah dibutuhkan dalam instansi Anda, silahkan konsultasikan kebutuhan instansi Anda secara gratis melalui link berikut secara gartis.
