Sebagai Staff HR atau Manager HR wajib mengetahui pentingnya aplikasi absensi online yang sangat membantu dalam pengelolaan karyawan dalam suatu perusahaan.
Human Resource Department (HRD) memiliki peran penting dalam perusahaan memiliki tanggung jawab dalam merekrut, menyaring, mewawancarai, dan menempatkan calon karyawan. Namun tak berhenti sampai di situ, dalam kesehariannya, HRD juga memiliki tugas seputar pengelolaan karyawan.
HRD akan terlibat dalam pelatihan dan pengembangan SDM, mengawasi kepuasan dan produktivitas karyawan saat ini, menjadi penengah konflik, menghitung tunjangan dan gaji hingga memastikan kedisiplinan karyawan dengan memantau waktu kedatangan mereka.
Sebelumnya, ketika kehadiran karyawan dicatat baik secara manual menggunakan pena dan kertas atau di lembar kerja excel pada sistem komputer, tidak mudah untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang datang terlambat.
Padahal tidak akuratnya pencatatan kehadiran itu bisa berdampak negatif pada penghitungan gaji atau bonus. Dalam kasus seperti ini, aplikasi absensi online dapat membantu HRD mengawasi kedisiplinan dan produktivitas karyawan.
Keuntungan Penggunaan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan
Berikut adalah alasan penting mengapa aplikasi absensi online dibutuhkan oleh HRD dan sangat dibutuhkan untuk pengelolaan data dan administratif karyawan dalam perusahaan.
1. Akurasi yang lebih baik
Kehadiran manual rentan terhadap kesalahan dan manipulasi manusia. Tak jarang banyak staff mengeluh bahwa mereka mendapatkan data yang salah dari tim HRD, seperti data kehadiran yang tidak akurat. Ketidaktelitian semacam ini akan berdampak pada penghitungan gaji yang akhirnya berdampak buruk bagi semua orang.
Oleh karena itu, ada baiknya bagi pemilik bisnis mulai menggunakan aplikasi absensi online. Dengan begitu, pekerjaan tim HRD akan lebih terkelola dan mengurangi human error serta data dan informasi yang disajikan akan lebih akurat.
2. Lebih efisien
Mengelola data kehadiran secara manual tentunya sangat menyita waktu. Mungkin tidak menjadi masalah jika perusahaan memiliki tidak lebih dari 20 karyawan, tetapi bagi perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, akan menjadi pekerjaan besar. Bayangkan tim HRD harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris.
Dengan aplikasi absensi online, tim HRD dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Karena sistem aplikasi sudah bekerja pada pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji secara otomatis, maka akan membuat tim HRD bekerja lebih efisien.
3. Mudah untuk memantau jam kerja karyawan
Bekerja dari rumah menyulitkan tim HRD untuk memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan tersebut bekerja atau malah tidur siang. Di sisi lain, hanya memantau karyawan lewat aplikasi messeger seperti WhatsApp mungkin tidak akan optimal.
Berbeda halnya jika memakai aplikasi absensi online, informasi seperti ketidakhadiran, lembur, dan cuti sakit dapat tersedia dalam sekejap sehingga Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan.
4. Tingkatkan manajemen karyawan
Aplikasi absensi secara online juga memudahkan tim HR untuk mengurus cuti karyawan. Sistem aplikasi sudah menampung data sehingga staf HRD tinggal masuk ke aplikasi untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa pada karyawan tertentu.
Dengan cara ini, karyawan juga tidak perlu berkali-kali bertanya kepada staf HRD untuk mengetahui berapa banyak sisa cuti yang mereka miliki. Karyawan dapat langsung mengajukan cuti dan mendapat approval dari supervisor.
Tak cuma membantu mengelola cuti, aplikasi absensi online juga memudahkan pengelolaan semua hal yang berhubungan dengan absensi. Mulai dari penghitungan bonus, lembur, hingga gaji.
5. Memeriksa keberadaan karyawan
Beberapa aplikasi absensi online dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS yang memungkinkan manajer untuk memeriksa posisi karyawan berada saat jam kerja. Pelacakan GPS sangat penting, terlebih selama kebijakan work from home (WFH) karena pandemi Covid-19 masih berlangsung. Dengan mengetahui fakta bahwa diri mereka selalu dipantau, karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka.
Namun tidak semua aplikasi absensi online di luar sana memiliki fitur pelacakan GPS. Salah satu aplikasi absensi online yang sudah berbasis GPS adalah Eoviz Lite.
Dengan memakai aplikasi ini, karyawan tidak bisa memanipulasi lokasi kerja yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Sebab karyawan hanya bisa melakukan absensi, yakni check in dan check out hanya di lokasi yang sudah terdaftar.
Dapat diakses melalui smartphone, karyawan tak hanya dapat dengan mudah melakukan absensi, tapi juga mengajukan cuti, izin hingga lembur lewat aplikasi Eoviz Lite ini.
