Apa Itu Smart Office?
Tahukah anda, banyak instansi maupun perusahaan berusaha meningkatkan produktivitas dan kinerjanya dengan berbagai macam metode. Apalagi jika berbicara mengenai instansi berpelat merah yang menyangkut layanan publik. Dimana kualitas pelayanan kepada masyarakat akan menjadi sorotan utama.
Kualitas layanan publik ini adalah manifestasi bagaimana tata kelola dan metode kerja dari setiap jajaran ASN di bawahnya serta kemudahan birokrasi didalamnya. Komunikasi antar departemen yang bisa berjalan baik, serta bagaimana manajemen pekerjaan dapat berjalan baik adalah kunci dari keberhasilan sebuah instansi dalam menjalankan program kerjanya.
Nah, lalu adakah solusi teknologi informasi yang bisa mendukung kebutuhan-kebutuhan tadi? Jawabannya ada di solusi smart office. Apapun pengertiannya, smart office merupakan sebuah tools untuk memudahkan kinerja pegawai/karyawan di sebuah instansi untuk dapat bekerja dengan optimal dengan bantuan teknologi digital.
Urusan apa saja yang akan dimudahkan dengan adanya Smart Office?
- Kemudahan Urusan Kepegawaian
- Kemudahan Birokrasi
- Komunikasi yang mudah dan aman
Digitalisasi urusan kepegawaian adalah hal pertama yang harus ada dalam lingkup smart office dalam rangka meningkatkan produktivitas instansi. Manajemen kepegawaian yang sistematis akan mempercepat urusan internal pegawai yang berimbas kepada kualitas pegawai itu sendiri.
Konsep smart office sendiri adalah membuat tata kelola dan urusan kepegawaian menjadi lebih mudah. Seperti urusan data dan riwayat pegawai, pengajuan izin cuti dan lembur hingga urusan mutasi yang jika tidak diperhatikan secara serius akan membawa dampak buruk bagi instansi secara keseluruhan.
Birokrasi masih menjadi momok PR besar kebanyakan instansi di Indonesia. Bagaimana alur dan proses pengajuan, hingga persetujuan dokumen terkait pelayanan yang butuh proses yang cukup lama. Dependensi pegawai terhadap atasan, bahkan bisa hingga beberapa layer hingga pimpinan teratas yang menyita banyak waktu. Selain itu pengarsipan dokumen fisik dengan jumlah yang sangat banyak akan menghambat proses birokrasi.
Digitalisasi urusan persuratan mutlak dibutuhkan untuk birokrasi dan pelayanan yang super cepat. Mengelola surat masuk dan keluar, proses dan lacak disposisi, hingga realtime notifikasi ke handheld setiap atasan, staf dan pegawai yang akan menghindari proses disposisi yang tak berujung dan tidak jelas. Karena semua terdata dan tercatat secara digital.
Sekarang sudah banyak platform komunikasi yang ada di pasaran sebut saja Whatsapp, Telegram dan banyak tools messaging lainnya. Bagi instansi pemerintah apalagi terkait dengan data publik maupun rahasia negara, faktor keamanan data menjadi prioritas.
Smart office juga mesti bisa menjamin keamanan data percakapan digital dari pihak-pihak yang tidak berwenang dari penyalahgunaan data maupun percakapan. Dilengkapi dengan fitur dasar messaging. Personal maupun group chat, audio maupun video call hingga manajemen file yang baik dan tentu saja aman.
Kapan Instansi Anda Harus Menggunakan Smart Office?
Ada beberapa indikator yang dapat anda gunakan, kapan anda harus segera menggunakan smart office:
- Saat menghabiskan waktu terlalu banyak dalam menyelesaikan pekerjaan karena keterbatasan alat dan sumber daya yang ada.
- Sering muncul miss komunikasi dalam mengerjakan pekerjaan yang bersifat kelompok.
- Data karyawan yang ada tidak akurat atau ada dualisme data pada sistem.
- Anda merasa terlalu menghabiskan waktu yang lama untuk mencari data yang disimpan.
- Muncul kekhawatiran jika data rahasia instansi Anda bocor jika tidak ada pengamanan yang lebih atau langkah antisipasi lainnya.
Fitur-fitur Smart Office yang Akan Membantu Instansi Anda
- Manajemen Surat Masuk
- Manajemen Surat Keluar
- Fitur Disposisi & Tracking
Fitur disposisi membantu dalam melacak atau mengarahkan surat kepada yang berkepentingan. Fitur disposisi ini idealnya digabungkan dengan manajemen surat masuk dan keluar. - Alur Persuratan
- Notifikasi
- Profil Pegawai
- Riwayat Pegawai
- Mutasi Pegawai
- Pengajuan
- Personal Chat
- Call
- Group Chat
Penerimaan surat menjadi hal yang penting dalam operasional kerja, guna melakukan pemberitahuan resmi terkait pekerjaan dan pembuatan kebijakan. Untuk itu manajemen surat masuk menjadi penting untuk mengetahui siapa pengirim surat dan perihal apa yang disampaikan dalam surat tersebut.
Anda seringkali lupa kepada siapa terakhir mengirimkan surat? Atau nomor surat terakhir yang dikirimkan? Di sini, manajemen surat keluar bisa membantu masalah instansi Anda. Fitur manajemen surat keluar bisa membantu Anda dalam melacak surat yang keluar, serta akan ada database yang dibuat secara otomatis.
Pengiriman dan penerimaan surat akan terpantau dengan jelas. Sehingga Anda bisa memantau jika belum ada tanggapan dari surat yang Anda kirim.
Layaknya sebuah pesan yang masuk, fitur notifikasi memiliki peran yang sama. Notifikasi berguna mengingatkan jika ada pesan atau surat yang masuk.
Profil pegawai berisi informasi detail mengenai data pribadi pegawai, mulai dari nama lengkap, tempat, tanggal, lahir, informasi kontak, data keluarga.
Seperti daftar riwayat hidup, fitur riwayat pegawai juga memiliki fungsi yang sama. Fitur ini berisi data lengkap pegawai. Fitur ini biasanya akan diintegrasikan dengan profil pegawai dan mutasi pegawai.
Mutasi pegawai menjadi pelengkap dari fitur kepegawaian. Fitur ini akan membahas secara detail mengenai mutasi pekerjaan yang pernah dilalui oleh seorang pegawai.
Fitur pengajuan meliputi layanan pengajuan cuti dan izin kerja yang menjadi hak setiap pegawai. Fitur ini bisa mengelola data karyawan yang sedang izin atau cuti.
Sudah tidak disangkal lagi jika komunikasi personal antar pegawai biasa dilakukan. Fitur personal chat yang aman dan mudah tentunya dibutuhkan dalam proses ini.
Selain personal chat, call menjadi fitur yang bisa digabungkan dengan personal chat. Dengan leluasa pegawai bisa membicarakan masalah pekerjaan melalui telepon.
Selain koordinasi yang dilakukan antar dua orang, pegawai juga melakukan koordinasi dengan rekan satu divisi atau grupnya. Fitur group chat tentunya menjadi solusi terbaik. Mereka bisa melakukan koordinasi kelompok tanpa perlu melakukan tatap wajah.
Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Implementasi Smart Office
- Kredibilitas & Track Record Pengembang
- Kemudahan Kustomisasi
- Maintenance & After Sales Support
Sebelum melakukan implementasi, ada baiknya Anda memperhatikan vendor yang akan digunakan. Periksa portofolio di website resmi vendor yang menawarkan implementasi Smart Office. Kalau perlu tanyakan kepada klien-klien yang sudah mereka tangani. Pengalaman dan testimoni klien tidak akan membohongi proses dan hasil nantinya.
Setiap instansi memiliki kebutuhannya masing-masing. Pastikan vendor yang akan melakukan implementasi memberi kemudahan Anda untuk melakukan kustomisasi fitur yang ada pada Smart Office. Sesuaikan fitur dan kebutuhan instansi Anda agar performa kerja pegawai bisa maksimal.
Dukungan vendor dalam implementasi juga penting. Pastikan vendor tidak akan lepas tangan pada implementasi Smart Office. Cari vendor yang memang mendengarkan kebutuhan Anda. Memberikan solusi yang tepat dan tetap melakukan pendampingan setelah implementasi.
Kesimpulan
Konsep Smart Office dapat menyederhanakan kegiatan operasional pegawai di instansi Anda. Memudahkan dalam melakukan kolaborasi antar pegawai dan akan melahirkan kebijakan yang berdampak baik kepada semua unsur masyarakat.
Sudah dijelaskan di atas secara komprehensif apa, bagaimana dan kenapa anda harus beralih menggunakan Smart Office. Performa kinerja maupun pelayanan instansi anda sangat dipengaruhi bagaimana pegawai, manajemen dan sistem internal instansi anda berjalan. Mulai konsultasikan kebutuhan smart office untuk instansi anda dengan klik tautan berikut hubungi kami.